Основные термины документального обеспечения управления.

Архив – место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующей возможность доступа к ним по определённым правилам.

Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Дело – это совокупность документов относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещённых в одну обложку.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Документация – комплект документов сгруппированных по какому-либо признаку.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу.

Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем ДОУ.

Документооборот – это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или уничтожение.

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень номеров и названий Дел, с указанием количества томов, сроков хранения и статьи из документа, определяющего эти сроки.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Реквизиты – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведённой унификации и уровня её обязательности.

Унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Унифицированные системы документации (УСД) – это совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, средств их ведения, нормативных материалов по их разработке и применению.

Формуляр документа – набор реквизитов официального документа, расположенных в определённой последовательности.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.