15

„

МІНІСТЕРСТВО НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ УКРАЇНИ

ЛЬВІВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

БЕЗПЕКИ ЖИТТЄДІЯЛЬНОСТІ

ІНСТИТУТ ПОЖЕЖНОЇ ТА ТЕХНОГЕННОЇ БЕЗПЕКИ

Кафедра пожежної тактики та аварійно-рятувальних робіт

ЛЕКЦІЯ

З дисципліни «Організація професійної підготовки особового складу»

для курсантів та студентів 5-го курсу за напрямом підготовки 7.17020301

«Пожежна безпека»

Тема 3.1.: «Організація діловодства в Міністерстві надзвичайних ситуацій України».

Львів

Мета лекції:

Навчальна мета : надати основні поняття про організацію діловодства в МНС України ;

Виховна мета : виховання у курсантів та студентів високих моральних і ділових якостей, свідомого ставлення до виконання службових обов’язків;

Розвиваюча мета : розвиток активізації і творчого мислення в курсантів та студентів під час засвоєння матеріалу теми.

Місце проведення: згідно розкладу.

Час: 2 години.

Матеріальне забезпечення: слайди, кодоскоп, плакати, нормативні документи, навчальні посібники.

Література:

1. Закон України “Про правові засади цивільного захисту” від 24.06.2004 року.

2. Закон України “Про пожежну безпеку” від 17.12.1993 року.

3. Постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”.

4. Наказ МНС України від 12.04.2012 року №700 “Інструкція з діловодства в Міністерстві надзвичайних ситуацій України”.

План лекції

І. Вступ – 5 хв.

ІІ. Викладення нового матеріалу: – 65 хв.

1. Документування управлінської інформації.

2. Організація документообігу та виконання документів.

3. Систематизація та зберігання документів у діловодстві.

4. Порядок підготовки справ до передачі до архівного зберігання.

III. Висновок по лекції – 2 хв.

IV. Закріплення викладеного матеріалу – 3 хв.

V. Завдання на самопідготовку: – 5 хв.

1. Документування управлінської інформації.

Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві Міністерства, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

Структурні підрозділи апарату Міністерства організовують діловодство на підставі цієї Інструкції, що розроблена на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі - регламенти та національні стандарти).

Відповідальність за організацію діловодства в Міністерстві несе заступник Міністра - керівник апарату.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах апарату Міністерства відповідають їх керівники.

Організація діловодства в Міністерстві покладається на відділ документального забезпечення Департаменту організаційної-контрольної роботи (далі - служба діловодства).

Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

- розробляє Інструкцію з діловодства в Міністерстві надзвичайних ситуацій, Типову інструкцію з діловодства в територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях сфери управління Міністерства надзвичайних ситуацій, Типову номенклатуру справ для територіальних органів Міністерства надзвичайних ситуацій та номенклатуру справ апарату Міністерства;

- здійснює реєстрацію та веде облік документів;

- організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу апарату Міністерства (особі, відповідальній за ведення архіву в апараті Міністерства) (далі - архів);

- забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами апарату Міністерства вимог Інструкції, регламентів та національних стандартів;

- вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в апараті Міністерства, в територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління;

- проводить регулярно перевірку стану діловодства у структурних підрозділах апарату Міністерства, територіальних органах а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери його управління;

- ініціює та бере участь у впровадженні та використанні інформаційно- телекомунікаційної системи діловодства в Міністерстві;

- здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в апараті Міністерства;

- забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

- проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

- організовує збереження документаційного фонду апарату Міністерства та користування ним;

- бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників установи з питань діловодства.

На службу діловодства покладається підготовка типової інструкції з діловодства, типової номенклатури справ для територіальних органів, підприємств, установ та організацій сфери управління МНС України, відомчого (галузевого) переліку документів із зазначенням строків зберігання та погодження таких документів із центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Організація діловодства у структурних підрозділах апарату Міністерства покладається на посадових осіб - відповідальних за ведення діловодства та контроль виконання документів у структурних підрозділах апарату МНС України.

Список посадових осіб - відповідальних за ведення діловодства та контроль виконання документів у структурних підрозділах апарату МНС України, затверджується відповідним наказом МНС України за поданням керівників структурних підрозділів апарату Міністерства.

Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно- розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ 4163-2003).

Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

Міністерство здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату АЗ (297 х 420 міліметрів) — для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) — для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 — ліве;

10 — праве;

20 — верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

У Міністерстві використовують такі бланки документів:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 2);

бланки для листів (додатки 3 і 4);

бланки конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа, наприклад - наказ) (додаток 5).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік. За рішенням Міністра бланки можуть виготовлятися за допомогою комп'ютерної техніки. Бланки наказів з кадрових питань (особового складу) виготовляються попередньо фарбою синього кольору за допомогою комп'ютерної техніки. Бланки наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань виготовляються та нумеруються друкарським способом. Облік бланків здійснюється у журналах обліку бланків листів та наказів. Пронумеровані бланки підлягають обов'язковому обліку.Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

Посадові особи - відповідальні за ведення діловодства та контроль виконання документів у структурних підрозділах апарату МНС України персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків листів та наказів МНС України.