Тема 6. Цели в управлении организацией.

Цель управления как элемент системы управления. Цель, средство и результат. Функции целей в организации. Требования к целям как инструменту управления.

Сущность стратегического управления. Основные принципы стратегического управления. Постановка задач и выбор миссии. Содержание миссии организации.

Установление целей в организации. Согласование целей. Формирование «дерева целей». Принципы постановки целей (обсуждение целей, определение приоритетов, обеспечение обратной связи). Методы постановки целей в организации. П. Дракер и метод управления по целям.

Тема 55. Цели в управлении организацией.

Управление есть один из видов деятельности человека. Как и всякая осознанная деятельность человека, управление построено на основе заранее предусматриваемого результата, на основе запрограммированной координации действий, ведущих к предполагаемому результату. Именно цель – то, что направляет, организует человеческую деятельность. Цель – предвосхищение в сознание результата, на достижение которого направлена деятельность человека. Цель – это идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности.

Невозможно переоценить значимость целей для организации. Они являются исходной точкой планирования, цели лежат в основе построения организационных отношений, на целях базируется система мотивирования, используемая в организации, цели являются точкой отсчета в процессе контроля и оценки результатов в целом. Средства – это инструменты, с помощью которых формируются условия решения управленческих задач (например, средства мышления и деятельности – анализ, синтез, дедукция, индукция). Средства достижения цели подразделяются на экономические, социально-психологические и организационные. Результаты деятельности организации могут быть материальные (товары и услуги), трудовые (занятость), финансовые, информационные, социальные, психологические. Результаты могут быть и отрицательными и положительными. Положительные результаты – это качественная продукция, высокая прибыть, нормальный климат в коллективе. В качестве отрицательных результатов выступают дефекты, финансовые потери. Функции целей в организации:

• Цель оправдывает существование организации работающих в ней людей

• Цель регулирует деятельность членов организации

• Цель организации заставляет работников брать на себя обязательства по ее достижению

• Цель является мотиватором деятельности

• Цель сокращает неопределенность в организации

• Цель является стандартом оценки работы членов организации

• Цель является основой для конструирования организации

Миссия организации. Существует широкое и узкое понимание миссия организации. В случае широкого понимания миссия рассматривается как констатация философии и предназначения, смысла существования организации. Философия организации определяет ценности, верования, принципы, в соответствии с которыми организация намеревается осуществлять свою деятельность. В узком смысле миссия – это утверждение, раскрывающее смысл существования организации, в которой проявляется отличие данной организации от ей подобных. Правильно сформулированная миссия хотя и имеет всегда общий философский смысл, тем не менее обязательно несет в себе что-то, что делает её уникальной в своем роде, характеризующей именно ту организацию, в которой она была выработана. Миссия – это общая цель организации, вызывающая у всех членов организации состояние устремленности к чему-либо. На основе миссии организации разрабатываются долгосрочные цели. Миссия должна разрабатываться с учетом пяти факторов: История фирмы, Существующий стиль поведения и способ действия собственников и управленческого персонала, Состояние среды обитания организации, Ресурсы, которые она может привести в действие для достижения своих целей, отличительны особенности, которыми обладает организация.

Если миссия задает общие ориентиры, направления функционирования организации, выражающие смысл ее существования, то цели – это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность.

Система целей.

Миссия → стратегические цели (не более 7) → тактические (долгср, среднеср, краткоср) → оперативные или текущие (цели–задачи) → операционные цели (цели-задания). Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задача предписывается не работнику, а его должности. Каждая должность включает выполнение ряда задач, которые рассматриваются как необходимый вклад достижение целей организации. Управленческие задачи делятся на три категории: деятельность с людьми, с информацией и с ресурсами.

Классификация целей:

- по периоду времени, которое требуется для их достижения

Долгосрочные - цели, достижение которых предполагается к концу производственного цикла. На практике долгосрочными целями считаются цели, достижение которых возможно через два-три года.

Краткосрочные - для таких целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, конкретизация и детализация в таких вопросах как кто, что и когда должен выполнять.

Если возникает необходимость, между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливаются еще и промежуточные цели, которые называются среднесрочными.

Требование к целям как к инструменту управления:

• Достижимость (реальность для выполнения работниками организации.

• Гибкость (возможность для корректировки целей в соответствии с теми изменениями, которые могут произойти).

• Измеримость (должны быть сформулированы таким образом, чтобы их можно было количественно измерить или оценить каким-либо объективным способом, что цель достигнута).

• Конкретность (цель должна четко фиксировать, что необходимо получить в результате деятельности, в какие сроки следует ее достичь, кто должен достигать цель).

• Совместимость (долгосрочные цели должны соответствовать миссии, а краткосрочные – долгосрочным. Цели организации не должны противоречить друг другу).

• Приемлемость (прежде всего для работников организации, которым предстоит достигать эти цели).

Существует деление целей на организационные и индивидуальные. Исходя из названий, индивидуальные цели – цели каждого отдельного работника, организационные цели организации. Однако реально существую лишь индивидуальные цели, а организационные произвольны от индивидуальных.

Данные цели должны быть согласованы между собой. Если у работников цели будут расходиться с целями организации, последние не будут достигнуты. И наоборот.

УПРАВЛЕНИЕ ПО ЦЕЛЯМ как метод управления организацией

Система управления по целям появилась в ответ на изменение условий деятельности организаций в производственной, технической и социально-экономической сферах. Установление целей означает распределение заданий работникам исходя из их индивидуальных способностей и необходимости достижения результатов, согласованных с ними. Устанавливая задачи вместе с руководством или получая их от него, подчиненный получает программу и цель своей работы. Обычно программа управления по целям является систематическим процессом и имеет следующую последовательность: 1) Руководитель и подчиненный проводят встречи для определения основных задач подчиненного и установления определенного количества конечных задач/целей. 2) Участники устанавливают задачи, реальные для выполнения, сти­мулирующие, ясные и понятные. 3) Руководитель, после обсуждения с подчиненными, указывает вре­мя выполнения задач. 4) Устанавливаются даты встреч и обсуждения достигнутых в процессе работы результатов. 5) Руководитель и подчиненный вносят необходимые изменения в изначальные задачи или цели. 6) Руководитель проводит оценку результатов и встречается с подчи­ненными, они обсуждают результаты и дают друг другу советы. 7) Подчиненный ставит задачи и цели на следующий цикл своей ра­боты после консультации с начальником, причем принимается во внима­ние опыт предыдущего цикла и ожидания на будущее.

Управление по целям - это метод, дающий возможность улучшить результаты управленческой деятельности. Выделяют ряд проблем, решение которых достигается с помощью управле­ния по целям:

• сосредоточение внимания работников на основных целях организации,

• постановка общих для всех целей,

• предоставление программ и сроков выполнения всех целей,

• определение самого процесса выполнения целей путём обсуждения способов их реализации,

• обеспечение основы управления системой заработной платы и обоснованного решения системы поощрений и наказаний, и определение возможностей выявления индивидуальных способностей работников и продвижения их по службе.

Управление по целям представляет собой метод управления, который обеспечивает рост производительности труда и профессиональный рост сотрудников, что напрямую связано с их мотивацией, установками и ожиданиями. Цель управления по целям - не просто взяться за решение проблем, а сконцентрировать внимание на том, что конкретно достигается.

«-»: опыт показывает, что при управлении по целям внимание руководителей концентрируется на достижении текущих и кратковременных результатов, нередко в ущерб долгосрочным целям. Система не приносит успеха на плохо организованном и плохо управляемом предприятии, где принято за правило «спускать» цели сверху, не привлекая к их постановке и согласованию руководителей других уровней. Её трудно использовать, если отсутствует необходимая для управления информация, и при неудовлетворительной организации контроля. Система управления по целям даёт результат только там, где есть для этого соответствующие условия.

«+»: Это, прежде всего, повышение эффективности работы за счёт того, что каждый руководитель имеет чёткое представление о своих целях, о целях организации в целом. Усиливается мотивация к работе как результат непосредственного участия всех руководителей, и даже сотрудников в установлении и согласовании целей. Каждый руководитель чувствует личную заинтересованность в их достижении. Немаловажное значение имеет и возможность продвижения к конечному результату малыми шагами, т. к. планами устанавливаются временные рамки и чётко сформулирован конечный результат. Как правило, при реализации этой концепции улучшаются взаимоотношения между руководителями и подчинёнными, совершенствуются системы контроля и оценки работы каждого члена организации (в соответствии с достигнутыми результатами).

«Дерево целей» и его практическое применение. В любой организации складывается иерархия целей, представляющая собой декомпозицию целей более высокого уровня в цели более низкого. Особенность иерархического построения целей в организации состоит в том, что, во-первых, цели более высокого уровня всегда носят более ши­рокий характер и имеют более долгосрочный временной интервал дости­жения. Во-вторых, цели более низкого уровня выступают своего рода средствами для достижения целей более высокого уровня.

Иерархия целей в организации играет очень важную роль, т. к. она устанавливает структуру организации и обеспечивает ориентацию деятельности всех подразде­лений организации на достижение целей верхнего уровня. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в деятельность организации по достижению ею целей организации в целом. Количество и разнообразие целей и задач менеджмента настолько ве­лики, что без комплексного, системного подхода к определению их состава не может обойтись ни одна организация, независимо от ее размеров специализации, вида, формы собственности. В качестве удобного и апробированного на практике инструмент» можно использовать построение целевой модели в виде дерева целей.

Дерево целей строится обычно по следующим принципам:

- общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;

- при развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из того, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;

- при формулировке целей разных уровней необходимо описывать желае­мые результаты, но не способы их получения;

- подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и не выводимыми друг из друга;

- фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки.

- количество уровней декомпозиции зависит от масштабов и сложности поставленных целей, от принятой организации структуры, от иерархичности построения ее менеджмента.