4. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Приказом директора по предприятию утверждается список лиц, имеющих право получать деньги под отчет.

Предприятие выдает наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определенные руководством предприятия и, в отдельных случаях, согласованные с учреждениями банка.

Остатки подотчетных сумм должны быть возвращены в кассу не позднее 3-х дней по истечении срока.

Деньги выдаются под отчет при условии полного расчета по ранее выданным суммам.

К учету принимаются расходы подотчетных лиц, подтвержденные оправдательными документами.

Подотчетное лицо отчитывается перед бухгалтерией авансовым отчетом, к которому прилагаются все оправдательные документы (кассовые чеки и копии товарных чеков, проездные документы, счета гостиниц, общежитий, квитанции в подтверждение почтово-телеграфных расходов и квитанции по предварительному заказу билетов).

Авансовый отчет подписывается подотчетным лицом.

Порядок расчетов должен устанавливаться на предприятии в полном соответствии с действующим законодательством:

• Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж (приказ Министерства финансов Украины от 13.03.98 № 59);

• Постановлением Кабинета министров Украины «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж» от 23.04.99 № 663 с изменениями и дополнениями.

Срок командировки, размер суточных утверждаются руководителем. Предприятиям разрешено самостоятельно решать вопрос об оплате комфортных условий в пути и при проживании по месту командировки.

Командированному лицу возмещаются:

• суточные на основании отметок в командировочном удостоверении (18 грн./день);

• проезд к месту командировки и обратно;

• проживание на основании счетов;

• оплата за пользование постельными принадлежностями в пути (по квитанциям);

• почтово-телеграфные расходы (по квитанциям);

• дополнительные услуги в гостиницах;

• возмещение приобретенных ТМЦ (техническая литература, канцтовары, МБП) при условии их оприходования предприятием.

Бухгалтер обязан проверить законность командировки, обоснованность произведенных расходов и соответствие их утвержденным нормам. Первичным документом является авансовый отчет, который утверждается руководителем и главным бухгалтером предприятия в сумме, принятой бухгалтером к учету. На лицевой стороне авансового отчета проставляется проводка, указывается сумма, выданная под отчет.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому авансовому отчету. Его систематизация осуществляется в ведомости учета расчетов с подотчетными лицами. В этой ведомости отмечается сумма, выданная под отчет, учтенная как расходы предприятия по утвержденному авансовому отчету, а также сальдо расчетов.

Итоги этой ведомости являются показателями синтетического учета.

В плане счетов для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 372 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого отражается дебиторская задолженность подотчетного лица, а по кредиту ее списание.

В журнале-ордере № 3 делаются следующие бухгалтерские проводки:

1. Выданы под отчет наличные деньги по расходному кассовому ордеру:

Дт 372 Кт 301

2. Согласно авансовому отчету утверждены расходы подотчетного лица:

- в связи с командировкой:

Дт 91, 92, 93, 94, 99 Кт 372

- в связи с приобретением МБП, технической литературы, канцтоваров:

Дт 20, 22, 11 или счет расходов Кт 372

- выделены суммы НДС по приобретенным ценностям и оплаченным расходам по жилью и проезду:

Дт 641 Кт 372 на сумму НДС

3. По приходному кассовому ордеру принят остаток подотчетных сумм:

Дт 301 Кт 372

4. По расходному кассовому ордеру возмещен перерасход подотчетных сумм:

Дт 372 Кт 301

5. Удержана из зарплаты подотчетного лица невозвращенная сумма:

Дт 661 Кт 372

Если возник перерасход подотчетных сумм, то по счету 372 может возникнуть кредитовое сальдо.