2.6 Вычисление итоговых величин

Для определения итоговых величин в ACCESS удобно использовать итоговые запросы. При этом итоговый запрос позволяет рассчитать для определенного поля сумму, среднее, максимальное и минимальное значение, а также другие статистические величины.

Для создания простого итогового запроса необходимо выполнить следующие действия:

1) в окне базы данных выбрать пункт Запрос, а затем щелкнуть кнопку Создать;

2) в диалоговом окне Новый запрос выбрать пункт Простой запрос;

3) выбрать интересующую нас таблицу;

4) выбрать в списке полей таблицы поле, по которому производится группировка и одно или несколько полей, для которых в каждой группе подводятся итоги; с помощью кнопки > перенести эти названия в список Выбранные поля;

5) щелкнуть на кнопке Далее;

6) установить переключатель Итоговый и щелкнуть на кнопке Итоги;

ВНИМАНИЕ! ЕСЛИ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ПРЕДЫДУЩЕГО ШАГА НЕ ПОЯВИЛАСЬ КНОПКА Итоги, ТО ЭТО ОЗНАЧАЕТ, ЧТО НА ЧЕТВЕРТОМ ШАГЕ НЕ БЫЛО ВЫБРАНО НИ ОДНОГО ЧИСЛОВОГО ИЛИ ДЕНЕЖНОГО ПОЛЯ!

7) установить для поля, в котором производятся расчеты флажок в окошечке для любой из возможных операций – сумма (SUM), среднее (AVG), минимум (MIN), максимум (MAX). Следует отметить, что указанные функции применяются только для числовых и денежных данных;

8) щелкнуть на кнопке ОК и затем на кнопке Далее:

9) изменить имя запроса и щелкнуть кнопку Готово.

Пример. Пусть имеется таблица “ПРОФОСМОТР” в которую внесены в том числе такие данные, как фамилия, пол и результаты развернутого анализа крови. Определить среднее значение показателя гемоглобина для указанной группы пациентов.

Для определения среднего показателя гемоглобина следует в бланк запроса перенести только поле ГЕМОГЛОБИН, а затем на шаге 7 установить флажок в окошечке AVG для поля ГЕМОГЛОБИН.

Пример. Для данных предыдущего примера подсчитать отдельно среднее показание гемоглобина для мужчин и женщин. Порядок действий в целом аналогичен рассмотренному выше, но первым полем, переносимым в бланк запроса должно быть поле ПОЛ, задающее способ группировки – по полу.

Пример. Пусть имеется таблица “НОВОРОЖДЕННЫЕ”. Определить средние показатели роста и веса отдельно для мальчиков и девочек. Первым полем, переносимым в отчет, должно быть поле ПОЛ, затем поля РОСТ и ВЕС. Остальные действия аналогичны рассмотренным выше.

Другим, более универсальным способом создания итогового запроса, является применение конструктора запросов.

Для создания запроса в режиме конструктора необходимо выполнить следующие действия:

– в окне базы данных войти в пункт Таблицы и выбрать требуемую таблицу;

– на панели инструментов щелкнуть кнопку Новый объект и выделить пункт Запрос.

– щелкнуть кнопку ОК в диалоговом окне Новый запрос, при этом откроется конструктор запросов;

– на панели инструментов щелкнуть кнопку Σ (групповые операции);

– перетащить поля группировки в бланк запроса, при этом в строке Групповые операции появляется параметр Группировка;

– перетащить поля вычислений в следующие поля бланка запроса и щелкнуть строку Групповые операции в соответствующем поле, при этом в раскрывшемся списке выбрать требуемую функцию; дополнительно можно определить условия отбора;

– щелкнуть кнопку Запуск.

Пример. Пусть имеется таблица “ИНФЕКЦИОННОЕ ОТДЕЛЕНИЕ”, включающая поля ДИАГНОЗ и ПРОВЕДЕНО ДНЕЙ. Определить среднюю продолжительность лечения больных с диагнозом “Вирусный гепатит (А)”.

Бланк запроса имеет вид:

Поле	ДИАГНОЗ	ПРОВЕДЕНО ДНЕЙ
Имя таблицы	ИНФЕКЦИОННОЕ ОТДЕЛЕНИЕ	ИНФЕКЦИОННОЕ ОТДЕЛЕНИЕ
Групповая операция	Группировка	Avg ▼
Сортировка
Вывод на экран	√	√
Условия отбора	“Вирусный гепатит*”
Или

Пример. Пусть имеется таблица “ОТДЕЛ КАДРОВ”, содержащая в том числе поля СТАЖ РАБОТЫ и ОКЛАД. Необходимо определить средний оклад сотрудников, стаж которых превышает 10 лет. Данная задача решается в два этапа. На первом этапе в режиме конструктора запросов создается запрос, условием отбора в котором является условие >10 в поле СТАЖ. После выполнения запроса необходимо сохранить его в виде таблицы. Затем, как показано выше, в режиме конструктора отобразить полученную таблицу и в качестве операции группировки выбрать AVG. Таким образом, выполнение этой операции включает следующие шаги:

– открыть таблицу ОТДЕЛ КАДРОВ;

– щелкнуть кнопку Новый объект и выбрать пункт Запрос;

– выбрать режим Конструктор;

– перенести в бланк запроса поля СТАЖ и ОКЛАД;

– в поле СТАЖ в строке Условие отбора указать >10;

– щелкнув кнопку ! , выполнить запрос;

– вновь щелкнуть кнопку Новый объект, выбрать пункт Запрос и на приглашение сохранить результаты запроса ответить Да;

– ввести имя запроса и щелкнуть кнопку ОК;

– затем в режиме Конструктора перенести в бланк запроса поле ОКЛАД из только что созданного запроса, щелкнуть кнопку Σ и в поле ОКЛАД, щелкнув строку Группировка, выбрать операцию AVG;

– запустить запрос на выполнение, щелкнув кнопку ! ;

– при необходимости сохранить запрос, определив его имя.

Пример (использование в запросе данных, определяемых пользователем). Пусть имеется таблица ЖУРНАЛ ОПЕРАЦИЙ, включающая в том числе поля ДАТА ОПЕРАЦИИ, ВИД ОПЕРАЦИИ, ФАМИЛИЯ ХИРУРГА. Требуется сделать выборку операций для конкретного хирурга.

Для этого в режиме Конструктора запросов щелкнуть кнопку Σ , в поле ФАМИЛИЯ ХИРУРГА снять флажок в строке Вывод на экран и в строке Условие отбора ввести текст, имеющий вид [введите фамилию хирурга]. Здесь символы [ ] означают текст сообщения, выводимого при запуске запроса. После запуска запроса появляется сообщение введите фамилию хирурга, в ответ на которое в окне следует ввести конкретную фамилию и щелкнуть кнопку ОК. После этого появляется список операций для указанного хирурга.

В случае, когда можно не создавать новый запрос, а видоизменить старый, достаточно открыть уже созданный запрос и в режиме конструктора внести в него изменения. Затем измененный запрос следует сохранить под другим именем.

Другим, достаточно мощным средством подведения итогов является перекрестный запрос. Перекрестный запрос позволяет сгруппировать данные по сочетаниям нескольких категорий.

Пример. Пусть имеется таблица АНАЛИЗ КРОВИ, в которой содержатся в том числе поля НОМЕР АНАЛИЗА, ВРАЧ (фамилия врача, выдавшего направление на анализ) и ДАТА НАПРАВЛЕНИЯ (дата направления на анализ).

НОМЕР АНАЛИЗА	ВРАЧ	ДАТА НАПРАВЛЕНИЯ	……………….
4567	Троянов Д.А.	25.07.02	……………….
4745	Демиденко Л.Р.	26.07.02	……………….
4580	Троянов Д.А.	25.07.02	……………….
4750	Демиденко Л.Р.	25.07.02	……………….
4380	Кузнецова В.Г.	25.07.02	……………….
4677	Зиновьева К.О.	27.07.02	……………….

Требуется определить, сколько направлений на анализ выдано каждым из врачей в каждый из дней. В качестве заголовков столбцов укажите даты, а в качестве заголовков строк – фамилии врачей (допустимо наоборот).

Для составления перекрестного запроса следует в меню Запросы выбрать пункт Перекрестный запрос и щелкнуть кнопку ОК. В верхней части появившегося диалогового окна выбрать таблицу АНАЛИЗ КРОВИ и щелкнуть кнопку Далее.

Затем следует выбрать поля, являющиеся заголовками строк (не более трех). В нашем примере выбираем только одно поле – ВРАЧ и щелкаем кнопку Далее. Затем выбираем поля, используемые в качестве заголовков столбцов (также не более трех). В нашем примере также выбираем одно поле – ДАТА НАПРАВЛЕНИЯ и щелкаем кнопку Далее.

Далее в текстовом окне Поля выбрать поле, по которому требуется подвести итоги, а в диалоговом окне Функции выбрать требуемую функцию. В нашем примере достаточно просто подсчитать количество анализов, поэтому выбираем поле НОМЕР АНАЛИЗА и функцию СOUNT (подсчет). В окошечке Вычислить итоговое значение для каждой строки? установить флажок √. Затем щелкнуть кнопку Далее, ввести имя запроса и щелкнуть кнопку Готово. В результате получим итоговую таблицу вида:

ВРАЧ	ИТОГОВОЕ ЗНАЧЕНИЕ	25.07.02	26.07.02	27.07.02
Демиденко Л.Р.	2	1	1
Зиновьева К.О.	1			1
Кузнецова В.Г.	1	1
Троянов Д.А.	2	2

Следует отметить, что иногда более удобно сформировать отчет средствами не ACCESS, а EXСEL. Например, приведенную выше итоговую таблицу удобнее получить, используя Мастер суммирования в системе EXСEL (см. главу 1).