Разновидности документов. Классификация первичных документов.

По своему назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительным документом оформляют поручение совершить хозяйствен­ную операцию. К таким документам относятся доверенности, наряды, приказы.

Но основанием для записи в бухгалтерские регистры распорядительные до­кументы не служат. Они имеют большое значение для предварительного контро­ля над правильностью, т.е. юридической и экономической обоснованностью, совершения операций.

Оправдательные документы содержат сведения о совершившихся хозяйствен­ных операциях. Например: приходные и расходные накладные, различные акты, кассовые чеки и др.

Документы бухгалтерского оформления — это различные расчеты и справ­ки, составляемые бухгалтерией и служащие основанием для дальнейших учет­ных записей. К ним, например, относятся расчетная ведомость на заработную плату, расчет амортизационных отчислений, справки об ошибках, обнаружен­ных в учетных регистрах и подлежащих устранению посредством дополнитель­ных записей и т.п.

Комбинированными называют документы, имеющие несколько назначений из числа указанных выше. Например, расходный кассовый ордер вначале содержит распоряжение о выдаче наличных денег из кассы, а затем после совершения этой операции становится оправдательным документом. Распорядительное и оправда­тельное назначение имеют товарно-транспортные накладные, требования на по­лучение материалов со склада.

Расчетно-платежная ведомость на заработную плату, которая заменяет со­бой составляемые порознь расчетную и платежную ведомости, является сначала документом бухгалтерского оформления, потом при передаче ее в кассу играет роль распорядительного документа и, наконец, после выплаты денег становится оправдательным документом.

Такое комбинирование назначений сокращает общее количество докумен­тов и поэтому широко распространено.

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на пер­вичные и сводные.

Первичные документы составляются непосредственно в процессе соверше­ния той или иной операции, и они становятся самым первым письменным свиде­тельством ее осуществления. Таковы, например, кассовые ордера, платежные поручения, накладные, приемосдаточные акты, препроводительные ведомости к сумме с денежной выручкой, акты об установленном расхождении в количест­ве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей.

Сводный документ — это первая ступень обобщения сведений, содержа­щихся в нескольких первичных документах, которая предшествует их бухгал­терской обработке.

Сводными документами являются товарные отчеты материально ответствен­ных лиц, кассовые отчеты кассира, отчеты подотчетных лиц об израсходовании ими денежного аванса (авансовые отчеты).

В зависимости от количества зарегистрированных операций первичные до­кументы делятся в свою очередь на разовые и накопительные.

В каждом кассовом ордере, чеке, требовании, накладной фиксируют един­ственную, однократно совершенную операцию. Такие документы называются разовыми.

В накопительном документе отражают несколько однородных хозяйственных операций по мере их совершения на протяжении некоторого промежутка времени (суток, недели, месяца). Таковы, например, дневные заработные карты и месячные лимитные карты, оформляющие многократный отпуск товарно-материальных цен­ностей от одного материально ответственного лица к другому, путевые листы автома­шин (если они не совмещены с товарно-транспортными накладными) и др.

Значение документирования заключается в том, что документы являются исходным пунктом бухгалтерского учета; основанием для любой бухгалтерской записи, отражающей совершившуюся хозяйственную операцию и ее по­следствия, может быть только документ. В качестве основного источника сведе­ний документы используют и при проведении ревизий, имеющих целью прове­рить законность и хозяйственную целесообразность отдельных операций и всей деятельности предприятия, а также правильность выполнения учетных про­цедур, достоверность отчетности. Осуществляя детальный экономический анализ какого-либо участка или стороны деятельности предприятия, документы зачастую прилагают к исследованию информации, содержащейся в отдельных доку­ментах. Наконец, за документами закреплена роль юридических доказательств при возникновении имущественных, трудовых и иных споров или предъявлении претензий и исков.

Все это говорит о чрезвычайной важности документов. Поэтому огромное значение придается правильности и четкости оформления документов, своевре­менности их составления, точности фиксации в них хозяйственных операций.