3. Планирование проектных работ

Диапазон задач и процессов, которыми может руководить менеджер, очень широк. Некоторые из них связаны с регулярной плановой деятельностью, другие — с нестандартными, необычными производственными операциями. В число последних входят проекты: уникальные, разовые процессы, разработанные для достижения определенных целей за ограниченный период времени.

Проекты — уникальные, разовые производственные операции и процессы, разработанные для достижения определенных (часто узкоспециальных) целей за ограниченный период времени.

Примеры проектов: строительство торгового комплекса, установка новой компьютерной сети, переезд компании на новое место, представление на рынке нового изделия или услуги.

Проекты могут быть связаны со значительными затратами. Некоторые из них охватывают большой период времени (долгосрочные проекты), другие объединяют огромное число различных процессов, которые необходимо тщательно спланировать и соотнести друг с другом. Большинство проектов требуется завершить, не выходя за пределы установленного срока, сметы и стандартов качества. Для этого необходимо четко поставить цели и определить приоритеты. Надо ясно определить содержание операций и их временные параметры. Кроме того, следует спланировать материально-производственные ресурсы и бюджет. Когда проект запущен, его развитие необходимо контролировать, чтобы быть уверенным - все цели и задачи проекта будут выполнены.

Проектный подход позволяет организации сфокусировать внимание и сконцентрировать усилия на выполнении ограниченного (достаточно узкого) комплекса задач и строго ограниченных временных и бюджетных рамках. Такой подход имеет значительные преимущества по сравнению с другими. Однако проект ставит перед менеджером целый ряд проблем, которые во многом отличаются от тех, с которыми можно столкнуться в более стандартных ситуациях. Проблема планирования и координирования проектных операций может представлять огромные трудности — особенно в случае крупных проектов. В крупный проект могут входить сотни и даже тысячи различных процессов и операций; их все необходимо тщательно планировать и контролировать, чтобы проект был завершен в соответствии с графиком и в пределах сметы [9, с. 10].

3.1. Природа проектов

Руководство проектом отличается от управления более традиционными видами производственной деятельности — главным образом, из-за ограниченных временных рамок проекта и уникального набора входящих в него операций.

Проекты проходят ряд стадий — «жизненный цикл» — которые включают планирование проекта, выполнение основных действий и завершение проекта. На протяжении жизненного цикла, проекту могут потребоваться самые разные виды специализации и квалификации рабочих. Проведем аналогию со строительством дома. Вначале необходимо найти место под строительство; затем составляется план строительства. План должен одобрить владелец и, возможно, комитет по городскому строительству или другой государственный орган. Затем выполняется определенная последовательность производственных операций, каждая из которых требует определенной специализации и квалификации рабочих: подготовка строительной площадки, закладка фундамента и строительной арматуры, возведение стен и крыши, возведение внутренних стен и перегородок, проведение электропроводки и водопроводной системы, установка кухонного оборудования и сантехники, внутренние отделочные работы, покраска и плотницкие работы. Подобная последовательность действий существует в крупных строительных проектах, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах, в аэрокосмической промышленности, - и практически в любой другой сфере, где существуют проекты.

В сущности, проекты сводят вместе людей самых разнообразных профессий, с различным уровнем знаний и мастерства, — причем большинство из них работают в проекте лишь в течение определенной части его жизненного цикла. Некоторые сотрудники переходят из проекта в проект, другие временно заимствуются (на полную ставку или по совместительству) с постоянного места работы. Последнее обычно происходит в том случае, когда специализированный проект существует в рамках организации. Некоторые организации могут быть связаны с проектами на постоянной основе. Примеры этому: консалтинговые компании, архитектурные и строительные организации, писатели и издатели. В подобных организациях некоторые сотрудники могут практически постоянно работать в проектах.

Некоторые компании используют «матричную организацию», которая позволяет им интегрировать действия различных специалистов на функциональной основе. Например, определенные сотрудники заняты подготовкой предложений, другие концентрируются исключительно на инженерно-конструкторских работах, третьи занимаются маркетингом и т.д.