2. Описательная часть

2.1 Описание бизнес-процесса внедрения системы электронного документооборота в оао «Башинформсвязь»

В качестве примера бизнес-процесса департамента информационных технологий и документооборота был выбран процесс внедрения системы электронного документооборота в ОАО «Башинформсвязь» с привлечением фирмы КОРУС Консалтинг.

Система электронного документооборота (СЭД) это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению. Электронный документооборот - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные задачи системы электронного документооборота

• Весь входящий, исходящий и внутренний корпоративный документооборот регистрируется в системы, которая позволяет контролировать движение и исполнение документов.

• Корпоративный документооборот становится более прозрачным, так СЭД позволяет работать в одной информационной базе.

• Документы регистрируются однократно. Система позволяет хранить разные редакции документов.

• Исключается возможность дублирования документов.

• СЭД позволяет автоматизировать бизнес-процессы обработки и исполнения документов. При создании какого-либо документа автоматически запускает бизнес-процесс, который формализуется и позволяет организовать и контролировать исполнение документа.

• Поддерживается обмен данными и интеграция с другими учетными системами.

Дополнительные возможности СЭД:

• Автоматизация документооборота позволяет создать систему отчетов по реквизитам или статусам документов.

• Внедрение системы электронного документооборота позволяет организовать систему быстрого поиска документов. Обладая минимальной информацией, сотрудники компании, могут в считанные минуты находить нужные документы.

• Автоматизация позволяет разграничить права пользователей, тем самым защищая данные от возможных некорректных изменений. Кроме того, автоматизированные системы корпоративного документооборота отслеживают изменения документов.

• Поддерживается обмен данными и интегрируются с другими учетными системами.

• Интеграция с электронной почтой, каждый документ, полученный по электронной почте, также регистрируется в программе.

Главный эффект автоматизации – это сокращение времени на обработку документов. Чтобы найти документ в кипе бумаг, уходит не один час. Простота системы поиска и организации папок СЭД обеспечивает быстрый доступ к нужным данным. Так как все сотрудники (включая удаленные подразделения) будут работать в одной информационной базе, а передача документов займет считанные секунды.

Внедрение СЭД, как правило, приводит к качественно новым изменениям на уровне исполнения управленческих решений. За обработку каждого документа назначен ответственный сотрудник, назначено время сдачи работы. Все эти процессы позволяют повысить прозрачность выполнения задач, возрастает производительность труда.