9.4 Робота з таблицями Access

СУБД Access дозволяє виконувати з таблицями цілий ряд різноманітних операцій. До них відносяться операції над таблицями в цілому (друк таблиць, копіювання або видалення в буфер обміну, створення нових копій, повне вилучення, перейменування, приховування і т.д.), а також операції над окремими елементами таблиць (зміна висоти рядків або ширини стовпчиків, вилучення і вставка рядків і стовпчиків, приховування і закріплення стовпчиків, зміна шрифтів і т.д.). Особливу групу складають операції пошуку даних у таблиці, сортування за зростанням або спаданням величини значень, установки і зняття фільтрів.

Для виконання різних операцій над даними в Access можна використовувати різноманітні засоби. Одним із найбільш зручних способів є використання контекстних меню, зміст яких залежить від того, який саме об'єкт таблиці виділений у момент виклику контекстного меню.

Контекстне меню таблиці викликається, якщо клацнути правою кнопкою на значку виділеної таблиці у вікні База данных.

Перші дві команди Открыть та Конструктор мають те ж саме призначення, що й аналогічні кнопки у вікні БД. Команди Печать та Предварительный просмотр дозволяють переглянути виділену таблицю перед друком та вивести її на друк. Команда Вырезать - вилучає виділену таблицю і розміщує її в буфер обміну; команда Копировать розміщує таблицю в буфері обміну без вилучення з бази даних; команда Удалить вилучає таблицю з бази даних без розміщення в буфері обміну. Команда Переименовать - дозволяє дати інше ім’я таблиці, за допомогою команди Создать ярлык можна створити і помістити ярлик таблиці на робочий стіл Windows для швидкого доступу до її даних. Команди Сохранить как і Экспорт дозволяють зберегти виділену таблицю в зовнішній базі даних або в поточній.

Команда Свойства застосовується частіше усього для заборони доступу до таблиці особам, що не мають на це право. При відпрацьовуванні цієї команди з'явиться діалогове вікно Свойства, у якому необхідно встановити атрибут Скрытый и натиснути ОК. Ім'я таблиці буде вилучене з вікна бази даних. Для відновлення імені слід відпрацювати пункт меню Сервис Þ Параметры і, у вікні, що відкрилося, установити прапорець Скрытые объекты, після чого натиснути ОК. Ім'я прихованої таблиці з’явиться у вікні бази даних і за допомогою команди Свойства можна буде відмінити атрибут Скрытый.

Для виконання операцій із рядками необхідно, насамперед, виділити потрібний рядок клацанням миші в службовому стовпчику (у лівій частині рядка). Для виділення декількох рядків необхідно клацати мишкою на відповідних рядках при натиснутій клавіші [Shift]. Після цього достатньо клацнути правою кнопкою миші для появи контекстного меню рядків. Команди цього меню дозволяють вставляти новий запис, вилучати записи, . задавати висоту рядків таблиці (причому, не тільки виділених, але і всіх інших), вилучати або копіювати рядки в буфер обміну, а також вставляти вміст буфера у виділену область таблиці.

Для виклику контекстного меню стовпчиків необхідно спочатку виділити потрібний стовпчик або групу стовпчиків, клацнувши мишкою на імені стовпчика (при виділенні кількох стовпчиків ця операція виконується при натиснутій клавіші [Shift]). Далі слід клацнути правою кнопкою миші на імені виділеного стовпчика. Контекстне меню стовпчиків містить команди, що дозволяють виконати операцію сортування даних, а також операції над виділеними стовпчиками. Зокрема, можна змінити ширину виділеного стовпчика, перейменувати поле таблиці, видалити стовпчик таблиці або вставити порожнє поле (зліва від виділеного). Після виконання команди Скрыть столбцы стовпчики, що виділені раніше зникають з екрана (стають невидимими). Команда Закрепить столбцы дозволяє встановити режим, при якому деякі стовпчики завжди залишаються в лівій частині екрана, не зникаючи з поля зору навіть при прокручуванні таблиці. Слід зазначити, що скасувати дію двох останніх команд можна тільки за допомогою контекстного меню заголовка таблиці.

Контекстне меню окремої комірки таблиці викликається клацанням правої кнопки миші на деякій комірці і містить набір команд, що дозволяють встановити або вилучити фільтр, переглянути всі записи, окрім виділеного, виконати сортування даних, вставити об'єкт (якщо виділене відповідне поле), замінити його або перетворити. Крім того, у меню є вже знайомі команди Вырезать, Копировать, и Вставить, застосовувані в даному випадку відносно вмісту виділеної комірки.

Контекстне меню заголовка таблиці викликається клацанням правої кнопки миші в полі заголовку відкритої таблиці. Цілий ряд команд цього меню пов'язаний з установкою і зняттям фільтрів: Изменить фильтр, Применить фильтр, Удалить фильтр. Крім того, є команди Шрифт..., Режим таблицы..., Отобразить столбцы... . Перша з цих команд викликає діалогове вікно, у якому можна вибрати вид шрифту і стиль намалювання символу, розмір і колір символів, деякі інші атрибути. Друга команда дозволяє встановити вигляд сітки (призначити або відмінити горизонтальні і/або вертикальні лінії сітки, вибрати колір ліній та колір фону), по третій команді можна відновити на екрані раніше заховані стовпці.

Іноді при редагуванні таблиць виникає задача зміни порядку розташування стовпців. Для виконання цієї операції достатньо виділити потрібний стовпець, установити покажчик миші на ім'я стовпця, натиснути кнопку миші і, не відпускаючи її, перемістити стовпець у потрібне місце пересуванням миші.