7. Впровадження інформаційних систем
Впровадження корпоративної ІС, розробленої самостійно або придбаною у постачальника, частенько супроводжується ломкою (перепроектувало) існуючих на підприємстві бізнес-процесів. Доводиться перебудовувати їх під вимоги стандартів і логіку впроваджуваної системи. Відмітимо відразу, що впровадження ІС вирішує ряд управлінських і технічних проблем, проте породжує проблеми, пов'язані з людським чинником.
Впровадження інформаційної системи, як правило, значно полегшує управління діяльністю підприємства, оптимізує внутрішні і зовнішні потоки інформації, ліквідовує вузькі місця в управлінні. Проте після того, як система успішно встановлена, "обкатана" в роботі і показала свою ефективність, у частини співробітників виявляється небажання використовувати ІС в роботі. В результаті проведеного реинжиниринга стає ясно, що деякі співробітники великою мірою дублюють роботу інших або зовсім не потрібні. Крім того, впровадження КІС супроводжується обов'язковим навчанням, але, як показує російський досвід, охочих перенавчатися не так багато. Ломка старих навичок і прищеплення нових - довгий і важкий процес!
Потрібно чітко розуміти, що корпоративна ІС покликана спростити управління організацією, поліпшити процеси, посилити контроль і забезпечити цим конкурентні вигоди. Тільки з такої точки зору можна оцінювати користь від її впровадження.
Наслідуючи цю логіку, стає зрозуміло, що хоча корпоративна ІС призначена в цілому для забезпечення усіх користувачів необхідною інформацією, управління розробкою і впровадження КІС є прерогативою вищого керівництва компанії! Чи розуміють це керівники?
Тут теж доводиться боротися з живучими стереотипами. "Навіщо мені корпоративна система, якщо справи на підприємстві і так йдуть добре"?. "Навіщо, щось ламати, якщо усе працює"?. Але ж ломати найчастіше і не потрібно. На першому етапі треба лише грамотно і коректно формалізувати і перенести ідентифіковані процеси, у рамках яких живе підприємство, в корпоративну ІС. Подібна формалізація лише відточить, відшліфує вдалі маркетингові і виробничі знахідки, оптимізує процес управління і контролю і дозволить надалі проводити цілеспрямовані зміни.
Впровадження нової ІС - складний процес, що триває від декількох місяців для невеликих ІС до декількох років для ІС великих розподілених компаній з широкою номенклатурою продуктів і великою кількістю постачальників. Успіх проекту по розробці (чи придбанню) і впровадженню ІС багато в чому залежить від готовності підприємства до ведення проекту, особистої зацікавленості і волі керівництва, реальної програми дій, наявності ресурсів, навченого персоналу, здібності до подолання опору на усіх рівнях організації, що склалася.
До теперішнього часу склався стандартний набір прийомів впровадження ІС. Основне правило: виконувати обов'язкові фази послідовно і не пропускати жодної з них.
Критично важливими для впровадження є наступні чинники:
наявність чітко сформульованих цілей проекту і вимог до ІС;
наявність стратегії впровадження і використання ІС;
проведення передпроектного обстеження підприємства і побудови моделей "Як є" і "Як буде";
планування робіт, ресурсів і контроль виконання плану впровадження;
участь вищого керівництва у впровадженні системи;
проведення робіт по впровадженню ІС фахівцями з інтеграції систем спільно з фахівцями підприємства;
регулярний моніторинг якості виконуваних робіт;
швидке отримання позитивних результатів хоч би в частині впроваджених модулів ІС або в процесі її дослідної експлуатації.
Перед початком розробки проекту впровадження необхідно:
максимально формалізувати цілі проекту впровадження ІС;
оцінити мінімально необхідні витрати і статті витрати;
встановити високий пріоритет проекту впровадження перед іншими поточними проектами;
наділити керівника проекту максимально можливими повноваженнями;
провести масову просвітницьку роботу з персоналом підприємства з метою довести до кожного важливість і необхідність майбутніх перетворень;
розробити організаційні заходи для застосування нових інформаційних технологій;
розподілити персональну відповідальність по усіх етапах впровадження і дослідної експлуатації.
Необхідно також визначити функціональні сфери впровадження модулів інформаційної системи :
організаційне управління;
організаційно-адміністративне забезпечення;
управління бізнес-процесами;
управлінський, планово-фінансовий і бухгалтерський облік;
управління персоналом;
управління документацією;
управління матеріально-технічним забезпеченням;
управління зв'язками з клієнтами і зовнішнім середовищем.
Крім того, що перераховано вище, потрібно задати технологічні вимоги до впровадження ІС:
системна платформа - впровадження і адаптація готового рішення від виробника або розробка на замовлення відповідно до технічного завдання замовника;
інтегрованість - дані зберігаються і обробляються в єдиному інформаційному просторі; це забезпечує їх повноту, несуперечність, достовірність і можливість багатократного використання; система може включати знову розроблені і вже використовувані технології і застосування;
адаптується - система настроюється відповідно до вимог замовника і на особливості інформаційного поля замовника;
розподіленість - система може ефективно функціонувати в територіально видалених підрозділах і філіях підприємства;
масштабованість - система може виконуватися у вигляді каркаса, що містить базові модулі, і доповнюватися відповідно до вимог зовнішнього і внутрішнього середовища, що змінюється.
Основні фази впровадження інформаційної системи
Фаза "Попередні роботи з підготовки проекту впровадження ІС". В ході передпроектного обстеження підприємства відбувається збір детальної інформації про структурну побудову організації, функціональні зв'язки, систему управління, про основні бізнес-процеси, про потоки усередині підприємства (Control Flow, Doc Flow, Data Flow, Work Flow, Cash Flow), необхідною для побудови відповідних моделей і вибору об'єктів для автоматизації. Оцінюються терміни, ресурси, види і об'єми робіт, номенклатура і вартість програмно-апаратних і телекомунікаційних засобів, вартість навчання персоналу і т. д.
Фаза "Підготовка проекту". Після завершення першої фази здійснюється попереднє планування і формування процедур запуску проекту :
формування проектної і експертної груп;
розподіл повноважень і відповідальності;
визначення організаційно-технічних вимог до процесу впровадження;
уточнення специфікацій і очікувань замовника;
навчання групи впровадження, що складається з фахівців підприємства-замовника.
Останній, дуже важливий момент чомусь часто пропускається при складанні плану впровадження. Адже від нього у величезній мірі залежить успіх усього проекту! Після початку фінансування проект вважається запущеним до виконання.
Фаза "Концептуальне опрацювання проекту". Протягом цієї фази:
формується і затверджується концептуальний проект;
досягається обов'язкове однозначне розуміння намірів усіх учасників проекту відносно впроваджуваної ІС;
уточнюються і конкретизуються цілі і завдання проекту;
визначаються розміри прототипу системи;
узгоджуються план роботи, що укрупнює, послідовність етапів і умови дослідної експлуатації, планово-фінансові і звітні показники;
При цьому усі вказані дії в обов'язковому порядку документуються, узгоджуються і затверджуються усіма зацікавленими і відповідальними сторонами.
Фаза "Реалізація проекту". Під час проведення основних робіт по впровадженню створюється, встановлюється і конфігурується системне середовище, визначаються процедури системного адміністрування, встановлюються основні програмно-апаратні комплекси і застосування. У системі настроюються організаційно-штатні і організаційно-функціональні структури підприємства з використанням таких організаційних одиниць, як філія, департамент, відділ, робоча група і т. д.
