3.2Автоматизация контроля исполнения документов
В автоматизированной системе регистрации документ ставится на контроль автоматически при при заполнении поля "Срок исполнения". Одновременно на документе на уровне заголовка может ставиться отметка о контроле - штамп в виде буквы "К" или слова "Контроль" или же буква "К" нанесенная от руки ярким фломастером.
В автоматизированных системах на учетной карточке для буквы "К" выделяется специальное поле.
|
|
При ведении текущего контроля ответственное лицо ежедневно распечатывает список документов, срок исполнения истекает сегодня. В автоматизированной системе как правило предусмотрена возможность автоматического напоминания исполнителю о приближающемся сроке исполнения документа.
Такая система легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и любым другим введенным в компьютер параметрам. Как правило, при настройке системы регистрации задается перечень типовых отчетов, автоматически создаваемых компьютером в ходе работы. Например:
|
отчет об отправленных документах (количество и список документов) |
|
|
|
||
|
отчет о входящих документах (количество и список документов) |
|
|
|
||
|
отчет о документах, находящихся в стадии исполнения (количество и список документов) |
|
|
|
||
|
отчет об выполненных документах (по исполнителям, в виде общего списка или общего количества) |
|
|
|
||
|
отчет о движении документов (учет передачи документа от исполнителя к исполнителю) |
|
|
|||
|
отчет о неисполненных входящих документах |
|
|
|||
|
отчет о неисполненных исходящих документах |
|
|
|||
|
отчет о выполнении внутренних документов |
|
|
|||
Для получения отчета достаточно выбрать тип отчета и интервал времени, за который этот отчет желательно получить. После вывода отчета на экран он может быть распечатан и представлен руководителю. Форма отчетов, их количество и вид зависят от конкретной автоматизированной системы регистрации.
Пример справки о документах
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||
