Документооборот и его организация.

Прохождение документов от места их составления через этапы проверки и счет­ной обработки до места хранения называется документооборотом.

Все составные документы, служащие основанием для записей в бухгалтер­ские регистры, должны быть представлены в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Здесь они подвергаются всесторонней проверке. Контролируется полнота и правильность их заполнения, подлинность подписей, точность содержащихся в документе вычислений, логическая увязка отдельных показателей между собой и известными бухгалтерии обстоятельства­ми. Неверно оформленные документы возвращают для исправления.

Чрезвычайно важным этапом контроля документов является проверка закон­ности и целесообразности совершения документированных операций. Докумен­ты по операциям, которые противоречат законодательству или установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, немедленно передаются главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

Проверенные документы, удовлетворяющие всем требованиям, принимаются к учету, т.е. подвергаются счетной обработке. Она заключается в том, что в доку­ментах, которые содержат только натуральную количественную меру совершен­ной операции, рассчитывают и записывают необходимые стоимостные величины, а затем сведения, содержащиеся во всех документах, накапливают и систематизируют посредством ручных или механизированных записей в различные бухгалтерские регистры.

Обработанные документы хранят в бухгалтерском архиве, а по истечении установленного срока (но не ранее проведения очередной документальной ре­визии) передают в общий архив предприятия.

Сроки хранения документов в общем архиве установлены Главным архив­ным управлением. Ответственность за организацию документооборота возложена на главного бухгалтера, и его распоряжения в этой части обязательны для всех работников предприятия.

В свою очередь каждый работник предприятия, имеющий дело с созданием документов и ставящий на них свою подпись, несет ответственность за своевре­менное и доброкачественное оформление документов, достоверность содержа­щихся в них данных и передачу их в бухгалтерию без нарушения сроков, уста­новленных графиком документооборота.

Порядок и сроки хранения документов

До передачи документов в архив предприятия первичные документы, бухгалтерские отчеты и балансы хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в металлических шкафах или сейфах, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются.

При сдаче в архив однородные первичные документы формируют в дела, содержащие до 250 листов при толщине не более 4 см. При формировании дел необходимо соблюдать ряд требований:

1. документы постоянного и временного хранения следует группировать раздельно;

2. подлинники должны быть отделены от копий;

3. в дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа;

4. документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями ГОСТов и нормативных актов;

5. в дела группируются документы одного периода (кроме переходящих, как, например, личные дела), при наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца;

6. приложения к документам присоединяются к документам, к которым они относятся, независимо от даты их утверждения;

7. плановые и отчетные документы хранят в делах того года, к которому они относятся по содержанию (например, отчет за 2003 год составлен в 2004 году, но хранится с документами 2003 года);

8. документы располагаются в определенной последовательности (отчет о финансовой деятельности - объяснительная записка, баланс, приложения; лицевые счета сотрудников - в алфавитном порядке; протоколы заседаний и собраний акционеров - по хронологии и порядку номеров, а документы, подготовленные к ним, помещают после протоколов в последовательности рассмотрения; переписку группируют за календарный год и систематизируют в хронологической последовательности, документ-ответ размещают за документом-запросом);

9. папки с документами переплетают, на титульном листе указывают наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период, номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Выдача первичных документов и учетных регистров из бухгалтерии и из архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.