2.2 Сортировка записей в microsoft access

Записи в базе можно отсортировать по одному или нескольким полям. Для сортировки по одному полю достаточно выделить имя поля и щелкнуть пиктограмму 3, рис. 2.5 для сортировки по возрастанию или пиктограмму 4, рис. 2.5 для сортировки по убыванию. Для сортировки по нескольким полям необходимо сделать их смежными, т. е. переместить в случае необходимости. Для перемещения поля следует его выделить и удерживать нажатой левую клавишу мыши, пока указатель не изменит вид, после чего, не отпуская мышь, переместить поле. При этом толстая вертикальная черта укажет на новое положение столбца.

ВНИМАНИЕ! ТАКОЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ЯВЛЯЕТСЯ ВРЕМЕННЫМ И НЕ ПРИВОДИТ К ИЗМЕНЕНИЮ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ!

Для сортировки по смежным полям следует выделить их заголовки и щелкнуть пиктограмму 3 или 4. При этом для всех выделенных полей возможен только один вид сортировки – по возрастанию или убыванию.

2.3 Сокрытие столбцов

В некоторых случаях удобно не удалять поля, а временно сделать их невидимыми. Для этого необходимо открыть таблицу с помощью пункта меню Таблицы, выделить имя поля, которое необходимо скрыть, войти в пункт меню Формат / Скрыть столбцы.

Если же необходимо снова сделать столбцы видимыми, то перейти в пункт меню Формат / Отобразить столбцы. При этом в раскрывшемся списке полей видимые столбцы отмечены символом √ . Чтобы сделать столбец видимым, следует напротив него указать символ √ . Далее щелкнуть кнопку Закрыть.

2.4 Команды найти и заменить

Команду Найти обычно используют для поиска определенной записи, например, чтобы узнать специальность врача с указанной фамилией (т. е. терапевт, хирург, окулист и т. д.). Для выполнения команды Найти следует выполнить следующие действия:

– перейти в режим таблицы или формы;

– если известно, в каком поле содержатся данные, то следует щелкнуть это поле. В приведенном примере это поле “Специальность”.

– перейти в пункт меню Правка / Найти или щелкнуть пиктограмму 3, рис. 2.5 (с изображением бинокля). В раскрывшемся при этом окне Поиск следует установить параметры:

1. В окошечке Образец ввести текст, определяющий запись. Так, для того, чтобы узнать специальность врача Петрова, следует ввести

Петров

2. В окошечке Просмотр, как правило, устанавливается значение Все (но возможно ниже или выше текущей записи).

3. В окошечке Совпадение возможны следующие варианты значений: Поле целиком, С начала поля и С любой частью поля. Так, для указанного выше примера следует для поля “Фамилия” установить значение Поле целиком; для нахождения всех пациентов поликлиники, живущих на улице Гагарина следует установить для поля “Адрес” значение С начала поля, а чтобы найти пациента, переболевшего в том числе корью, в поле “Анамнез” следует установить значение С любой частью поля.

4. В окошечке С учетом регистра может находиться флажок √, ограничивающий совпадение с учетом регистра ( чаще всего этот знак отменяют).

5. В окошечке Только в текущем поле может стоять знак √, ограничивающий область поиска только текущим полем; в случае его отсутствия поиск происходит во всех полях. Как правило, ограничиваются текущим полем.

После установления всех параметров следует щелкнуть кнопку Найти. После того, как будет найдена первая запись, совпадающая с образцом, элемент записи будет выделен.

Чтобы найти следующие вхождения образца, следует щелкнуть кнопку Найти далее. После обнаружения последней такой записи выдается сообщение “Поиск записей завершен. Образец не найден”, при появлении которого следует щелкнуть кнопку ОК. После окончания поиска следует щелкнуть кнопку Закрыть.

Следует отметить, что для поиска, например, всех врачей-терапевтов, поиск в поле “Специальность” образца Терапевт с помощью команды Найти неэффективен. В этом случае применяются фильтры или запросы (см. ниже).

Для нахождения записей, точное значение поля в которых неизвестно, то в образце можно использовать символ подстановки:

* – соответствует любой группе символов, например в поле “Фамилия” по образцу К* будут найдены Калинин, Корнилов, Краснов, Куприянов и т. д.

[ ] – соответствует любому одному символу из группы, заключенной в скобки, например, в поле “Адрес” по образцу [АГЛ] будут найдены улицы Айвазовского, Гагарина, Лермонтова, Лесная и т. д.

Команда Заменить позволяет заменить один образец текста на другой. Диалоговое окно команды Заменить в целом аналогично окну команды Найти. В окошечке Образец следует указать заменяемый текст, в окошечке Заменить на – заменяющий текст. С помощью кнопок Найти далее и Заменить ( при необходимости неоднократно повторяя), можно заменить один текст на другой. При этом в окошечках Поле целиком и Только в текущем поле может быть установлен знак √.

Обычно команду Заменить применяют в тех случаях, если некоторый текст во всех записях следует заменить на другой. В этом случае после установления образцов текстов следует щелкнуть кнопку Заменить все. Например, после переименования предприятия “Саранский телевизионный завод” в “ОАО ЛАЙМЕ” следует соответственно изменить значение поля “Место работы”. Для этого выделяем поле “Место работы” и задаем команду Заменить. В окошечке Образец вводим

Саранский телевизионный завод

В окошечке Заменить на вводим

ОАО ЛАЙМЕ

Ставим знаки √ в окошечках Поле целиком и Только в текущем поле и щелкаем кнопку Заменить все.

После проведения всех необходимых замен щелкнуть кнопку Закрыть.