24. Использование функции слияния ms Word.

1. Определяем тип создаваемого документа. Вкладка "Рассылки"→группа"Начать слияние"→"Начать слияние"→"Письма";

2. В той же группе "Выбрать получателей"→"Использовать существующий список…" и укажите путь к файлу базы данных;

3. Вводим постоянную часть текста. В нужных местах вставляем соотвествующие поля базы данных (группа "Составление документа и вставка полей"→"Вставить поле слияния");

4. Если нужно поставить условие, например для изменения обращения в зависимости от пола, то выбираем "Правила"→IF…THEN…ELSE после чего заполнить поля, как на рисунке:

5. Как вы видите, поля отличаются от обычного текста. Чтобы увидеть результат слияния, нажмите кнопку "Просмотр результатов". Поле со стрелочками справа от кнопки, позволяет просмотреть результат слияния для разных записей базы данных;

6. На этом процесс создания писем заканчивается. Все письма можно сохранить в виде одного документа (группа "Завершить"→"Найти и объединить"→"Изменить отдельные документы…"), распечатать ("Найти и объединить"→"Печать документов…") или отослать по электронной почте ("Найти и объединить"→"Отправить электронные сообщения…"). В случае отправки по электронной почте, адрес тоже нужно указывать из поля базы данных.

25. Понятие о макросах в ms Word

Макрос- последовательность операций Word, которую можно записать напрямую или в виде команд языка Visual Basic для приложений. При запуске макроса записанные действия выполняются снова. Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени  повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу. Макросы часто используются для следующих целей: §         для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования; §         для объединения сложных команд; §         для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах; §         для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.

Создание и редактирование макросов.

Макросы можно создавать двумя способами: §         в редакторе Visual Basic. §         с помощью диалогового окна Запись макроса

26. Microsoft Excel. Операции с рабочими листами. Ввод и редактирование данных. Создание рядов прогрессии

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel^[1]) — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic for Application). Microsoft Excel входит в составMicrosoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире. Документ в программе Excel принято называть рабочей книгой. Она

состоит из рабочих листов. В каждом файле может размещаться одна

книга, а в книге – от 1 до 255 рабочих листов. По умолчанию в каждой

книге содержится 3 рабочих листа.

Рабочий лист имеет табличную структуру и состоит из ячеек, которые

расположены на пересечении строк и столбцов. Слева и сверху рабочего

листа находятся адресные полосы: на левой адресной полосе нанесены

номера строк: 1, 2, … (заголовки строк), на верхней адресной полосе –

адреса столбцов: А, В, С … (названия столбцов).

Внизу рабочего поля располагается строка с ярлыками рабочих лис-

тов. Щелкая по ярлыкам, можно переходить от одного листа к другому в

пределах рабочей книги. Ярлык активного листа выделяется цветом, а

надпись на нем – полужирным начертанием. Рабочие листы можно пере-

ставлять (менять местами), копировать, удалять, добавлять (вставлять)

новые листы.

Перемещение рабочего листа осуществляется следующими способа-

ми:

1) перетаскивание мышью с нажатой левой клавишей;

2) вызовом пункта контекстного меню ярлыка Перемес-

тить/скопировать… или команды меню Прав-

ка/Переместить/скопировать лист…. При этом открывается диалого-

вое окно Переместить или скопировать, в котором требуется указать

новое местоположение листа.

!! Поместите Лист1 между листами Лист2 и Лист3.

Копирование рабочего листа осуществляется тоже двумя способами:

1) перетаскивание мышью с одновременно нажатой клавишей Ctrl;

2) аналогично переносу командой Правка/Переместить

/скопировать лист… с установкой флажка Создавать копию в диалого-

вом окне Переместить или скопировать.

!! Скопируйте Лист1 в позицию перед Лист2.

Для ввода в таблицу последовательности чисел, дат и времени с заданным шагом изменения можно использовать диалоговое окно Прогрессия (Series). Для задания типа прогрессии, шага и начального значения выполните следующие действия:

• Выделите первую ячейку, в которой будет располагаться последовательность, и введите начальное значение.

• Выделите заполняемый диапазон ячеек.

• Выберите меню Правка (Edit) команду Заполнить (Fill), Прогрессия (Series).

• Установите в диалоговом окне Прогрессия (Series) (рис. 14.9) переключатель в рамке Расположение(Series in) в позицию по столбцам (Columns), чтобы создать прогрессию в столбцах таблицы, начиная от активной ячейки. Для создания прогрессии в строках таблицы выделите по строкам (Rows).

В группе Тип (Type) укажите тип прогрессии:

• арифметическая (Linear) – каждый последующий член прогрессии увеличивается на величину шага, который вводится в поле Шаг (Step value);

• геометрическая (Growth) значения последующих членов прогрессии определяются как произведение предыдущего члена прогрессии на величину, указанную в поле Шаг (Step value);

• даты (Date) – прогрессия задается положением переключателя в рамке Единицы (Date unit): день(Day), рабочий день (Weekday), месяц (Month) или год (Year);

• автозаполнение (AutoFill) – позволяет заполнить пустые выделенные ячейки. значениями соответствующего ряда, определяемого автоматически. Значения в поле Шаг (Step value) и параметрыЕдиницы (Date unit) в этом случае не задаются;

• в поле Шаг (Step value) задайте шаг профессии (для геометрической прогрессии введенное значение будет являться знаменателем прогрессии);

• чтобы продлить прогрессию, установите флажок Автоматическое определение шага (Trend);

• укажите максимальное значение создаваемого ряда в поле Предельное значение (Stop value). Заполнение ячеек в выделенном диапазоне осуществляется либо до заполнения всего диапазона, либо до достижения элементом ряда предельного значения. В последнем случае несколько ячеек выделенного диапазона могут остаться пустыми. Указывать значение поля Предельное значение(Stop value) не обязательно;

• Нажмите кнопку ОК.