Сущность и значение бухгалтерских документов

Бухгалтерский документ - это бумажный или машинный носитель инфор­мации, дающий право на совершение хозяйственной операции или подтверждаю­щий факт ее использования.

Первичные бухгалтерские документы – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение.

Велика роль документов для предварительного и последующего контроля над законностью хозяйственных операций, для более эффективного использования ма­териальных, трудовых и финансовых ресурсов организации. Документы являются письменным доказательством при рассмотрении исков и претензий в судах и арбит­ражах. Важную роль документы играют в контроле над сохранностью собственно­сти. Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств, произ­водимых на основании правильно оформленных документов, предотвращает возможность злоупотребления.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения опе­рации. На основе первичных документов для контроля и упорядочения, для об­работки данных могут составляться сводные учетные документы. При реализа­ции товаров (продукции) за наличный расчет допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании кассовых чеков и других аналогичных документов.

Ответственность за обеспечение контроля проводимых хозяйственных опера­ций и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации. Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства зафиксированы двумя лицами, имеющими право подписи на них согласно утверж­денному руководителем организации перечню: первая подпись - лица, пред­ставляющего функцию общего руководства, вторая - лица, представляющего бухгалтерскую функцию в управлении организации. При отсутствии главного бухгалтера руководитель организации назначает контролера, имеющего право второй подписи на документах и несущего определенную ответственность.

Операция, связанная с приемом и выдачей денежных средств, материальных ценностей и других объектов имущества, сопровождается составлением первич­ного документа, а участвующие в ней физические лица и представители юриди­ческих лиц получают юридически полноценные его копии. Обязанность обеспе­чить участников операции копиями возлагается на организацию, оформляющую эту операцию.

Первичные документы признаются доказательными, если они содержат сле­дующие обязательные реквизиты, т.е. показатели: наименование документа, дата и место его составления; наименование организации, от имени которой состав­лен документ; содержание и количественное измерение хозяйственной опера­ции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственной операции; личные подписи или иные знаки, однозначно идентифицирующие личности людей, совершивших операцию.

В зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация, офор­мившая такие документы, обязана за свой счет и своими силами сделать их копии на бумажных носителях по требованию своих клиентов, контрольных или су­дебных органов.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответствен­ность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержа­щихся в них сведений, а также за передачу их в установленные сроки для отра­жения в бухгалтерском учете.

В первичные документы внесение поправок, не подтвержденных участника­ми хозяйственной операции, не допускается. При этом в денежных (банковских и кассовых) документах не должно быть никаких исправлений.

Сроки обработки информации и качество учета зависят от документооборо­та, т.е. движения документа от момента его составления до хранения в архиве. Порядок, сроки и пути прохождения документов фиксируются в графике. Доку­ментооборот должен быть построен по рациональной схеме, охватывающей число промежуточных инстанций и минимальное количество времени их на­хождения.

Документ - это письменное свидетельство права на совершение той или иной операции или ее фактического исполнения.

Каждый счет бухгалтерского учета собирает и накапливает информацию о движении отдельного объекта учета. Для подтверждения полноты и правиль­ности записей на счетах в целях руководства хозяйственной деятельностью необходимо иметь общую картину остатков и оборотов по всем счетам, а так­же получить общие суммы остатков и оборотов, просуммировав все записи по счетам, т.е. данные всех учетных объектов (всех счетов) нужно собрать вместе, обобщить.

Обобщение и проверка проводятся в специальных таблицах, которые назы­ваются оборотными ведомостями.

Оборотные ведомости составляются отдельно по счетам синтетического и ана­литического учета за каждый отчетный (налоговый) период.

Откроем счета, запишем в них операции, подсчитаем обороты и выведем сальдо на конец месяца.

Как мы видим, оборотная ведомость по синтетическим счетам — это таблица, отражающая обороты и остатки по синтетическим счетам. Заполняется она на основании данных всех синтетических счетов, ведущихся на предприятии. В обо­ротной ведомости записываются наименование синтетического счета, его номер (шифр), затем приводятся три пары колонок:

1. начальное сальдо;

2. обороты (за месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год);

3. конечное сальдо (прил. 2).

Если все операции по счетам были разнесены верно, то итоги каждой пары колонок будут между собой равны. Чем объясняется это равенство?

Первая пара итогов: равенство начального остатка по дебету и кредиту вытекает из равенства итога актива и пассива баланса на начало отчетного (налогового) периода (сумма средств предприятия всегда равна сумме их источников).

Вторая пара итогов: равенство оборотов по дебету и кредиту обусловлено методом двойной записи операций на счетах в одинаковой сумме.

Третья пара итогов: равенство конечных остатков по дебету и кредиту выте­кает из равенств первой (равенства средств и источников) и второй пары (метода двойной записи) итогов.

Итак, равенства итогов оборотной ведомости основываются на двойствен­ном отражении хозяйственных операций на счетах. Значит, нарушение равен­ства итогов оборотной ведомости свидетельствует об ошибке, вызванной нару­шением двойственности отражения операций на счетах.

Двойственное отражение — это запись хозяйственной операции в дебет од­ного и в кредит другого счета в одинаковой сумме.

Оборотная ведомость используется не только для контроля, но и для анализа хозяйственной деятельности предприятия.

По собранным в одну таблицу данным всех ведущихся на предприятии сче­тов можно установить изменения в составе средств и источников, проанализи­ровать итоги финансовых результатов.

Для предприятий, применяющих форму бухгалтерского учета Журнал-Глав­ная, оборотной ведомостью и основанием для составления баланса будет являть­ся сама книга учета Журнал-Главная, в которой совмещаются регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись).

Итак, оборотная ведомость является средством обобщения данных бухгал­терского учета. Назначение оборотной ведомости по синтетическим счетам - контрольное: проверка полноты и правильности записей на счетах.

Такое же назначение имеют оборотные ведомости по аналитическим счетам.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам составляются на каждую однородную группу аналитических счетов, объединяющихся своим синтети­ческим счетом или субсчетом.

Итоги оборотной ведомости по аналитическим счетам должны равняться итогам своего синтетического счета или субсчета.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам включает показатели нату­ральные и стоимостные или только стоимостные в зависимости от строения ана­литических счетов, которые она объединяет.

Оборотные ведомости, составленные по счетам аналитического учета, име­ют значение:

1. контрольное - проверка полноты и правильности ведения учетных записей в счетах аналитического учета во взаимной увязке с соответствующим син­тетическим счетом, контроль над движением отдельных видов хозяйствен­ных средств, что важно при решении вопроса обеспеченности ими;

2. аналитическое - данные ведомостей используются для экономического анализа хозяйственных средств предприятия и источников их формирования.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам бухгалтерского учета может быть составлена в шахматной форме.

Особенностью составления шахматной оборотной ведомости является то, что в ней записываются не общие итоги дебетовых и кредитовых оборотов каждого счета, ведущегося на предприятии, а каждая сумма корреспонденции счетов по каждой хозяйственной операции. Сумма хозяйственной операции записывается один раз в клетку, в которой пересекаются корреспондирующие счета: дебет одного и кредит другого счетов. Таким образом, метод двойной записи хозяйственных операций соблюдается.

Сальдовые ведомости также являются средством обобщения данных текуще­го бухгалтерского учета.

Само название ведомостей «сальдовые» говорит о том, что в них присутству­ют только данные об остатках объектов учета. Применяются они для контроля над обеспеченностью предприятия запасами товарно-материальных ценностей, а также в целях проверки соответствия данных бухгалтерского учета и фактического наличия производственных запасов предприятия. Чаще всего сальдовые ведомости составляются перед проведением инвентаризации.