Планирование и создание рабочих графиков с помощью диаграмм Гантта

Диаграмма Гантта — популярный инструмент планирования и создания рабочих графиков простых проектов (см. раздел 2.2). Она позволяет менеджеру составить исходный график рабочих процессов проекта, а затем контролировать ход проекта во времени, сравнивая запланированные и фактические показатели. На рис. 3.2 показана диаграмма Гантта для создания отдела маркетинга. Для подготовки диаграммы вице-президент банка, отвечающий за проект, должен был сначала определить основные действия по проекту. Затем определяются временные параметры каждого действия и последовательность действий. Завершенная диаграмма показывает, какие действия будут предприняты, их плановую продолжительность, и начальные сроки.

3aтем по мере осуществления проекта, менеджер может наблюдать, какие действия опережают график, а какие задерживают проект. Это позволяет менеджеру направить внимание туда, где оно более всего необходимо для ускорения проекта, чтобы закончить его в соответствии с графиком.

Очевидное преимущество диаграммы Гантта — ее простота, этим и объясняется ее популярность. Однако диаграммы Гантта неспособны показать определенные связи между рабочими процессами, которые могут быть жизненно важны для эффективного руководства проектом. Например, если одна из ранних операции в проекте задерживается, для менеджера важно легко определить, на какие последующие операции повлияет эта задержка. И наоборот, некоторые операции можно смело задерживать, не воздействуя при этом на общий график проекта. Диаграмма Гантта не сможет прямо показать всего этого, потому что она в основном пригодна для простых проектов или на начальном этапе планирования сложного проекта. Затем она уступает место сетевым технологиям, которые рассматриваются в последующих разделах данной главы.

		Недели с момента начала работ
Виды деятельности	Начало		2		4		6		8		10		12		14		16		18		20
Определить место нового отделения
Провести серию интервью с кандидатами на работу
Нанять и обучить персонал
Выбрать и заказать мебель для рабочих помещений
Установить телефонную и компьютерную связь
Получить и расставить мебель
Въехать в новое помещение и начать работу
	Начало		2		4		6		8		10		12		14		16		18		20

Рис. 3.14. Диаграмма Гантта для организации отдела маркетинга на предприятии

3.2. СЕТЕВЫЕ ДИАГРАММЫ

Сетевая диаграмма — диаграмма операций проекта, которая с помощью стрелок и узловых точек показывает их последовательность и взаимосвязи.

Одна из наиболее наглядных методов планирования проектных работ является метод сетевых диаграмм, с помощью которого отображаются основные действия по проекту и их последовательные связи.

Вернемся к примеру с организацией отдела маркетинга, в котором использовалась диаграмма Гантта (см. рис. 3.2). Сетевая диаграмма той же самой задачи показана на рис. 3.3. Диаграмма составлена из ряда стрелок и узловых точек.

Стрелками представлены операции проекта. Обратите внимание, насколько яснее видна последовательная связь действий на сетевой диаграмме, чем на диаграмме Гантта. Например, хорошо видно, что заказ мебели и перестройка помещения требуют, чтобы место для размещения офиса было определено. Точно так же, собеседование должно предшествовать обучению. Однако собеседование и обучение могут происходить независимо от действий, связанных с выбором места под офис, его перестройкой и т.д. Следовательно, сетевая диаграмма обычно является более предпочтительным способом визуального отображения работы по проекту.

Рис. 3.15. Простая сетевая диаграмма проекта

Действие на стрелке — система обозначений сетевой диаграммы, в которой действия обозначены стрелками.

Существуют две несколько отличающихся друг от друга системы условных обозначений для построения сетевых диаграмм. В одной системе действия обозначаются стрелками; в другой системе действия обозначаются узловыми точками. Эти системы называются «действие на стрелке» (activity on arrow – АОА) и «действие в узле» (activity on node – AON).

Действия в узле — система обозначения сетевой диаграммы, в которой действия обозначены узловыми точками.

Чтобы избежать путаницы, мы примем за основу систему «действие на стрелке»; сравнение этих двух систем обозначений мы сделаем чуть далее. На данный момент, мы будем использовать стрелки для обозначения действий. Действия потребляют ресурсы и/или время. Узловые точки в системе АОА представляют собой начало и окончание действий, которые называются событиями. События — это точки во времени. В отличие от действия, они не потребляют ни ресурсов, ни времени.

События — начало и окончание действий, представленные в системе обозначения АОА узловыми точками.

Действия можно обозначать (называть) двумя способами. Первый — крайними точками (например, действие 2-4); второй — символом, обозначающим стрелку (например, действие С).

Путь — последовательность действий, которая проходит из начальной узловой точки в конечную.

Сетевая диаграмма описывает последовательность связей между основными действиями в проекте. Например, действие 2-4 не может быть начато, согласно сетевой диаграмме, пока не будет завершено действие 1-2. Путь — это последовательность действий, которая проходит из начального узла к конечному узлу. Так, последовательность 1-2-4-5-6 представляет собой путь. В этой сети есть еще два других пути: 1-2-5-6 и 1-3-5-6.

Продолжительность (время) любого пути можно определить, сложив предполагаемые показатели времени действий на этом пути. Самый длинный путь (т.е. с самым большим показателем времени) представляет особый интерес, потому что от него зависит время завершения проекта. Другими словами, ожидаемая продолжительность проекта равна ожидаемому времени самого длинного пути. Более того, если на самом длинном пути возникнут любые задержки, они будут соответствовать задержкам в завершении всего проекта. И наоборот, попытки сократить сроки завершения проекта должны сфокусироваться на самой длинной последовательности действий.

Критический путь — самый длинный путь в проекте; определяет общую продолжительность проекта.

Из-за своего влияния на общее время завершения проекта, самый длинный путь называется критическим путем, а его действия называются критическими действиями. Пути, которые короче, чем критический путь, могут испытывать некоторые задержки, не воздействуя при этом на общее время завершения проекта, до тех пор пока их время не превышает длину критического пути. Допустимая «пробуксовка» для любого пути называется резервом времени (допустимым простоем). Этот показатель отражает разницу между длиной данного пути и длиной критического пути. Таким образом, критический путь имеет нулевой резерв времени.