4. Права

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалист предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ), международных правил оформлен документов(ISO).

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого тру на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязан­ностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности предпри­ятия .

4.7. Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или «Конфиденциально».

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных насто­ящей инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ____________________________________________________

(подпись) (Фамилия И. О.)

Юрисконсульт ________________________________________________________________

(подпись) (Фамилия И. О.)

«____»_______________ 200__ г.

В нашем курсе мы познакомимся с организацией документооборота - основными правилами, в соответствии с которыми происходит движение документов на предприятии - от составления проектов документов и их регистрации до подшивки в дело, передачи в архив и уничтожения.

3.1. Порядок работы с документами

В этом разделе мы рассмотрим движение на предприятии организационно-распорядительных документов от момента их создания до завершения исполнения или отправления. Такое движение ГОСТ Р 511441-98 определяет как документооборот. Основными характеристиками документооборота являются маршрут прохождения документа, т.е. все инстанции на пути его движения, и время, затрачиваемое на прохождение документа по этому маршруту. Отсюда вытекает главное требование организации документооборота - прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Документооборот является технологическим процессом, который включает в себя несколько потоков документов, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. К этим потокам относятся

	входящий документопоток – документы от вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций
	исходящий документопоток – документы, созданные в данной организации и направляемые за ее пределы
	внутренний документопоток – документы созданные и используемые в самом аппарате управления, в т.ч. организационные документы

Схема работы с входящими документами

Схема работы с исходящими документами

Прием и первичная обработка

Операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В крупных организациях эту функцию выполняет специализированное подразделение - экспедиция. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов. В организациях, не имеющих службы делопроизводства, прием, обработка и отправка документов производятся централизованно секретарем.

Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Доставка документов может происходить по почте, в том числе и электронной, телеграфу, по факсу, с курьером или командированным сотрудником.

	Проверка правильности доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату
	Проверка целостности упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю
	Проставление штампа о получении документа, присвоение ему входящего номера и регистрация даты получения
	Сортировка документов по адресам: в канцелярию для рассмотрения руководства, по структурным подразделениям

При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению. Если в документе отсутствует обратный адрес, к письму подкалывают конверт с адресом. Так же поступают в тех случаях, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Документы с пометкой "лично" не вскрываются, а передаются адресату.

Регистрация

Стандарт Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело" определяет регистрацию как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения". Пока документ не зарегистрирован и не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Каждый документ должен регистрироваться один раз.

Регистрация производится путем занесения реквизитов документа в регистрационную форму (журнал, картотеку, компьютер), при этом создается база данных о документах организации. Вся дальнейшая работа с документами, а именно:

	учет
	контроль за сроками исполнения
	информационно-справочная работа

проводится в дальнейшем с помощью информационно-поисковой системы. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Она проводится для того, чтобы можно было в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Работа с входящими документами происходит по следующей схеме.

Схема работы с входящими документами

При регистрации входящего документа в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

	дата получения
	входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем
	дата документа
	регистрационный номер документа, присвоенный ему отправителем
	автор документа (организация или частное лицо)
	заголовок (о чем документ),
	резолюция
	срок исполнения
	исполнитель (кто с ним работает)
	ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения)
	номер дела (куда документ помещен после исполнения)

При использовании компьютерной системы регистрации количество заполняемых полей формы может быть значительно больше

Не регистрируются документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения. К ним относятся:

	сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня
	графики, наряды, заявки
	рекламные и поздравительные письма
	пригласительные билеты
	программы семинаров, совещаний и конференций
	прейскуранты, прайс-листы
	технические условия
	нормы и нормативы расхода материалов
	формы статистической отчетности
	печатные издания
	личная корреспонденция
	объяснительные записки

На некоторых предприятиях создаются специальные перечни нерегистрируемых документов, утверждаемые руководителем.

Системы регистрации

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и компьютерная. Журнальная система регистрации, введенная еще при Петре I, в настоящее время устарела и используется, в основном, при работе с конфиденциальными документами, а также при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков, когда применение такой системы предотвращает претензии со стороны граждан и возможные конфликтные ситуации.

Пример журнала учета конфиденциальных документов

Учетная таблица в журнале учета обычно делается на развороте журнала. Левая сторона Учетный номер документа Дата документа Вид и краткое содержание Подразделение и фамилия исполнителя Номера листов черновика Количество Подпись за получение проекта, черновика Подпись за возврат, дата Экземпляров Листов в экземпляре 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Правая сторона Отметка об уничтожении черновика Отметка об уничтожении проекта или лишних экземпляров документа Куда отправлен Номера экземпляров Наименование, номер и дата оправдательного документа Индекс дела, номер по учету документов выделенного хранения Номера листов дела, количество экземпляров, зарегистрированных по учету документов выделенного хранения 10 11 12 13 14 15 16

Карточная система регистрации свободна от недостатков, присущих журнальной системе, т.е. позволяет использовать для регистрации нескольких работников, не требует повторной регистрации в подразделениях, обеспечивает систематизизацию карточек и организацию поиска документов.

Пример регистрационной карточки

Сегодня эта система, появившаяся в начале ХХ века, уступает место компьютерным системам регистрации.

В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных. Такая система регистрации позволяет: регистрировать документы на различных рабочих местах объединять сведения о документах в единой базе данных организации организовывать информационно-справочную работу с документами организовывать контроль за исполнением документов

Количество заполняемых полей регистрационной карточки может варьироваться в зависимости от типа регистрируемых документов. Для осуществления в дальнейшем поиска документов целесообразно внести в базу данных как можно больше сведений о документе и организации - авторе документа. При этом одновременно с базой данных о документах создается база данных о предприятиях. В большинстве компьютерных программ регистрации для ввода данных используется аналог регистрационной карточки, включающий такие основные сведения:

дата регистрационный номер наименование корреспондента дата документа номер документа краткое содержание автор резолюции текст резолюции наименование исполнителей срок исполнения (когда документ должен быть ход исполнения дата фактического исполнения документа номер дела (в которое подшит исполненный исполнен) документ)

Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

		количество листов в документе
		название структурного подразделения
		количество листов приложений
		вид документа (приказ, акт, договор и т.п.)
Заполнение регистрационных карточек

При регистрации документы делятся на несколько категорий, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

	входящие документы
	исходящие документы
	внутренние документы
	контракты коммерческие
	документы, имеющие гриф ограничения доступа

Пример учетной карточки входящего документа

Количество категорий документов может быть расширено. Например, сюда может быть включена картотека предприятий, с которыми сотрудничает данная организация. Для внесения данных в базу может использоваться, например, такая карточка

Карточка, для внесения данных в базу

Заполнение регистрационных карточек

Для сокращения объема ручного ввода и облегчения процесса регистрации в таких системах используются раскрывающиеся списки, содержащие, например, виды регистрируемых документов, перечень возможных корреспондентов, список руководящих работников организации (позиция "Автор резолюции", фамилии возможных исполнителей документов, перечень подразделений, номер дела. Так, например, выглядит неполный перечень видов документов. в системе регистрации Центра информационных технологий СИТ. В полном виде этот перечень содержит 41 позицию.

Для удобства простановки дат в регистрационной карточке часто используют интерактивный календарь.

В конечном итоге вручную заполняются очень немногие поля электронной регистрационной карточки, например, содержание документа и резолюция руководителя.

Перечень видов документов

Нумерация документов

При регистрации документов в каждой из категорий должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов обычно используется порядковая нумерация, ведущаяся от 1. Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер 45/1-5 состоит из порядкового номера (45) и номера дела (1-5). Номер документа может содержать также условное обозначение (код) должностного лица или направления деятельности, например, номер 45-НП содержит порядковый номер 45 и инициалы автора - Николай Петров), а номер 67-ТО\2-6 - порядковый номер (67), обозначение торгового отдела (ТО) и номер дела (2-6)