Глава 2. Организация и информационное обеспечение экономического анализа

2.1 Основы организации анализа в экономическом субъекте

2.2 Способы и приемы анализа

2.3 Планирование аналитической работы. Информационная база

2.4 Обработка исходных данных в экономическом анализе и документальное оформление его результатов

2.1. Основы организации анализа в экономическом субъекте

Повышение эффективности хозяйствования во многом зависит от обоснованности, своевременности и целесообразности принимаемых управленческих решений. Все это может быть достигнуто в процессе анализа. Однако только правильно организованная работа по аналитическому исследованию результатов хозяйствования может обеспечить его действенность и эффективность, основательно повлиять на ход хозяйственных процессов. Поэтому организация экономического анализа на предприятиях должна соответствовать ряду требований. Среди них в первую очередь нужно отметить научный характер анализа. Практически это означает, что он должен основываться на новейших достижениях науки и передового опыта, строиться с учетом действия экономических законов в рамках конкретного предприятия, проводиться с использованием научно обоснованных методик.

Проведение анализа должно стать органической частью служебных обязанностей каждого специалиста, руководителя разных уровней хозяйства, обязанностью всех служащих, которые имеют отношение к принятию управленческих решений. Отсюда следует еще один важный принцип организации анализа – обоснованное распределение обязанностей по проведению экономического анализа между отдельными исполнителями. От того, насколько целесообразно это распределение, зависит не только полнота охвата объектов анализа, но и исключается возможность многократного (разными лицами) проведения одних и тех же исследований. Это способствует более эффективному использованию рабочего времени специалистов и обеспечивает комплексность анализа.

Аналитическое исследование должно быть эффективным, это значит, что затраты на его проведение должны быть наименьшими при оптимальной глубине анализа и его комплексности. С этой целью, кроме целесообразности организации, при его проведении должны широко использоваться передовые методики, средства, которые облегчают работу аналитика. Здесь в первую очередь имеются в виду рациональные методы сбора и хранения данных, внедрение в практику экономического анализа ПЭВМ и других технических средств, оргтехники.

Более тщательная организация анализа достигается путем унификации этой работы. Здесь имеется в виду создание таких методик, которые предвидели бы заполнение ограниченного числа специально разработанных таблиц. Они должны быть специфическими для каждого внутрихозяйственного подразделения и в совокупности давать комплексный рисунок результатов хозяйствования. Все показатели таблиц должны быть пригодными для сравнения, оценки, обобщения. Это создает направление для строго очерченного распределения обязанностей по проведению экономического анализа, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности.

Аналитическая работа на предприятии подразделяется на следующие организационные этапы.

1. Выделение субъектов и объектов экономического анализа, выбор организационных форм их исследования и распределение обязанностей между отдельными исследователями.

2. Планирование аналитической работы.

3. Информационное и методическое обеспечение экономического анализа.

4. Аналитическая обработка данных о ходе и результатах хозяйствования.

5. Оформление результатов анализа.

6. Контроль внедрения в производство мероприятий по результатам анализа.

Организационные формы экономического анализа определяются составом аппарата и техническим уровнем управления.

На крупных промышленных предприятиях главный экономист, который является заместителем директора по экономическим вопросам, организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. В непосредственном его подчинении находятся лаборатория экономики и организации производства, планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы, финансовый и другие. В отдельное структурное подразделение может быть выделена лаборатория экономического анализа.

На средних и мелких предприятиях возглавляет аналитическую работу начальник планового отдела или главный бухгалтер. Для координации аналитической работы могут также создаваться технико-экономические советы, в состав которых входят руководители всех отделов, цехов и служб предприятия.

Экономический анализ входит в обязанности работников не только экономических служб, но и технических отделов (главного механика, энергетика, технолога, новой техники и др.). Им занимаются также цеховые службы, руководители бригад, участков и т.д. Только общими усилиями совместной работы экономистов, техников, технологов, руководителей разных производственных служб, обладающих разносторонними знаниями по изучаемому вопросу, можно комплексно исследовать поставленную проблему и найти наиболее оптимальный вариант ее решения.

Примерная схема распределения функций анализа хозяйственной деятельности может быть представлена следующим образом.

Производственный отдел анализирует выполнение плана выпуска продукции по объему и ассортименту, ритмичность работы, повышение качества продукции, внедрение новой техники и технологий, комплексной механизации и автоматизации производства, работу оборудования, расходование материальных ресурсов, длительность технологического цикла, комплектность выпуска продукции, общий технический и организационный уровень производства.

Отделы главного механика и главного энергетика изучают состояние эксплуатации машин и оборудования, выполнение планов-графиков ремонта и модернизации оборудования, качество и себестоимость ремонтов, полноту использования оборудования и производственных мощностей, рациональность потребления материальных и энергетических ресурсов.

Отдел технического контроля анализирует качество сырья и готовой продукции, брак и потери от брака, рекламации покупателей, мероприятия по сокращению брака, повышению качества продукции, соблюдению технологической дисциплины и т.д.

Отдел снабжения контролирует своевременность и качество материально-технического обеспечения производства, выполнение плана поставок по объему, номенклатуре, срокам, качеству, состояние и сохранность складских запасов, соблюдение норм отпуска материалов, транспортно-заготовительные расходы и др.

Отдел сбыта изучает выполнение договорных обязательств и планов поставок продукции потребителям по объему, качеству, срокам, номенклатуре, состояние складских запасов и сохранность готовой продукции.

Отдел научной организации труда и заработной платы анализирует уровень организации труда, выполнение плана мероприятий по повышению его уровня, обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами по категориям и профессиям, уровень производительности труда, использование фонда рабочего времени и фонда оплаты.

Отдел бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтерия) анализирует бухгалтерскую финансовую отчетность, показатели управленческой отчетности, выполнение сметы затрат на производство, себестоимость продукции, выполнение плана доходов, расходов и прибыли, налогообложение, финансовое состояние, платежеспособность предприятия и другие вопросы.

Лаборатория экономического анализа осуществляет составление плана аналитической работы и контроль его выполнения, методическое обеспечение анализа, организует и обобщает результаты анализа хозяйственной деятельности предприятия и его структурных подразделений, разрабатывает мероприятия по итогам анализа.

Планово-экономический отдел осуществляет планирование сметы затрат в целом по предприятию, а также сметы расходов вспомогательных и обслуживающих цехов, общехозяйственных расходов, калькулирование всех видов продукции, устанавливает задание цехам и отделам по снижению себестоимости продукции, осуществляет контроль фактической себестоимости выпуска и продажи продукции.

Такая совместная работа по проведению экономического анализа позволяет обеспечить его комплексность и главное – более квалифицированно, глубже изучить хозяйственную деятельность, ее результаты, полнее выявить неиспользуемые резервы.

Периодически анализ экономики предприятия проводится вышестоящими органами управления. Специалисты этих органов могут изучать отдельные вопросы или проводить комплексный анализ хозяйственной деятельности предприятия. По результатам этого анализа органы управления могут в некоторой степени изменять экономические условия деятельности предприятия.

Вневедомственный экономический анализ выполняется статистическими, финансовыми органами, налоговыми инспекциями, аудиторскими фирмами, банками, инвесторами, научно-исследовательскими институтами и т.д. Статистические органы, например, обобщают и анализируют статистическую отчетность и результаты представляют в соответствующие муниципальные и государственные органы, министерства и ведомства для практического использования. Налоговые инспекции анализируют выполнение предприятиями планов по прибыли, по отчислению налогов в федеральный бюджет и бюджеты других уровней.

Банки и другие кредитные учреждения, инвесторы изучают финансовое положение организаций, их платежеспособность, кредитоспособность, эффективность использования кредитов.

Организации могут пользоваться также услугами специалистов аудиторских и консультационных фирм.

Использование всех форм внутрихозяйственного, ведомственного, вневедомственного и общественного контроля и анализа создает возможности для всестороннего изучения хозяйственной деятельности организации и наиболее полного поиска резервов повышения эффективности производства.