3.4Организация документооборота. Номенклатура дел

В нашем курсе мы познакомимся с организацией документооборота - основными правилами, в соответствии с которыми происходит движение документов на предприятии - от составления проектов документов и их регистрации до подшивки в дело, передачи в архив и уничтожения.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. С помощью номенклатуры дел обеспечивается:

	группировка исполненных документов в дела
	определение срока хранения документов
	создания информационно-поисковой системы

Хотя существуют различные типовые и примерные номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою конкретную номенклатуру дел. Номенклатура дел составляется на предстоящий год в последнем квартале предшествующего года и вводится в действие с 1 января после утверждения руководителем.

Разработка номенклатуры дел включает в себя:

	определение круга документов для включения номенклатуру
	составление заголовков
	разработку порядка составления дел
	определение сроков хранения дел
	создание системы индексации и установление индексов дел
	оформление и удостоверение номенклатуры дел

Определение круга документов для включения в номенклатуру осуществляется на основании изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации организацией своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, штатное расписание, справочные картотеки, документы временно действующих комиссий, номенклатуры дел за прошлые годы, документы, не оконченные делопроизводством, поступившие из других организаций и пр. Для небольшой организации номенклатура дел может включать в себя около 10 позиций. В компании с большим количеством работников, ведущей несколько видов деятельности, принимающей наличные и безналичные платежи номенклатура охватывает обычно несколько десятков дел.

Пример номенклатуры дел

Индекс	Заголовок дела		Кол-во дел		Срок хранения, ст. по перечню		Примечание
1. Организация управления
1-01	Устав; нотариально заверенные копии уставных документов				Постоянно, ст. 13.а
1-02	Приказы руководства по основной деятельности				Постоянно, ст. 6 а
1-3	Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной деятельности				5 лет ст. 6 в
1-04	Должностные инструкции работников предприятия				Постоянно, ст.35 а
1-05	Докладные записки сотрудников, представляемые руководству				5 лет ЭПК ст. 43
Индекс	Заголовок дела		Кол-во дел		Срок хранения, ст. по перечню		Примечание
1. Организация управления
1-01		Устав; нотариально заверенные копии уставных документов				Постоянно, ст. 13.а
1-02		Приказы руководства по основной деятельности				Постоянно, ст. 6 а
1-3		Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной деятельности				5 лет ст. 6 в
1-04		Должностные инструкции работников предприятия				Постоянно, ст.35 а
1-05		Докладные записки сотрудников, представляемые руководству				5 лет ЭПК ст. 43
1-06		Документы ревизий				Постоянно, ст.49
1-07		Решения местных органов власти и управления				ДМН, ст.16
2. Документационное обеспечение управления
2-01		Журнал регистрации исходящих документов				3 года, ст. 72 б
2-02		Журнал регистрации входящих документов				3 года, ст. 72 б
2-03		Номенклатура дел				Постоянно, ст. 67 а
2-04		Инструкция по ведению делопроизводства				Постоянно ст. 10
2-05		Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами)				ДМН
2-06		Переписка				5 лет ЭПК, ст. 41
2-07		Документы по различным вопросам деятельности				ДМН
3. Организация производственной деятельности
3-01		Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности				5 лет ЭПК ст. 224
3-02		Счета-фактуры на реализацию				5 лет ст, 150
3-03		Договоры на реализацию				5 лет ЭПК ст. 391
4. Работа с кадрами
4-01		Приказы о приеме на работу, увольнении, длительных командировках, премировании				75 лет ЭПК, ст. 336
4-02		Приказы о предоставлении от пусков, взысканиях, команди-ровках				5 лет ст. 343, 352
4-03		Книга учета трудовых книжек				50 лет, ст. 358 е
		Журнал учета командировок и выдачи командировочных удостоверений				5 лет, ст. 358 з
5. Учет и отчетность
5-01		Годовые отчеты по основным видам деятельности				Постоянно ст. 135 б
5-02		Лицевые счета по заработной плате				75 ЭПК ст.153
5-03		Годовые бухгалтерские отчеты и балансы				Постоянно ст.199
5-04		Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы				5 лет ст. 136 б
5-05		Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции				5 лет ст. 150		При условии завершения проверки (ревизии)
5-06		Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции				5 лет ст. 150		При условии завершения проверки (ревизии)
5-07		Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов				5 лет ст. 152
5-08		Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей				5 лет ст. 150
5-09		Авансовые отчеты				5 лет ст. 150
5-10		Главная книга				5 лет ст.148		При условии завершения проверки (ревизии)
5-11		Кассовая книга				5 лет ст. 148		При условии завершения проверки (ревизии)
5-12		Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности				Постоянно ст. 49
5-13		Акты приема-сдачи выполненных работ				5 лет ст. 188		(при отсутствии лицевых счетов - 75 лет)
5-14		Хозяйственные договоры				5 лет ЭПК ст. 186
5-15		Договоры о материальной ответственности				5 лет ст. 189		После увольнения материально- ответственного лица

Составление заголовков дел

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко и однозначно отражать основное содержание документов, поскольку поиск нужных документов осуществляется именно по заголовку дела. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и т.д.), уточняюшие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, подлинности или копиях подшитых документов.

Термин "дело" употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, например, "Дело об открытии филиала в г. Нижний Новгород", "Дело о выделении средств на ремент школы №2".

Термин "документы" используется в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью. При этом в составе заголовка перечиляются в скобках основные виды документов, например, "Документы о строительстве второго учебного корпуса (сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ). Использование терминов "материалы" и "документальные материалы" ГОСТом не предусмотрено.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

	название вида документов (приказы, протоколы, переписка и пр.)
	краткое содержание (например, "Протоколы совета директоров")
	период, к которому относятся документы
	слово "копии", если дело сформировано из копий документов

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке. Если в деле содержится переписка с однородными корреспондентами, или корреспондентами, расположенными в одном регионе, их название указывается в обобщенном виде. Если корреспондентов много, в заголовке указывается только вопрос, который обсуждается в документах, например, "Переписка о проведении конференции по сетевому маркетингу". В заголовке дела, содержащего распорядительную документацию указывают вид документа, автора и год.

Пример номенклатуры дел

Требования к формированию дел

ГОСТ определяет формирование дела как групирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел предриятия. При формировании дел должны соблюдаться следующие требования:

	в дело помещаются только правильно оформленные документы, работа по которым проведена
	в дело подшиваются только подлинники документов или их заверенные копии
	в одно дело подшиваются документы с одинаковым сроком хранения
	документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело
	в дело включается один экземпляр документа
	в дело включаются как правило документы одного года, при ведении дела на протяжении нескольких лет, внутри него устанавливаются годовые разделители
	документы внутри дела располагаются в обратной хронологической последовательности (по датам), в порядке нумерации или в алфавитном порядке
Порядок формирования дел: Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и по хронологии. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу Протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам. Переписку формируют за календарный год в хронологической последовательности, помещая документ-ответ после документа-запроса. Плановые и отчетные документы хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или поступления. Документы в отчетах помещают в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения. Финансовые денежные документы группируют по номерам. Документы в личном деле размещают в такой последовательности: внутренняя опись, заявление о приеме на работу, анкета, листок по учету кадров, автобиография, документы об образовании, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, дополнение к личному листку по учету кадров, дополнение к личному листку по учету поощрений, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.п. в личное дело не подшиваются, т.к. эти сведения записываются в дополнение личному листку по учету кадров.

Индексация дел, т.е. присвоение им условных индексов, имеет большое практическое значение. В небольших организациях индекс дела является его порядковым номером в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. Если номенклатура дел строится для предприятия в целом, дела делятся на тематические разделы, например, организация управления, финансирование, учет и отчетность, работа с кадрами и пр., каждому из которых присваивается номер. При этом индексы дел включают номер раздела и номер дела, например, 3-02. Такой подход используется в приведенном нами примере.

Индекс Заголовок дела Кол-во дел Срок хранения, ст. по перечню Примечание 1. Организация управления 1-01 Устав; нотариально заверенные копии уставных документов Постоянно, ст. 13.а 1-02 Приказы руководства по основной деятельности Постоянно, ст. 6 а 1-3 Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной д-ти 5 лет ст. 6 в 1-04 Должностные инструкции работников предприятия Постоянно, ст.35 а 1-05 Докладные записки сотрудников, представляемые руководству 5 лет ЭПК ст. 43 1-06 Документы ревизий Постоянно, ст.49 1-07 Решения местных органов власти и управления ДМН, ст.16 2. Документационное обеспечение управления 2-01 Журнал регистрации исходящих документов 3 года, ст. 72 б 2-02 Журнал регистрации входящих документов 3 года, ст. 72 б 2-03 Номенклатура дел Постоянно, ст. 67 а 2-04 Инструкция по ведению делопроизводства Постоянно ст. 10 2-05 Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами) ДМН 2-06 Переписка 5 лет ЭПК, ст. 41 2-07 Документы по различным вопросам деятельности ДМН 3. Организация производственной деятельности 3-01 Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности 5 лет ЭПК ст. 224 3-02 Счета-фактуры на реализацию 5 лет ст, 150 3-03 Договоры на реализацию 5 лет ЭПК ст. 391 4. Работа с кадрами 4-01 Приказы о приеме на работу, увольнении, длительных командировках, премировании 75 лет ЭПК, ст. 336 4-02 Приказы о предоставлении от пусков, взысканиях, команди-ровках 5 лет ст. 343, 352 4-03 Книга учета трудовых книжек 50 лет, ст. 358 е Журнал учета командировок и выдачи командировочных удостоверений 5 лет, ст. 358 з 5. Учет и отчетность 5-01 Годовые отчеты по основным видам деятельности Постоянно ст. 135 б 5-02 Лицевые счета по заработной плате 75 ЭПК ст.153 5-03 Годовые бухгалтерские отчеты и балансы Постоянно ст.199 5-04 Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы 5 лет ст. 136 б 5-05 Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции 5 лет ст. 150 При условии завершения проверки (ревизии) 5-06 Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции 5 лет ст. 150 При условии завершения проверки (ревизии) 5-07 Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов 5 лет ст. 152 5-08 Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей 5 лет ст. 150 5-09 Авансовые отчеты 5 лет ст. 150 5-10 Главная книга 5 лет ст.148 При условии завершения проверки (ревизии) 5-11 Кассовая книга 5 лет ст. 148 При условии завершения проверки (ревизии) 5-12 Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности Постоянно ст. 49 5-13 Акты приема-сдачи выполненных работ 5 лет ст. 188 (при отсутствии лицевых счетов - 75 лет) 5-14 Хозяйственные договоры 5 лет ЭПК ст. 186 5-15 Договоры о материальной ответственности 5 лет ст. 189 После увольнения материально- ответственного лица

Если номенклатура дел предприятия объединяет дела отдельных подразделений, индекс 04-02 может означать, что в номенклатуре дел подразделения, имеющего обозначение 04, дело располагается нод номером 02.

Хранение дел

Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов, содержащая перечень входящих в дело документов с указанием основных характеристик документов:

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также для дел, сложных по содержанию. Внутренняя опись помещается в начале дела, в нее вписываются сведения о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись, указывающая цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количества листов самой описи. Внутреннюю опись подписывает ее составитель.

Третья глава посвящена подготовке дел к архивному хранению.