3.2Нормативная база делопроизводства
Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.
В нормативных, а также в методических документах описывается структура, штаты, техническое обеспечение и функции служб делопроизводства. Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рис. 5.
Нормативная база делопроизводства
Законодательные и правовые акты РФ
ГОСТы
Нормативные документы
Классификаторы
ГСДОУ
Рис. 5. Составляющие нормативной базы делопроизводства
Сокращения на рисунке: ГОСТ — Государственный Стандарт; ГСДОУ — Государственная система документационного обеспечения управления.
Законодательные и правовые акты РФ
К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:
законы Российской Федерации;
указы и распоряжения Президента;
постановления и распоряжения Правительства;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общественного, так и ведомственного характера;
правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
правовые акты нормативного и инструктивного характера.
В табл. 2 приведен перечень основных документов, регламентирующих работу с информацией и документацией.
Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию
Ежедневно множество служащих встречается в своей работе с различными документами. Да и мы в повседневной жизни оформляем и получаем различные документы. Документ является носителем информации. В нем отражаются события, факты, приметы окружающей действительности и результаты мыслительной Деятельности человека.
Документ — основной объект труда в сфере управления. Для удобства ежедневной работы с одинаково функционирующими документами, созданными различными организациями, и придания им юридической силы, необходимо предъявлять единые требования к их оформлению. Именно поэтому оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.
Стандарт — типовой вид, образец, которому должно удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам.
Закон Российской Федерации «О стандартизации», принятый 10 июня 1993 г., определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик.
Области распространения стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.
Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном Стандарте (ГОСТ). В настоящее время процесс создания документов и ведения делопроизводства регулируется стандартами, перечисленными в табл. 2.2.
Таблица 2. Стандарты, регулирующие ведение делопроизводства
Наименование Содержание ГОСТ б.10.3-83 Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения ГОСТ б. 10.5-87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Постановление Об изменениях к ГОСТ Р 6.30-97. Изменения введены с 01.04.2000 г. Госстандарта № 9-СТ от 21.01.2000 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
|
Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.
Нормативные документы
Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, затрат времени на выполнение конкретных заданий, объемов выполняемых работ.
Существуют следующие нормативные документы:
1) межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления;
2) нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций;
3) нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления.
Первые нормативы разработаны в ЦБНТ Минтруда РФ в 1995 г. и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Нормативная часть этого документа содержит:
нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработка, регистрация, учет количества и контроль исполнения документов, ведение картотек и т. д.);
нормы затрат времени на работы архива (каталогизация, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).
Второй документ разработан во ВНИИДАД в 1992 г. и содержит нормативы времени для составления планов, договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.
Третьи нормативы разработаны в ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 г. Они предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов.
Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:
нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработка должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т. д.);
нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).
Классификаторы
Ранее отмечалось, что современное делопроизводство отличает высокая степень автоматизации и компьютеризации. Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документам должны быть присвоены специальные коды. Для этого созданы классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Классификаторы — нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов. Все классификаторы, а также нормативные и методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).
К
лассификации
и кодированию подвергаются объекты в
таких областях, как экономика, статистика,
банковское и таможенное дело и др.
Наличие классификаторов приводит к
сокращению количества применяемых
форм, упрощает их регистрацию и контроль,
обеспечивает учет и систематизацию. На
рис. 2.2 классификаторы разделены на типы
по содержанию.
Рис. 2.2. Типы классификаторов
В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Приведем примеры различных по содержанию классификаторов, относящихся к сфере делопроизводства.
1) Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
2) Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
3) Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
В качестве примера рассмотрим более подробно ОКУД. Он утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации. В ОКУД приведены кодовые обозначения этих форм и наименования соответствующих форм документов (объектов классификации).
Код формы документа в ОКУД состоит из семи десятичных цифр и контрольного числа (КЧ) и строится по следующей схеме:
Класс форм
|
Подкласс форм
|
Регистрационный номер
|
КЧ
|
0 2
|
1 3
|
1 6 1
|
1
|
Класс форм указывает на принадлежность формы документа к соответствующей унифицированной системе документации.
Подкласс форм содержит коды, указывающие на разновидности форм документов внутри класса и направленность их использования.
Регистрационный номер — это номер формы документа внутри подкласса. КЧ содержит контрольное число.
В качестве примера в табл. 2.3 приведен код протокола общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации предприятия: 0213161 1.
Таблица 2.3. Расшифровка кода протокола
Элемент кода Расшифровка
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Документация по ликвидации организации, предприятия
161 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации
1 Контрольное число
Еще один пример (табл. 2.4) — код справки для безналичных расчетов за услуги транспорта (0401028 3).
Таблица 2.4. Расшифровка кода справки
Элемент кода Расшифровка
Унифицированная система банковской документации
01 Платежная документация по безналичным расчетам 028 Справка для расчетов за услуги транспорта 3 Контрольное число
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
В 1990 г. появилась Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Она является наиболее полным документом по организации документационного обеспечения управления.
ГСДОУ устанавливает единые требования к организации работы с документами (в том числе создаваемыми средствами вычислительной техники) в органах государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. К основным целям ГСДОУ относятся:
совершенствование работы аппарата управления;
упорядочение документооборота и повышение качества документов;
сокращение количества документов;
построение информационно-поисковых систем;
создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации.
По положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства.
В 1993г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.