18. Характеристика внешней среды организации

Внешняя среда. Одна из черт открытой системы — связь с внешней средой. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы. И наоборот, изменение в системе воздействуют на ее окружение.

Характеристики внешней среды:

1. Взаимосвязь факторов.

2. Подвижность (скорость, с которой происходят изменения).

3. Сложность (число факторов, на которые организация должна реагировать).

4. Неопределенность (количество информации, которой располагает организация).

На организацию оказывают влияние прямые и косвенные факторы воздействия. Для того чтобы быть эффективной, организация должна постоянно отслеживать изменения во внешней среде, оценивать ее и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействие внешней среды. Принципиальное значение имеет обратная связь.

19. Факторы внешней среды

1. Факторы среды прямого воздействия — это те факторы, которые влияют непосредственно на операции (действия) организации.

К ним относятся:

1. Поставщики. Это механизм преобразования входов в выходы. Входами являются материалы, капитал, трудовые ресурсы, оборудование, энергия. Выходами являются произведенные организацией товары, оказанные услуги.

2. Законы. Отражаются на управлении, их необходимо соблюдать в принудительном порядке.

3. Государственные органы. Это комиссии по торговле, лицензированию, квотированию, по ценным бумагам и т.д.

4. Потребители. Они решают, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене.

5. Конкуренты. Это внешний фактор, который ведет к новаторству и эффективности.

6. Профсоюзы. Обеспечивают социальную поддержку работникам.

2. Факторы среды косвенного воздействия, т.е. те факторы, которые не могут оказывать немедленного воздействия, но могут сказаться в последствие.

1. Политические факторы:

• конституционные основы

• формы собственности

• особенности законодательства

• политическая стабильность

• отношение органов власти и населения к бизнесу

2. Экономические факторы:

• уровень жизни

• капитал

• конъюнктура рынка

• уровень цен

• уровень платежеспособности населения

• уровень инфляции и безработица

• состояние экономики

• стоимость ресурсов

3. Социальные факторы:

• социальные нормы

• социальные воззрения

• этические нормы

• установки

• культура

• жизненные ценности

• традиции

• социальные слои населения

4. Технологические факторы:

• развитие науки

• развитие техники

• развитие технологии

5. Ресурсные факторы:

• рабочая сила

• природные ресурсы

• инфраструктура

• территориальное положение

Методы анализа внешней среды:

1. SWOT анализ.

2. ПЭСТ анализ (PEST).

3. Факторный анализ.

20. Информационные системы организации

Современные компании применяют информационные технологии для совершенствования методов работы. В результате изменяется организационная структура компании, формируются новые взаимосвязи.

Изменения в организации под влиянием информационных технологий происходит по следующим направлениям:

1. Изменение организации и техники информационного обеспечения руководителя. Особое значение имеет внедрение мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров, как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных.

2. Автоматизация отдельных функций руководителя.

3. Изменение средств коммуникаций. Внедрение системы телекоммуникаций, телеконференций для проведения заочных совещаний, оперативная передача информации.

Современная информационная система организации

Автоматизированный офис предъявляет новые требования к деловым качествам руководителя:

1. Умение пользоваться сложной техникой.

2. Развитие стратегического мышления руководителя.

3. Не потерять творческую жилку.

4. Умение решать конфликты.

5. Способность к обучению.

Главное внимание к совершенствованию форм и методов обучения:

• специальность обучающие и модульные программы

• развитие сетей для передачи информации

• занятия через систему телекоммуникаций

• применение СМИ.

При обучении кадров большое внимание уделяется комплексным информационным системам управления, которые предполагают электронную обработку данных.

Классификация информационных подсистем:

1. По уровням иерархии:

• системы операционного уровня

• системы для работы со знаниями

• системы управленческого уровня

• стратегические системы или системы стратегического планирования

2. По уровню решаемых задач:

• корпоративные системы

• вычислительные системы

3. По отраслевой принадлежности:

• информационные системы промышленности

• информационные системы транспорта

• связи и т.д.

4. По виду объекта управления:

• предназначены для управления собственным объектом информационной системы

• не имеющие собственного объекта управления (региональные информационные системы)

5. По уровню интеллектуальности:

• высокоинтеллектуальные информационные системы

• низкоинтеллектуальные информационные системы.

Данная классификация отражает лишь часть существующей информационной системы, т.к. постоянно появляются новые системы.

В организационной структуре за функционированием информационных систем отвечает такая организационная единица как отдел информационных систем, в котором работают специалисты (программисты, системные аналитики, руководители проектов, менеджеры информационных систем), а возглавлять может руководитель информационно-системного отдела, директор информационной службы.

Конечные пользователи — представители других отделов, для которых и предназначены различные программные приложения. Информационный отдел вносит заметные изменения в структуру организации:

• предлагает новые бизнес-стратегии

• разрабатывает новые информационные продукты и услуги

• координирует развитие новых технологий

• содействует необходимой модернизации структур компании.

В настоящее время многие фирмы пользуются услугами сторонних программных продуктов.

Ресурсы (составляющие информационных систем):

1. Аппаратные средства

2. Программное обеспечение

3. Сети

4. Кадры

5. Информация

6. Культура

7. Время

8. Риск.

Преимущества информационных систем:

1. Обеспечение услуг и другого результата труда современным требованиям при минимальных издержках.

2. Помощь в принятии решений.

3. Совершенствование управления организацией.

4. Перестройка хозяйственных процессов и организационной структуры, которые становятся более гибкими, с меньшим числом уровней управления, более высоким качеством продукции.