1.2. Нормативная и информационная база учета и анализа материалов

Система нормативного регулирования бухгалтерского учета и анализа – это совокупность нормативных правовых актов и иных документов, регулирующих порядок ведения бухгалтерского учета и анализа, состоящая из следующих уровней:

- нормативные правовые акты, составляющие законодательство Российской Федерации о бухгалтерском учете;

- положения по ведению бухгалтерского учета в Российской Федерации;

- методические рекомендации, отраслевые нормативные документы, документы, разрабатываемые саморегулируемыми профессиональными объединениями;

- рабочие документы организации, регулирующие бухгалтерский учет и анализ конкретной организации.

Первый уровень документов используемых на ОАО «ОЭМК» представлен федеральными законами, Указами президента РФ и Правительства РФ и постановлениями Правительства РФ, регулирующими прямо или косвенно постановку учета материалов в организации. Особое место в этом уровне системы занимает Федеральный закон № 129 ФЗ «О бухгалтерском учете». В данном законе одной из задач бухгалтерского учета является обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за использованием материальных ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами. Рассмотрены формы бухгалтерской отчетности, в которых содержится информация о материальных запасах организации [3].

В главе 25 «Налог на прибыль организации» Налогового кодекса рассмотрены затраты налогоплательщика, которые относятся к материальным расходам. Определен порядок формирования стоимости материалов, выделены методы их оценки при списании. В главе 21 «Налог на добавленную стоимость» выделены материалы, реализация которых не подлежит налогообложению.

Весьма важным документом первого уровня системы является Гражданский кодекс РФ, в котором, в частности, раскрыты основы договорной работы, являющейся основой формирования оправдательной и первичной учетной документации, в том числе и по учету материалов, а также заложены подходы в отражении конкретных хозяйственных операций с материалами в бухгалтерском учете. Регулирует порядок перехода права собственности на материалы, порядок заключения договоров купли-продажи.

Ко второму уровню системы нормативного регулирования относится Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, в котором отражаются правила оценки сырья и материалов.

ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» устанавливает основы формирования и раскрытия и изменения учетной политики организаций. При ее утверждении руководителем организации, касаемо учета материалов, учитываются:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

- формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

- порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

- способы оценки активов и обязательств;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

- порядок контроля за хозяйственными операциями.

Сюда же относится основной документ, регулирующий порядок бухгалтерского учета материалов ПБУ 5/01 «Учета материально-производственных запасов», который устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах организации. Описываются правила оценки материалов при приобретении, способы оценки МПЗ при их отпуске в производство, а также порядок их отражения в бухгалтерской отчетности.

Методические указания, инструкции, рекомендации в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета относятся к документам третьего уровня. Они призваны конкретизировать основные положения, изложенные в нормативных документах первого и второго уровней.

Так, методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов определяют порядок организации бухгалтерского учета материально-производственных запасов на основе положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01). Также рассмотрены основные задачи учета материалов и требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету материалов, порядок проведения инвентаризации и проверки материальных запасов.

На основе Методических указаний организации разрабатывают внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля за использованием материалов. В указанных документах могут устанавливаться:

- формы первичных документов по приему, отпуску (расходованию) и перемещению материалов и порядок их оформления (составления), а также правила документооборота;

- перечень должностных лиц подразделений, которым доверено получение и отпуск материалов;

- порядок осуществления контроля за обеспечением экономного и рационального расходования (использования) материальных запасов в производстве, в обращении, правильным ведением учета, достоверностью отчетов об их расходовании и т.п.

Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды определяют правила учета:

- операций по поступлению специальных инструментов, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды;

- отпуска специальной оснастки и специальной одежды в производство (эксплуатацию) и порядок включения их стоимости в затраты производства;

- выбытия специальной оснастки и специальной одежды.

В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств определен порядок проведения инвентаризации материалов.

К третьему уровню также относится План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкция по его применению [7]. Материалы должны отражаться в организации на счете 10 «Материалы». Фактическая себестоимость запасов может формироваться двумя способами: с применением счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» и без их применения. Также при учете материалов используются счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».

В четвертый уровень системы регулирования входит бухгалтерский баланс, в котором материалы отражаются по строке 211. В приложении к бухгалтерскому балансу в разделе «Расходы по обычным видам деятельности (по элементам затрат)» по строке 710 отражается стоимость материалов, списанных на себестоимость продаж.

В бизнес-плане предприятия определяются потребности в материальных запасах и соответственно планирование закупок на предстоящий период. Бизнес-план устанавливает общие уровни производства и материальных запасов на соответствующий горизонту планирования срок. Первоочередная цель заключается в том, чтобы определить нормы производства, которые позволят выполнить поставленные в стратегическом бизнес-плане задачи.

Договор поставки, как правовой документ, регулирует взаимоотношения поставщика и покупателя по поставке материалов и является единственным юридическим фактором, на основании которого возникает обязательство по поставке. В нем указаны условия поставки: график поставок, порядок оплаты, меры ответственности за нарушение продавцом своих обязательств по поставке материалов и меры ответственности покупателя за несвоевременную оплату поставленного товара.

План материально-технического снабжения содержит распределенные по видам сырья и продукции данные о средних нормах расхода материалов, выпуске продукции по плану, потребности на плановый объем продукции, потребность всего и источники обеспечения потребности (внутренние, внешние). Кроме плана материально-технического обеспечения, источниками информации анализа использования материалов являются бухгалтерский баланс (Приложение 1) предприятия, отчет о прибылях и убытках (Приложение 2), приложение к бухгалтерскому балансу (Приложение 3), заявки, договоры на поставку сырья и материалов (Приложение 4), формы статистической отчетности о наличии и использовании материальных ресурсов, плановые и отчетные калькуляции себестоимости выпускаемых изделий и др.

В зависимости от целей анализа, от периодичности его проведения в качестве информационной базы выступает различная учетная, отчетная и нормативная документация.

С целью принятия оперативных решений в качестве источников информации могут привлекаться данные первичных документов, отражающих поступление и расходование материалов (товарные накладные, счета-фактуры (Приложение 5), ведомости выдачи материалов на нужды организации, накладные (требования) и т.д.), данные учетных регистров (книги складского учета (Приложение 6), оборотных ведомостей по субсчетам (Приложение 8), и др.), заключенные с поставщиками договора на поставку материальных ценностей (Приложение 9). Кроме этого, широко используется информация о хозяйственной деятельности предприятия за предыдущие периоды, а также других организаций, позволяющая судить о темпах изменения результатов работы или месте организации в отрасли.

Таким образом, учет и анализ материалов осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Основным среди них является положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), в котором описываются правила оценки материалов при приобретении, способы оценки материалов при их отпуске в производство, а также порядок их отражения в бухгалтерской отчетности. При проведении анализ наибольшую важность составляют данные бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерскому балансу, а также некоторых первичных документов.

2. ДЕЙСТВУЮЩАЯ ПРАКТИКА ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ

2.1. Особенности организации учета материалов на складе

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на ОАО «ОЭМК» создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов.

Материалы поступают в организацию от поставщиков на основании заключенных договоров поставки. Поставщики материалов одновременно с отгрузкой продукции направляют покупателю сопроводительные документы (счета-фактуры, накладные и др.). Полученные ценности сдаются на склад уполномоченным лицом или представителем отдела снабжения (маркетинга) под расписку заведующего складом на сопроводительных документах. С заведующим складом (кладовщиком) обязательно должен быть заключен типовой договор о полной материальной ответственности.

При поступлении материалов от поставщиков заведующий складом проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов поставщика. Если расхождений нет, то заведующий складом выписывает приходные ордера (ф. М-4) на все количество поступивших материалов в одном экземпляре на каждый вид материалов в день их поступления. Бланки приходных ордеров выдаются заведующему складом в заранее пронумерованном виде. Можно приходовать материальные ценности без выписки приходного ордера, если нет расхождений между фактически принятым количеством материалов и количеством, указанным в сопроводительных документах поставщика. В данном случае на документе поставщика заведующий складом ставит штамп, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере [9].

Если при приемке материалов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов (недостача, излишки, пересортица) или имеет место неотфактурованная поставка (поступление материалов без сопроводительных документов поставщика), заведующий складом вместе с представителем поставщика или независимой организации составляет акт о приемке материалов (ф. М-7) в двух экземплярах. В этих случаях приходные ордера не составляются и акт является одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчетов с поставщиком. Второй экземпляр акта передается поставщику.

Если в течение дня несколько раз осуществляются поставки однородного груза, то можно выписывать один приходный ордер в целом за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой отдельной приемке с подведением общего итога за день.

Пример 1: По договору с поставщиком ОАО «ОЭМК» приобретает в марте 2009 г. партию материалов, стоимость которых в договоре не оговорена. Рыночная стоимость материалов без НДС составляет 6500000 руб. Материалы доставлены поставщиком в марте. Расчетные документы от поставщика поступили в апреле. Согласно этим документам стоимость материалов составляет 7929492 руб. (в том числе НДС - 1049492 руб.). Данные операции оформлены проводками, представленными в табл. 2.1.

Таблица 2.1