Общий порядок проведения инвентаризации

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочей комиссии вручается приказ, а председателю комиссии - контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы.

Ко дню начала снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по оприходованию и расходу ценностей, сделаны соответствующие записи в карточках и книгах аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации. Материальные ценности перед инвентаризацией рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам, в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана:

• опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;

• проверить исправность весоизмерительных приборов и соблюдение сроков их клеймения;

• получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «...» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества или доверенности на его получение.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее, чем в двух экземплярах.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии, после чего комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявлен­ных ошибок. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. В межинвентаризационный период могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

На поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, виновных лиц. Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляют актом без их записи в инвентаризационные описи.

Инвентаризационные описи и акты после их надлежащего оформления предаются в бухгалтерию, где их проверяют, а затем данные о фактическом наличии средств сравнивают с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения обобщаются в сличительных ведомостях, составляемых по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, то есть в них отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, объединяющие показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, которые не принадлежат организации, но числятся в бухгалтерском учете (находятся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

После этого инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, а также виновников их возникновения, и принять решение о порядке их отражения в учете.