Портфели и программы проектов
Программа – это ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности. Программы могут содержать элементы работ, имеющих к ним отношение, но лежащих за пределами содержания отдельных проектов программы. Например:
Программа по производству новой модели автомобиля может быть разбита на проекты по созданию и улучшению каждого из основных узлов автомобиля (например, трансмиссии, двигателя, интерьера салона, дизайна автомобиля), пока на конвейере идет сборочный процесс.
Во многих IT- компаниях менеджеры программ отвечают как за выпуск отдельных продуктов (проекты), так и за координацию выпуска нескольких продуктов в определенный период времени.
Программы также содержат повторяющиеся или циклические задачи, например:
На промышленных предприятиях существуют "программы модернизации", состоящие из серии проектов по замене производственных активов и технологий.
Компании по разработке программного обеспечения ведут отдельный продукт таким образом, когда каждая новая версия является проектом.
Издание газеты или журнала также является программой, если каждый отдельный номер управляется как проект.
В отличие от управления проектом, управление программой является централизованным, скоординированным управлением группой проектов для достижения стратегических целей программы и выгод.
Портфель – это набор проектов или программ и других работ, объединенных вместе с целью эффективного управления данными работами для достижения стратегических целей. Проекты и программы портфеля не обязательно являются взаимозависимыми или напрямую связанными.
Рис. Проекты, программы и портфели.
Гуп или группа управления проектом.
Группа управления проектом (Project management unit, PMU, ГУП) – это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов. ГУП руководит управлением проектами, программами или совокупностью тех и других.
В терминологиях PMBoK ГУП называют «Project management office, PMO» или "офис управления проектом".
ГУП сосредоточивается на координированном планировании, установке приоритетов и выполнении проектов и подпроектов, которые имеют отношение к родительской организации или общим целям клиента. Клиент — индивидуум или организация, которая будет использовать продукты проекта.
Согласно того же стандарта PMBoK-2004, проектная группа должна обладать следующими знаниями:
Рис. Экспертные области, необходимые для команды управления проектом.
ГУП могут работать в самых разных областях, от предоставления помощи в управлении проектами в виде обучения, программного обеспечения, стандартизованных принципов и процедур до прямого управления и ответственности за достижение целей проекта. Конкретный ГУП может получить полномочия действовать как единый участник проекта, имеющий решающее слово в начальной стадии каждого проекта. Он может иметь полномочия давать рекомендации или может завершать проекты, чтобы цели бизнеса оставались согласованными. Кроме того, ГУП может участвовать в отборе, управлении и, в случае необходимости, перемещении персонала, занятого на нескольких проектах, и – по возможности – персонала, занятого на одном проекте.
Основные функции ГУП:
координируют и управляют проектами,
устанавливает приоритеты ,
предоставляет помощь в виде обучения, программного обеспечения, стандартизованных принципов и процедур.
Ключевые функции ГУП (из PMBoK):
Консолидация и распределение ресурсов в проектах, управляемых ГУП;
Определение и разработка методологии, наилучших практик и стандартов управления проектами;
Клиринговые услуги и управление принципами, процедурами, шаблонами проекта и другой общей документацией;
Централизованный конфигурационный менеджмент для всех проектов ГУП;
Централизованный репозиторий и управление для общих и уникальных рисков для всех проектов;
Центральный офис для руководства и управления инструментами проекта (например, общее для предприятия программное обеспечение для управления проектами);
Централизованная координация управления коммуникациями между различными проектами;
Обучающая платформа для менеджеров проектов;
Централизованный мониторинг всех бюджетов и графиков проектов ГУП, обычно на уровне предприятия;
Координация общих стандартов качества проектов между менеджером проекта и любым внешним или внутренним сотрудником, отвечающим за качество, или организацией, следящей за соблюдением стандартов.