Основные операции в Microsoft Access
Часть 2. Создание подстановок и связей
Данный документ предназначен для использования в самостоятельной работе студентов с приложением Microsoft Office Access при выполнении своего проекта. Рисунки и управляющие последовательности относятся к Microsoft Office Access 2003.
Содержание
1. Создание подстановок 1
1.1. Подстановка для внешнего ключа 1
1.2. Подстановка ранее введенных значений 6
2. Создание связей 8
2.1. Определение связи «один ко многим» 8
2.2. Параметры связи 10
2.2.1. Обеспечение целостности данных 10
2.2.2. Параметры объединения 11
2.3. Определение связи «один к одному» 12
3. Редактирование записей таблицы 13
4. Редактирование схемы базы данных 16
4.1. Редактирование полей таблицы 16
4.2. Редактирование связей 17
1. Создание подстановок
При заполнении таблиц встает ряд проблем, затрудняющих выбор значений полей. Рассмотрим некоторые способы решения этих проблем.
1.1. Подстановка для внешнего ключа
Одной из проблем заполнения полей является трудность определения нужного значения внешнего ключа, поскольку надо вставить числовое значение ключа, по которому трудно определить, чему именно оно соответствует.
Например, пусть имеется две таблицы (рис.1), между которыми с помощью внешнего ключа «Операции.[Код клиента]» реализуется связь «один ко многим». При заполнении поля «Операции.[Код клиента]» необходимо выбирать клиента, который произвел операцию, по коду из поля «Клиенты.[Код клиента]». Если клиентов много, то выбор нужного значения становится трудным.
Рисунок 1. Таблицы, связанные по ключам «Операции.[Код клиента]» и «Клиенты.[Код клиента]»
Для решения этой проблемы используется подстановка. Идея состоит в том, чтобы предложить для выбора не код, а, например, имя клиента. Способ подстановки задается на вкладке «Подстановка» (рис.2).
Рисунок 2. Исходное состояние вкладки «Подстановка» - подстановка не задана
Разберем один из достаточно универсальных способов задания подстановки.
В режиме конструктора выберите поле внешнего ключа (рис.2).
Выберите «Тип элемента управления» - «Поле со списком» (рис.3). Это значит, что Вы собираетесь брать список для подстановки из какой-то таблицы. В нашем случае из таблицы «Клиенты».
Рисунок 3. Исходное состояние подстановки «Поле со списком»
Сформируйте свойство «Источник строк». Для этого нажмите кнопку вызова построителя запросов
.
Появится диалог «Добавление таблицы»
(рис.4). Здесь надо выбрать таблицу, из
которой будет составляться список
подстановки. В нашем случае это таблица
«Клиенты». Выберите ее и нажмите
последовательно кнопки «Добавить» и
«Закрыть». Появится окно «Построитель
запросов» (рис.5).
Рисунок 4. Диалог «Добавление таблицы»
Рисунок 5. Окно «Построитель запросов» в начальном состоянии – запрос еще не задан
В окне построителя запросов мы собираемся создать запрос, в результате которого из таблицы «Клиенты» будут выбраны два интересующих нас поля – «ФИО» и «Код клиента». По полю «ФИО» мы собираемся выбирать клиента, а поле «Код клиента» будет подставляться как внешний ключ. Для включения этих полей в запрос достаточно в таблице, которая находится в верхней части построителя запросов (рис.5) ,дважды щелкнуть по полю «ФИО», а затем по полю «Код клиента». Результат показан на рис.6.
Рисунок 6. Окно «Построитель запросов» – запрос задан
Можно убедиться в том, что запрос срабатывает так, как ожидалось. Для этого, не закрывая окно построителя запросов, переключите его из режима «Конструктор» в «Режим таблицы» (см. рис.7). Будет показан результат выполнения запроса (рис.8).
Рисунок 7. Изменение режима для построителя запросов
Рисунок 8. Результат выполнения запроса
Закройте окно построителя запросов. Если появляется диалог сохранения запроса, нажмите «Да». Запрос сохранится в свойстве «Источник строк» (рис.9). Текст запроса SELECT Клиенты.ФИО, Клиенты.[Код клиента] FROM Клиенты; читается как «Выбрать все значения полей ФИО и [Код клиента] из таблицы Клиенты». Имя поля «Код клиента» заключено в квадратные скобки, т.к. содержит пробел.
Рисунок 9. Окно «Таблица» после задания подстановки.
Остается из двух столбцов выбрать тот, который будет подставляться. Это столбец «Код клиента», второй по счету (рис. 6, 8). Для этого поставьте цифру 2 в свойстве «Присоединенный столбец» (рис.9).
Работа по созданию подстановки закончена. Остается посмотреть, как используется подстановка, созданная для поля Операции.[Код клиента]. Для этого перейдите в режим таблицы (рис.10) и убедитесь, что подстановка в поле «Код клиента» работает (сравните рис. 1 и рис. 11). Обратите внимание на выпадающий список в поле «Код клиента».
Рисунок 10. Изменение режима для окна таблицы
Рисунок 11. Окно таблицы «Операции» с подстановкой в поле «Код клиента»