3.2 Характеристика входной и выходной информации

В ходе обследования и оптимизации документооборота необходимо произвести выборку документов, подлежащих формализации, провести аудит технической инфраструктуры и квалификации персонала, определить примерный ожидаемый функционал системы электронного документооборота. Для этого необходима следующая входная информация:

• Сведения о действующем документообороте организации

• Сведения о квалификации персонала

• Сведения о технической инфраструктуре организации

После проведенного обследования будет получена входная информация для подготовки технического задания. Подготовка технического задания подразумевает определение требований к необходимому объему функциональности системы, строгие системные требования к технической инфраструктуре, назначение ответственных за эксплуатацию системы лиц.

Сформулированное исходное техническое задание является входной дугой для заключения договора между ОАО «Башинформсвязь» и КОРСУС Консалтинг. В ходе его заключения корректируется техническое задание, утверждается план работ, и их стоимость. Выходной дугой из этого функционального блока будет согласованный договор, подразумевающий выполнение технического задания, в соответствии с заданным графиком и стоимостью работ.

В соответствии с утвержденным техническим заданием производится совместная работа подразделений ОАО «Башинформсвязь» и КОРУС Консалтинг. В ходе неё производится подготовка технической инфраструктуры, инсталляция системы и обучение работе с ней пользователей и администраторов.

После окончательного ввода в эксплуатацию в качестве выходных дуг образуются «Система электронного документооборота», «Положение о начале эксплуатации системы электронного документооборота».

21