9.8 Інші види запитів

Запит за зразком (Запрос на выборку) має жорстко задані умови (Посада="інженер" or "технолог" та інші). Оперативно змінити їх важко. Враховуючи це, в Access передбачено спеціальний запит на вибірку - "запит із параметром". При створенні такого запиту умова відбору в вікні конструктора запиту розпочинається зі службового слова (команди) Like , за яким в прямокутних дужках записується текст звернення до користувача, наприклад:

Like [Введіть назву Виробника]

Після запуску на виконання створеного таким чином запиту на екран виводиться вікно "Введите значение параметра", в якому відображається текст «Введіть назву Виробника» і є поле, в яке можна ввести одне з можливих значень параметра як конкретну умову відбору при даному зверненні до запиту.

Крім полів, вибраних із таблиць, у нижній частині вікна запиту на вибірку можуть формуватися поля, що можуть бути визначені за значенням інших полів таблиць (розрахункові поля), та підсумкові поля з результатами групових операцій.

Для формування розрахункових полів використовують арифметичні вирази і вбудовані функції. Вираз уводять до порожньої комірки рядка "Поле" вільного стовпця бланка запиту. Після імені поля записують вираз, який відокремлюють від імені двокрапкою (:). Наприклад, до підсумкової таблиці слід включити поле, в якому необхідно підрахувати вартість кожного виду товару, якщо відомі ціна одиниці товару та кількість одиниць. В цьому випадку поле, що визначається, матиме такий вигляд:

Вартість : [Ціна] * [Кількість]

9.9 Проектування та використання форм

Форми – це об’єкти, за допомогою яких формується зовнішній вигляд доступної користувачу інформації. Зокрема, їх можна розглядати як бланки, що підлягають заповненню, або маски, що накладається на набір даних. Бланк-форма дозволяє спростити процес заповнення бази даними, завдяки чому з'являється можливість доручити введення інформації персоналу невисокої кваліфікації. Маска-форма дозволяє обмежити обсяг інформації, доступної користувачу, зокрема, блокує службову і засекречену інформацію. Форму можна красиво прикрасити, щоб робота з нею не втомлювала, в ній можна використати автоматичні елементи, які дозволяють спростити заповнення деяких полів, що повторюються.

Форми створюються на основі вже існуючих таблиць або запитів. Вони не містять інформації про конкретні дані БД, а лише задають правила подання та опрацювання тих даних, які знаходяться в таблицях. В той же час використання форм дає можливість представити дані в найбільш ефектній та ефективній формі і зробити процедуру роботи з БД зручнішою.

На основі однієї і тієї ж таблиці можна створити різноманітні форми, що відрізняються складом полів та їх групуванням, елементами оформлення і т.д.

Для створення нової форми необхідно у вікні бази даних пере­йти на вкладку Формы і клацнути мишкою на кнопці Создать. З'явиться діалогове вікно Новая форма, в якому слід відкрити список доступних таблиць і запитів, а потім вибрати ту таблицю (або запит), на основі якої буде створюватися форма. Далі потрібно вибрати спосіб проектування форми.

Access 2003 надає користувачу можливість створити форму вручну (спосіб Конструктор), автоматизовано ( Мастер форм, Диаграмма, Сводная таблица) або автоматично ( Автоформы: в столбец, ленточная, табличная, сводная таблица, сводная диаграмма).

Самий простий спосіб полягає у використанні автоформ - у цьому випадку після клацання миші по кнопці ОК Access самостійно виконає всі необхідні дії й подасть цілком готову форму обраного виду. Як приклад на рис. 9.5 подані дві автоформи. Перша - це Автоформа: в столбец. У ній всі поля виводяться в стовпець, причому в будь-який момент відображається тільки один запис. Номер поточного запису виведений у центрі нижнього рядка форми. Інші записи прогля­да­ють­ся за допомогою кнопок прокручування, розташованих зліва і справа від номера поточного запису. Друга форма – це Автоформа: ленточная. В ній кожний запис займає окре­­мий рядок - стрічку. Що ж стосується табличної автоформи, то представлення даних в ній практично не відрізняється від представлення самої таблиці.

Рисунок 9.5 - Автоформа: ленточная

При виборі способів Мастер форм, Диаграмма або Сводная таблица проектування форми проводиться в діалоговому режимі по інструкціях, що видаються відповідним Майстром. Ці способи більш трудомісткі, але і більш гнучкі. Вони дозволяють користувачу вибирати підхожі варіанти виконання окремих етапів проектування з декількох запропонованих.

Самим гнучким є спосіб Конструктор. При виборі цього способу користувачу надається цілий комплекс засобів для проектування форми, включаючи спеціальну панель інструментів, вікно елементів керування і т.п. Незважаючи на це, на практиці цей спосіб застосовується рідко. Навіть досвідчені користувачі віддають перевагу створенню форми в автоматичному або автоматизованому режимі, залишаючи за собою можливість відредагувати її ( при необхідності ) вручну.

Будь-яка форма може бути подана в одному з трьох видів: робочому, проектному або табличному. Робоче подання форми викликається клацанням миші по кнопці Открыть на вкладці Формы. Для переходу до іншого подання форми можна використовувати пункт Вид головного меню або кнопку Представление формы (вона звичайно розташована в лівій частині панелі інструментів Конструктор форм і дозволяє розкрити список можливих варіантів). На рис. 9.5 форми подані в робочому виді, тобто в такому виді, у якому вони будуть використовуватися безпосередніми користувачами. Саме в робо­чому поданні форм звичайно виконується робота з редагування записів, введення нових даних у таблицю і т.д.

Для редагування даних в окремих полях достатньо клацнути мишкою в потрібному полі форми: там з'явиться текстовий курсор і можна вводити або змінювати дані звичним способом. Для виконання операцій з окремими записами необхідно їх спочатку виділити клацанням миші на службовому стовпчику, а потім відпрацювати відповідну команду з підменю пунктів головного меню Записи або Правка. Зокрема, можна запис видалити, вирізати або скопіювати в буфер обміну; додати з буфера обміну у форму; вставити порожній запис. Крім того, можна відсортувати записи по попередньо виділеному полю в порядку зростання або спадання; застосувати функцію пошуку або заміни; установити фільтри для відображення тільки записів, що задовольняють сформульованим умовам. Остання можливість деякою мірою дублює можливості запитів, при використанні варіанта Расширенный фильтр навіть вікно вибору критерію практично збігається з вікном проектування запиту. У той же час слід зазначити, що у формах не можна приховувати виведення окремих полів (стовпчиків) і не можна виконувати обчислення.

Табличний вид характери­зується повною відсутністю керуючих елементів і якогось оформлення форми. Його корис­ність обумовлена великим обся­гом інформації, яка одночасно відображається на екрані.

Проектне представлення використовується для редагування форм.