3. Документування операцій в банківських установах.

Операційна діяльність банку – це сукупність технологічних процесів, які пов’язані з документуванням інформації за операціями банку, проведення їх реєстрації у відповідних регістрах, перевіренням, вивіренням та здійсненням контролю за операційним ризиками.

Банки самостійно визначають систему організації операційної діяльності залежно від їх структури, обсягів та видів банківських операцій, кількості працюючих, розвитку інформаційних технологій тощо.

Операційні процедури щодо кожної операції мають базуватися на таких принципах, як наявність дозволу, запису, контролю і обов’язково включати такі складові:

• опис операції; розподіл повноважень між виконавцями операції;

• відповідальність осіб, які її здійснюють; документування інформації за операцією;

• заходи внутрішнього контролю за проведення операції, визначені банком і передбачені внутрішніми положеннями.

Відповідно до Інструкції про організацію операційної діяльності в банках України, яка затверджена постановою Правління НБУ від 18.06.2003 № 254, операційна діяльність банку має бути організована таким чином, щоб забезпечити:

• розподіл обов’язків і повноважень із здійснення операцій;

• належне документування всіх операцій;

• своєчасне, повне та достовірне відображення операцій у регістрах БО;

• накопичення та надання повної інформації за кожною операцією з обов’язковим зазначенням даних про її учасників, з визначенням балансових та позабалансових вимог та зобов’язань , можливих змін за цими операціями, сум нарахованих, отриманих або сплачених доходів і витрат, а також інших параметрів, що забезпечують складання звітності банку;

• захист активів банку від потенційних збитків та контроль за їх якістю;

• установлення лімітів на здійснення окремих операцій;

• визначення наявних та можливих операційних ризиків і управління ними;

• адекватну систему внутрішнього контролю;

• надання внутрішніх інструкцій (розпоряджень) про здійснення платежів;

• зберігання інформації про всі операції банку;

• конфіденційність інформації про кожну операцію та її контрагентів.

Операції банку здійснюються протягом операційного дня, який складається з операційного часу та часу завершення технологічної обробки облікової інформації з обов’язковим формуванням оборотно-сальдового балансу, регістрів аналітичного обліку та інших регістрів за операціями, що здійснюються з використанням відповідного програмного забезпечення.

Відповідальність за організацію БО та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх банківських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів БО та звітності протягом встановленого строку несе керівник банку.

Бухгалтерська інформація банку і відповідно загальноекономічні показники держави повною мірою залежать від методики, яку обере бухгалтер. Методики обліку повинні бути описані обліковою політикою банку.

Кожен банк самостійно розробляє облікову політику. Положення про облікову політику банку затверджується наказом до початку нового календарного року. Облікова політика доводиться до всіх філій і підрозділів банку. Фактично облікова політика повинна відображати всі особливості обліку у конкретного банку.

На формування облікової політики стратегія фінансово-економічного розвитку, принципи вибору методик обчислення процентів за кредитами та депозитами, порядок обчислення норм амортизаційних відрахувань, рівень інформаційного забезпечення, кваліфікація працівників тощо.

БО у банківській установі повинен бути побудований таким чином, щоб забезпечити його розвиток як єдиної інформаційної системи, на основі якої повинна формуватися фінансова, а також статистична, податкова та управлінська звітність.

Фінансова і податкова звітності спрямовані на різні цілі:

• фінансова – на надання достовірної інформації про фінансовий стан банку, потрібної потенційному інвестору;

• податкова – на виконання фіскальних і регуляторних функцій.

Управлінська звітність включає елементи планування та прогнозування в поєднанні з аналізом фактичних показників фінансової звітності. Її головною метою є забезпечення інформацією управлінців усіх рангів з урахуванням їх відповідальності за досягнення конкретних запланованих виробничих показників; дозволяє створити високоякісну інформаційну базу, яка необхідна для аналізу, контролю та управління банком.

Звітним періодом для банків вважається період з 01.01 по 31.12 (фінансовий рік). Квартальні звітність є проміжною і складається наростаючим підсумком з початку року.

Фінансова звітність – це бухгалтерська звітність, що містить сукупність економічних показників, які повинні відображати об’єктивну оцінку фінансового стану і фінансового результату, а також обсяги грошових потоків від діяльності банку та ступінь ризиковості від його діяльності.

Банк зобов’язаний публікувати квартальну фінансову звітність в газеті «Урядовий кур’єр» або «Голос України» протягом місяця, наступного за звітним кварталом, річну фінансову звітність, скориговану з урахуванням впливу інфляції та річну консолідовану фінансову звітність материнського банку, не пізніше 1 червня наступного за звітним року.