Порядок вилучення документів
Порядок проведення вилучення документів передбачений „Інструкцією про порядок вилучення посадовими особами органів державної податкової служби України у підприємств, установ і організацій документів, які свідчать про приховання (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків та інших платежів", що затверджена наказом ДПА України від 1.07.1998р. №316.
Вилученню підлягають тільки документи, пов'язані з фактом приховання або заниження податків і зборів, встановлений порядок застосовується при „вилученні у підприємств, організацій і установ тих документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків та інших обов'язкових платежів до бюджету, які свідчать про приховання (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків та інших платежів".
Виходячи з цього, спочатку податківцями повинен бути встановлений сам факт приховання (заниження) об'єктів оподаткування та інших платежів, а також конкретний перелік документів, які свідчать про такий факт. Такі факти можуть бути встановлені, як правило, при перевірці.
Крім того, вилученню підлягають тільки документи власне підприємства, ведення яких передбачено чинним законодавством. Не можуть вилучатися:
- документи що не належать підприємству;
- особисті документи співробітників підприємства;
- документи (крім реєстраційних посвідчень або спеціальних дозволів - ліцензій і патентів у громадян-підприємців.
- документи, що містять відомості, які складають державну таємницю. Можуть бути вилучені:
- первинні "документи, тобто письмові свідчення, що фіксують і підтверджують господарські операції, включаючи дозволи і розпорядження власника підприємства на їх проведення;
- грошові документи, облікові регістри (тобто носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм, які призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування і узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку;
- кошториси, декларації та інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків та інших обов'язкових платежів до бюджету; інші довідкові матеріали і розрахунки.
Якщо під час перевірки встановлено факт приховання (заниження) об'єктів оподаткування, несплати податків та інших платежів, то вилучення документів у підприємств проводиться на підставі письмово мотивованої постанови про здійснення вилучення документів органу державної податкової служби.
Вилучення документів може бути здійснене тільки при залишенні копій цих документів . на підприємстві. Причому обов'язок з копіювання документів покладений не на працівників підприємства, а на посадову особу податкової служби, що вилучає документи.
У разі непридатності документів для подальшого перегляду або у разі недооформлення томів документів (не підшиті, не пронумеровані, не підписані), у присутності посадової особи органу державної податкової служби ці документи дооформляються посадовими особами підприємства відповідно до вимог по оформленню документів і документообігу в бухгалтерському і податковому обліку. При цьому чинне законодавство не обмежує цю процедуру у часі.
Вилучення документів здійснюється у присутності тих посадових осіб підприємства, у яких вилучають документи. Найбільш істотним ця умова є для підприємств, де бухгалтерський облік ведеться кількома фахівцями: облік зарплати одним, облік руху матеріалів іншим тощо, адже процедура передбачає їх присутність. У таких випадках присутність керівників підприємства не обов'язкова, але бажана.
Посадова особа органу ДПС, складає опис вилучених документів, де вказується назва вилученого документа, дата, номер, назва справи, з якої вилучений цей документ, кількість аркушів документа.
Якщо головний бухгалтер чи інші відповідальні особи підприємства відмовляються від підписання Опису документів, то посадова особа органу ДПС, яка здійснює вилучення документів, робить відповідну відмітку в Протоколі.
На вилучених документах забороняється робити будь-які відмітки та написи. В тому випадку, якщо на підприємстві окремі документи загублені і не можуть бути надані для вилучення, посадові особи підприємства під час перевірки можуть заявити про пропажу, втрату, знищення документів. Далі за пропозицією посадової особи органу ДПС, що здійснює вилучення документів, керівник підприємства письмовим наказом (або усним розпорядженням) призначає комісію з розслідування причин утрати або знищення документів. Проведену комісією роботу оформляють актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акту повинна бути надана посадовій особі органу ДПС, що здійснює вилучення документів.
У разі протидії вилученню документів, коли існує реальна загроза знищення, приховання документів, а також у разі відмови від добровільної видачі документів, посадові особи податкових органів можуть звернутися до податкової міліції.
Вилучення документів оформляється протоколом, в якому крім найменування органу ДПС, прізвищ осіб, що присутні при вилученні, і осіб, що вилучають документи, вказуються заяви і зауваження присутніх осіб, що є істотним аргументом в спорі з податковими органами у разі виникнення конфліктної ситуації.