9.3 Створення таблиць бази даних ms Access

Таблиці - це основні об'єкти бази даних. Вони містять конкретну (фактичну) інформацію, для зберігання якої і створюється база даних. В найпростіших випадках база даних може містити одну таблицю, проте в реальних базах даних таблиць може бути багато.

Дані в таблицях організовані в стовпчики (поля) і рядки (записи). Сукупність полів таблиці визначає структуру таблиці. При створенні таблиць в першу чергу проектується структура таблиці, тобто у відповідності з призначенням таблиці встановлюється перелік її полів та задаються їх властивості.

Для проектування структури таблиці у вікні бази даних (див. рис. 9.1) слід вибрати вид об’єктів Таблицы і потім клацнути мишею на кнопці Создать. На екрані з'явиться вікно зі списком можливих способів створення таблиці: Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Связь с таблицами. Зауважимо, що до перших трьох способів можна звернутися і безпосередньо, вибравши відповідний пункт в правій частині вікна бази даних (див. рис. 9.1).

О дним з найуніверсальніших режимів проектування нової таблиці є режим Конструктор. При виборі цього режиму з’являється нове вікно з трьома колонками у верхній частині: Имя поля, Тип данных, Описание (див. рис.9.2). У ці колонки послідовно вводяться зазначені характеристи­ки кожного з полів (стовпчиків) таблиці, що створюється.

Имя поля може мати до 64 символів, у тому числі літер кирилиці, проміжків та спеціальних символів (за винятком крапок, знаків оклику і прямо­кутних дужок). Ім’я поля повинно бути унікальним, по можливості коротким і мати інформативний характер.

Описание являє собою, як пра­ви­ло, коментар, що нагадує про при­зна­чення (зміст) даного поля. Введення його не обов'язкове, проте надалі при запов­нен­ні відповідного поля табли­ці в рядку стану завжди буде з'являтися введений опис, що буде нага­ду­вати про призначен­ня чи особливості формування поля.

Тип данных поля визначається значеннями, які передбачається вводити в це поле. Він вибирається зі списку допустимих типів, що розкривається після клацання мишкою по кнопці в правій частині поля Тип данных (див. рис. 9.2).

Таблиця 9.1 - Допустимі типи даних

Тип даних	Зміст поля	Розмір
Текстовый	Текст або числа, які не потребують проведення обчислень, наприклад, номери телефонів	До 255 символів
Поле МЕМО	Великий за обсягом текст або комбінація тексту і чисел	До 64 000 символів
Числовой	Числові дані, які будуть використовуватися для проведення обчислень	1, 2, 4, 8 байт
Дата/время	Значення дат та часу в межах від 100 до 9999 року	8 байт
Денежный	Значення грошових сум з точністю до 15 знаків в цілій та до 4 знаків в дробовій частинах	8 байт
Счетчик	Унікальні послідовно зростаючі (на 1) або випадкові числа, що автоматично вводяться самою програмою при введенні кожного нового запису	4 байт
Логический	Логічні значення та поля, що можуть містити тільки одне з двох можливих значень ( Да/Нет)	1 біт
Поле объекта OLE	Об'єкт, впроваджений в таблицю Microsoft Access або зв'язаний з нею	До 1 Гбайт
Гиперссылка	Використовується для зберігання гіперпосилань: адреси Web-сторінок Інтернет

Крім того, у списку допустимих типів знаходиться Мастер подстановок, що насправді не являється типом даних, однак використовується для автоматизації заповнення бази даними. За його допомогою можна подавати поля у вигляді списку або комбінованого списку визначених полів. Вибір цього типу завантажує Мастер подстановок, що створює поле підстановок.

Після вибору типу даних необхідно уточнити параметри поля. Список можливих параметрів, що залежить від обраного типу даних, відображається в нижній частині вікна таблиці (рис. 9.2).

Размер поля визначає максимальну довжину текстового поля (до 255 символів). Для числових полів обмежує допустимі значення шляхом вибору одного з таких варіантів:

Байт ( 1 байт )	-	числа від 0 до 255 без дробової частини
Целое ( 2 байта )	-	числа від -32 768 до 32 767 без дробової частини
Длинное целое (4 байта)	-	числа від -2 147 483 648 до 2 147 483 647 без дробової частини
С плавающей точкой ( 4 байта )	-	числа від -3.402823E38 до 3.402823E38 , до 7 знаків після коми
С плавающей точкой ( 8 байт )	-	числа від -1.79769313486232E308 до 1.79769313486232E308, до 15 знаків після коми

Формат поля визначає формат відображення даних. Його можна вибрати з уже створених форматів або створити заново. Так, наприклад, для поля типу Дата/время можна встановити один з таких параметрів:

Полный формат даты ( наприклад, 12.03.98 14:00:00 ).

Длинный формат даты ( наприклад, 12 марта 1998 г. ).

Средний формат даты ( наприклад, 19 авг. 93 г. ).

Краткий формат даты ( наприклад, 19.08.93 ).

Длинный формат времени ( наприклад, 12:20:00 ).

Средний формат времени ( наприклад, 02:20 РМ ).

Краткий формат времени ( наприклад, 14:20 ).

Після введення інформації про всі поля створюваної таблиці необхідно клацнути мишею на кнопці закриття вікна проектування таблиці. З'явиться запит: чи зберігати структуру таблиці ? Потрібно клацнути мишею по кнопці Да. Далі з'явиться ще одне діалогове вікно, в якому слід зазначити назву створеної таблиці і натиснути кнопку ОК. Якщо ж натиснути ОК без введення імені, то таблиця буде збережена під ім'ям Таблица1 (або Таблица2, Таблица3..., якщо попередні імена вже існують).

Подвійне клацання мишкою на імені створеної таблиці в вікні бази даних призводить до відкриття таблиці для заповнення, редагування або перегляду.

Таблиця Access завжди містить один порожній запис. Якщо це тільки-що створена таблиця, то цей запис єдиний в таблиці. Якщо ж таблиця вже заповнена даними, то порожній запис знаходиться наприкінці таблиці. Саме в цей порожній запис вводяться дані. Після завершення введення запису Access створює новий порожній запис і т.д. Рядок, що заповнюється або редагується, завжди відзначений у службовому стовпчику (у лівій частині екрана) трикутним маркером або маркером у вигляді олівця (на початку заповнення).

Поле типу Счетчик заповнюється автоматично. Для введення даних в інші поля необхідно спочатку вибрати потрібне поле клацанням миші на ньому або за допомогою клавіш керування курсором. Обране поле стає активним, у ньому з'являється текстовий курсор і можна вводити або змінювати дані точно так само, як у Word або Excel. При активізації поля в статусному рядку з'являється його опис, введений при створенні структури таблиці.

При додаванні записів у вже заповнену таблицю можна використовувати команду Записи Bвод данных. У цьому випадку вже наявні записи не будуть відображатися на екрані. Для повернення до режиму відображення всіх записів достатньо відпрацювати команду Записи Удалить фильтр.

Для вилучення запису з таблиці її необхідно спочатку маркірувати (клацнути мишкою на службовому стовпчику), а потім відпрацювати команду Правка Удалить запись. Access виведе запит на підтвердження видалення і тільки після клацання миші на кнопці ДА запис буде вилучений остаточно.

Введені в таблицю дані автоматично зберігаються на диску без будь-яких спеціальних дій.