2.1. Создание таблицы

Для создания новой базы после запуска Microsoft Access нужно выбрать пункт:

Создание базы данных / Новая база данных / ОК

и указать имя файла новой базы данных. Access автоматически добавит к имени расширение .mdb. Файл с расширением mdb Access использует для хранения всех объектов базы данных, включая таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

В режиме создания новой таблицы окно базы данных должно быть активным. Последовательность действий:

Таблица / Создать / Конструктор / ОК

переведет пользователя в режим конструктора новой таблицы. Создание новой таблицы начинается с определения полей, что включает в себя определение имен полей, выбор типа данных, которые будут храниться в этих полях, и задание для каждого поля определенных свойств, зависящих от выбранного типа данных.

Определение полей

В режиме конструктора в столбце Поле указывается имя поля. Несмотря на то, что в Microsoft Access при задании имен можно использовать символ "пробел", лучше все-таки использовать имена полей без пробелов. Большинство баз данных SQL, к которым Microsoft Access может присоединять свои таблицы, не поддерживают использование пробелов при задании имен полей.

В следующем столбце конструктора структуры таблицы нужно указать тип данных.

Типы данных.

Access поддерживает восемь типов данных:

Тип данных	Описание
Текстовый (Значение по умолчанию)	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)
Числовой	Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов
Дата/время	Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно
Денежный	Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части
Поле MEMO	Для хранения комментариев; до 65535 символов
Счетчик	Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя
Логический	Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет)
Поле объекта OLE	Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access
Гиперссылка	Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выполните команду Вставка, Гиперссылка
Мастер подстановок	Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля

Свойства полей.

Размер поля - это свойство задает максимальный размер данных, для хранения которых предназначено данное поле. Формат поля используется для задания формата представления данных при выводе на экран или печать.

Число десятичных знаков применяется для задания фиксированного числа десятичных знаков от 0 до 15.

Маска ввода используется для облегчения ввода форматированных данных.

Подпись поля используется для определения более описательного имени поля (например, без пробелов), которое Access будет выводить в элементах управления - подпись форм и в заголовках отчетов.

Значение по умолчанию используется для определения значения, которое появится в поле, если пользователь не ввел значение для этого поля.

Условие на значение определяет условия корректности вводимых данных. Установка данного свойства поля защитить данные от ввода недопустимых или некорректных значений. Сообщение об ошибке используется для определения текста, который Access будет выводить на экран, если вводимые значения не удовлетворяют условиям на значение.

Обязательное поле - это свойство в значении "Да" не позволит пользователю оставить поле пустым, без значения. Пустые строки - для текстовых и Мемо-полей можно разрешить ввод пустых строк.

Индексированное поле - можно задать построение индекса для ускоренного доступа к данным.

Задание условия на значение для полей.

Условие на значение задается выражением, которое состоит из операторов сравнения и операндов. Несколько условий могут быть связаны логическими связками OR (ИЛИ) и AND(И).

В качестве операторов используются следующие:

< меньше, чем;

<= меньше или равно;

> больше, чем;

>= больше или равно;

= равно;

<> не равно;

Оператор IN обеспечивает проверку на равенство любому значению из списка, заключенного в круглые скобки.

Оператор BETWEEN проверяет, что значение поля находится внутри заданного диапазона. Верхняя и нижняя границы диапазона разделяются логическим оператором AND.

Оператор LIKE проверяет соответствие текстового или emo поля заданному шаблону символов. В качестве символов шаблона используются:

? - для замены одного произвольного символа;

* - для замены любой последовательности символов;

# - для замены одной любой цифры.

Можно задать, чтобы определенная позиция текстового или Memo поля содержала только символы, указанные в списке допустимых символов, заключенном в квадратные скобки. Можно включить в список диапазон символов, указав первый символ, знак дефиса и последний символ. Если нужно указать, что определенная позиция может содержать любой не входящий в список символ, следует начать список с восклицательного знака.

Microsoft Access позволяет задать условия не только на значение поля, но также и на значения для таблицы. Эти условия Microsoft Access будет использовать для проверки каждой записываемой в таблицу строки.

Условия на значения для поля проверяются при вводе в это поле нового значения, а условия на значения для таблицы проверяются при сохранении или добавлении записи. Для задания условия на значения для таблицы необходимо выполнить команду Вид/Свойства таблицы. В окне Свойства таблицы можно указать Описание объекта, Условия на значение и Сообщение об ошибке. В выражении Условие на значение можно использовать имена полей, заключая их в квадратные скобки.

Задание маски ввода.

Чтобы облегчить ввод форматированных данных, Access позволяет задать маску ввода. Определить маску ввода можно при помощи следующих символов:

9 - в данной позиции может быть введена цифра или пробел,

# - в данной позиции может быть введена цифра, пробел, минус или плюс,

0 - в данной позиции может быть введена цифра,

L - в данной позиции может быть введена произвольная буква,

# - в данной позиции может быть введена цифра или буква,

. - определяется место для десятичной точки,

, - определяется место для разделителя тысяч.

Создание первичного ключа

Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь первичный ключ. Для создания первичного ключа в Microsof Access следует выполнить следующие действия:

1. В режиме конструктора в окне таблицы отметить поля, входящие в первичный ключ, щелкнув по области маркировки, расположенной слева от имени поля. Если нужно включить несколько полей в первичный ключ, следует нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, щелкнуть по области маркировки необходимых полей.

2. Выполнить команду Правка/Определить ключ. В подтверждение того, что ключ задан, Access выведет в области маркировки слева от указанного поля символ ключа.

Чтобы устранить определение поля как первичного ключа, не удаляя само поле, необходимо открыть окно Индексы выполнив команду Вид/Индексы, щелкнуть по области маркировки определения первичного ключа и нажать клавишу Del, чтобы удалить индекс.