12.2.Система бюджетов на предприятии
Система бюджетов должна охватывать всю базу финансовых расчетов предприятия. Она включает основные бюджеты: операционные бюджеты; вспомогательные; дополнительные (специальные) бюджеты.
Основной бюджет (или главный или сводный или мастер – бюджет) состоит из 3-х обязательных финансовых документов:
бюджет доходов и расходов или прогнозный отчет о финансовых результатах;
бюджет движения денежных средств (план отчета о движении денежных средств);
расчетный баланс или прогноз балансового отчета (или бюджет по балансовому листу).
Процес бюджетирования условно можно разделить на :
подготовку операционного бюджета;
подготовку финансового бюджета.
Операционный бюджет состоит из:
бюджета продаж;
бюджета производства;
бюджета производственных запасов;
бюджета прямых затрат на материалы;
бюджета производственных накладных расходов;
бюджета прямых затрат на оплату труда;
бюджета коммерческих расходов (расходов на сбыт);
бюджета управленческих расходов;
отчета о финансовых результатах.
Финансовый бюджет состоит из инвестиционного бюджета, кассового бюджета, балансового отчета.
12.3. Особенности формирования бюджета продаж, производства, производственных запасов.
Бюджет продаж, рассматривается первым, так как именно величина продаж чаще всего является ограничивающим фактором. Учитывая возможности сбыта, исчисляется необходимый уровень технологических мощностей предприятия, для обеспечения которого рассчитывается потребность в капитале для финансирования основных средств и нематериальных активов.
Бюджет продаж должен отражать годовой (месячный или квартальный) объем продаж в натуральных и стоимостных показателях.
На прогноз объем продаж могут влиять такие факторы:
объем продаж предшествующих периодов;
производственной мощности;
зависимость продаж от уровня занятости, цен, уровня личных доходов и т.д.;
относительная прибыльность продукции;
изучение рынка, рекламная компания;
ценовая политика, качество продукции;
конкуренция;
сезонные колебания;
долгосрочные тенденции продаж для различных товаров.
Бюджет продаж составляется с учетом уровня спроса на продукцию, географии сбыта, категории покупателей, сезонных факторов.
При расчете можно учитывать статистические показатели, которые характеризуют общеэкономическую ситуацию в регионе, тенденции в социальных и культурных сферах жизни населения.
Поскольку плановые показатели в значительной мере зависят от внешних факторов (конъюнктура, структурные изменения в экономике и т.д.), в идеале необходимо планировать несколько альтернатив (например, на оптимистических и пессимистических ожиданиях, например, уровня загруженности можностей).
Важным элементом планирования бюджета продаж, а следовательно и финансовых результатов является расчет точки безубыточнсти, суть которого в определении минимального объема реализации, при котором предприятие может обеспечить себе безубыточную операционную деятельность в краткосрочном периоде.
Общий объем продаж может быть посчитан двумя способами:
по контрактам (заказам, поставкам, партиям товаров) или по продуктам (по видам изделий и услуг).
При большой номенклатуре товаров, услуг необходимо их группировать. После либо составить бюджет по группам продуктов и средним ценам для каждой группы, либо по тем видам изделий и услуг, совокупная доля которых в общем объеме продаж достаточно велика (не менее 50%). Для остальных видов разбивка необязательна.
Общий оборот определяется путем умножения количества предполагаемой к продаже продукции в натуральном выражении на отпускные цены (отдельно по каждому выду или по группе).
Наряду с бюджетом продаж должен быть представлен график поступлений денежных средств от проданной (отгруженной) продукции, для чего необходимо учитывать коэфициенты инкассации, которые показывают, какая часть отгруженной продукции будет оплачена в первый месяц (месяц отгрузки), во второй и т.д., с учетом безнадежных долгов.
График поступлений необходим для более точного составления бюджета движения денежных средств Здесь стоит определять не только сроки и размеры поступлений, но и структуру денежных средств или их аналогов (взаимозачеты, векселя и т.д.), для чего в формат графика следует вводить дополнительные строки.
Бюджет производства и производственных запасов. Назначение бюджета производства – определить производственную программу (для производственных структур) или план закупок товаров для последующей перепродажи (для торговых предприятий) на будущий период. При этом важно узнать не стоимость производимой продукции, а издержки ее производства.
Для определения объема производства необходимо знать общий объем продаж и его распределение внутри бюджетного периода, товарные остатки на начало бюджетного периода и установить такие целевые нормативы, как товарные остатки и запас готовой продукции на начало и конец каждого бюджетного подпериода (месяца) и всего периода (года).
Бюджет производства и запасов ГП может составляться только в натуральных единицах измерения. А затем на его основе определяются соответствующие затраты в стоимостных показателях.
Бюджет производства составляется исходя из бюджета продаж; он учитывает производственные мощности, увеличение или уменьшение запасов (бюджет производственных запасов), а также величину внешних закупок.
Неоходимый объем выпуска продукции определяется как предполагаемый запас готовой продукции на конец периода плюс объем продаж за данный период и минус запас готовой продукции на начало периода.
Для торговых структур вместо бюджета производства и запасов может быть составлен один бюджет закупок.
Бюджет производственных запасов содержит информацию, необходимую для подготовки двух заключительных финансовых документов основного бюджета:
прогноза отчета о финансовых результатах – в части подготовки данных о производственной себестоимости реализованной продукции
прогноза балансового отчета – в части подготовки данных о состоянии сырья, материалов и запасов готовой продукции (ГП) на конец планируемого периода.
Зная объемы производства, а также нормативы затрат сырья, материалов, труда и т.п. можно рассчитать производственную себестоимость, включая прямые затраты труда и материалов, а также часть общепроизводственных расходов (П(С)БУ № 16).
Нормативы затрат определяются по каждому виду изделия и затем суммируются. Для расчета производственной себестоимости продукции компания должна составить бюджет прямых затрат труда, бюджет материалов и бюджет общепроизводственных накладных расходов.
12.4. Особенности формирования бюджетов прямых затрат на материалы и на оплату труда.
Назначение бюджета прямых затрат на материалы – определить затраты сырья, материалов, комплектующих, полуфабрикатов и др., необходимых для производства готовой продукции, чья стоимость целиком относится на объем продаж и изменяется прямо пропорционально объему продаж (производства).
Бюджет прямых затрат на материалы показывает, сколько сырья и материалов требуется для производства и сколько сырья и материалов должно быть закуплено. Составляется на основе производственного бюджета и бюджета продаж. Объем закупок зависит от ожидаемого объема их использования, а также от предполагаемого уровня запасов.
Объем закупок = объем использования + запасы на конец периода – запасы на начало периода.
Целевые остатки (запасы) сырья и материалов на конец периода могут быть рассчитаны в натуральных единицах, а затем путем умножения на среднюю цену закупки материалов определена стоимость конечных остатков.
Наряду с планом – графиком закупок материалов в бюджете прямых затрат должен быть представлен график оплаты поставок (график погашения кредиторской задолженности), где стоимость поставок предстоит превратить в исходящий поток денежных средств.
Бюджет прямых затрат труда (на оплату труда). Назначение – определить прямые (переменные) издержки на заработную плату в соответствии с составленным ранее бюджетом производства. Обычно здесь учитываются только прямые издержки на оплату труда, т.е. основного производственного персонала или рабочих.
Классификация затрат здесь должна базироваться на разделении затрат на прямые (переменные) и накладные (условно – постоянные). Если какая – то категория персонала (рабочие –станочники или инженеры, ремонтники или нач.участка) работают посменно и их зарплата скорее всего прямо пропорционально связана с объемом продаж (при работе в одну смену продукции выпускается в два раза меньше, чем в две), то зарплата таких работников попадает в бюджет прямых затрат труда. Если же какие – то категории работников обслуживают все смены и их зарплата непосредственно не зависит от объема производства, такие расходы относятся к условно – постоянным и учитываются в бюджете общепроизводственных расходов.
Составление этого бюджета необходимо прежде всего производственным структурам. На большинстве предприятий торговли и сферы услуг зарплата не является частью прямых (переменных) затрат.
Для определения прямых затрат на оплату труда необходимо рассчитать затраты времени (в часах, или чел/час), идущие на изготовление единицы объема выпуска продукции и стоимоть одного чел/часа рабочего времени (по средней или средневзвешенной тарифной ставке). Наряду с планом прямых затрат на оплату труда должен быть составлен график выплаты зарплаты в соответствии с принятыми в компании кассовыми днями, сроками выплаты авансов и основной части зарплаты.
12.5. Особенности формирования бюджетовобщепроизводственных накладных, коммерческих и административных расходов.
Назначение бюджета общепроизводственных расходов – определить часть условно – постоянных затрат, необходимых для запланированного объема производства продукции. Отражает объем всех затрат, связанных с производством продукции, за исключением затрат на прямые материалы и прямых затрат на оплату труда.
Состав общепроизводственных расходов определен П(С)БУ № 16 «Расходы» (расходы на управление производством, аммортизация объектов общепроизводственного назначения, на отопление, освещение, водоснабжение и т.д. производственных помещений, расходы на обслуживание производственного процесса и т.д).
Общепроизводственные расходы разделяются на постоянные и переменные. Постоянная часть планируется, исходя из потребностей производства, переменная часть – как норматив, например, от трудозатрат основных производственных рабочих.
К переменным относятся расходы на обслуживание и управление производством, которые изменяются прямо (почти прямо) пропорционально изменению объема деятельности. Включаются в производственную себестоимость исходя из фактической мощности.
К постоянным расходам относятся расходы на обслуживание и управление производством, остающиеся неизменными при изменении объемадеятельности. Распределяются на каждый объект расходов с использованием базы распределения (часов труда, заработной платы, объема деятельности, прямых расходов), исходя из нормальной мощности. Распределенные постоянные общепроизводственные расходы включаются в производственную себестоимость, нераспределенные включаются в состав себестоимости реализованной продукции.
Пример распределения общепроизводственных расходов приведен П(С)БУ 16.
И только после составления вышеуказанных бюджетов можно рассчитать производственную себестоимость.
Назначение бюджета административных расходов – определить общие административные расходы, необходимые для существования фирмы. Включаются все расходы, не связанные с производственной или коммерческой деятельностью, а именно: на содержание отдела кадров, юридического отдела, АСУ, бухгалтерии, освещение, отопление непроизводственных помещений, командировки, услуги связи, налоги, и др, определенные П(С)БУ 16. Большинство административных расходов носит постоянный характер; переменная часть затрат, если она присутствует, планируется как процент (например, от объема продаж).
При планировании административных и коммерческих расходов следует иметь в виду, что критерием эффективности коммерческих и административных расходов является опережающий рост объема продаж по сравнению с темпами роста этих расходов.
Расчет коммерческих расходов (реклама, комиссионные торговых агентов, транспортные услуги) должен соотносится с объемом продаж. Не следует ожидать увеличения объема продаж, одновременно планируя уменьшение финансовых мероприятий, направленных на стимулирование сбыта. Состав расходов на сбыт также определен П(С)БУ 16.
При составлении бюджета коммерческих расходов также необходимо выделять затраты на упаковку, транспортировку, хранение, складирование товаров.
12.6. Планирование прибыли и убытков, показателей баланса, прогноз движения денежных средств.
Отчет о прибылях и убытках –первый из документов основного бюджета, показывающий, какой доход заработала компания за отчетный период и какие затраты были понесены. Отчет о прибылях и убытках является аналогом формы 2 украинской бухгалтерской отчетности.
Необходимость планирования прибылей и убытков обусловлено необходимостью информации о будущих финансовых результатах и возможных источниках финансирования инвестиций и выплаты дивидендов; необходимостью определения потребности в капитале; необходимостью оценки уровня налоговой нагрузки. Основа для планирования - бюджет продаж и бюджет производства продукции. Планирование прибыли (убытков) осуществляется путем сопоставления прогнозных доходов и расходов по всем видам деятельности.
Балансовый отчет показывает, какими средствами финансирования обладает предприятие и как используются данные средства. Характеризует финансовое состояние предприятия на конкретную дату. Для прогноза баланса используется величина оборотных средств (сырья, материалов, незавершенного производства, готовой продукции) и величина дебиторской задолженности, которые рассчитываются при подготовке соответствующих бюджетов.
Инвестиционные проекты служат основой для прогноза стоимости основных средств. Составляется на основе операционных бюджетов, бюджета доходов и расходов, инвестиционного плана, плана движения денежных средств. Например, основные средства и нематериальные активы берутся из плана капитальных затрат с учетом тех активов, которые вносят учредители в бизнес в неденежной форме.
Бюджет движения денежных средств – это план движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или его структурного подразделения, отражающий все поступления и выплаты в результате деятельности, т.е. положительные и отрицательные денежные потоки. Назначение – обеспечение сбалансированности поступлений денежных средств и их списании по бюджетным периодам. Разработка его начинается с определения источников возможных поступлений в предстоящий период. Здесь отражаются только те денежные средства, которые реально могут поступить, могут быть внутренними и внешними. Внешние – кредиты и инвестиции, внутренние – доходы от реализации продукции, внереализационные доходы. Если поступления денежных средств (с учетом остатка на начало периода) недостаточно для покрытия расходов, то для данного бизнеса необходим поиск дополнительных источников денежных средств (кредит, увеличение уставного фонда, эмиссия, другие формы привлечения) или поиск сокращения расходов (изменение инкасационной политики, условий договоров по поставкам, перенос сроков ввода объектов или строительства). Таким образом, этот документ отражает потребность во внешнем финансировании. Излишек денежных средств может направляться на финансирование инвестиций, погашение займов, выплату дивидендов, возврат взносов, пр.
12.7.Правила финансирования предприятий.
С целью соблюдения финансового равновесия на предприятии, обеспечения стабильной платежеспособности и ликвидности во время принятия решений относительно источников покрытия потребности в капитале, составления финансовых бюджетов следует придерживаться правил финансирования, к которым принадлежат:
золотое правило финансирования;
золотое правило баланса;
правило вертикальной структуры капитала.
Проверка соблюдения указанных правил позволяет сделать вывод об эффективности принятия финансовых решений.
Золотое правило финансирования называют также золотым банковским правилом, или правилом согласованности сроков. По этому правилу финансовый капитал должен быть мобилизован на срок, не меньше того, на который данный капитал замораживается в необоротных и оборотных активах предприятия.
При использовании золотого правила финансирования следует руководствоваться двумя условиями, которые выражают его содержание:
Долгосрочные активы
* -------------------------------- 1;
долгосрочные пассивы
краткосрочные активы
* -------------------------------- 1.
к раткосрочные пассивы
Золотое правило баланса – более конкретизированная форма паралельности сроков. Для этого при составлении бюджетов рекомендуется руководствоваться такими двумя условиями:
потребность в капитале для финансирования необоротных активов следует покрывать за счет собственного капитала и долгосрочных займов:
(Собственный капитал + долгосрочные займы ) / необоротные активы 1;
долгосрочные капиталовложения должны финансироваться за счет средств, привлеченных на длгосрочный период, т.е. не только для финансирования необоротных активов, но и долгосрочных оборотных активов (например, оборотные средства, авансированные в стратегические запасы сырья, неликвиды, пр.):
(Собственный капитал + долгосрочные займы ) / (необоротные активы + долгосрочные оборотные активы) 1.
Во время внешнего анализа (например, оценки кредитоспособности заемщика банком) проверку уровня соблюдения последнего условия осуществить практически невозможно, т.к. информацией о долгосрочных оборотных активах владеют только финансовые и бухгалтерские службы предприятия.
Правило вертикальной структуры капитала требует соблюдения определенного соотношения между собственным и заемным капиталом предприятия. На практике в основном рассчитывают коэфициент задолженности (характеризует зависимость предприятия от заемного капитала, определяется: как отношение заемного капитала к источникам собственного капитала) и коэфициент независимости (коэфициента автономии, собственный капитал / валюту баланса, чем больше его значение, тем менее рисковой является структура капитала – меньшая зависимость от кредиторов).