5. Підготовка і друк документів в модулі ”Парус-Менеджмент і маркетинг”
Система дозволяє формувати всі необхідні типи звітів і документів, для яких підготовлений комплект шаблонів. Для цього використовується пункт головного меню "Документи", що дозволяє отримати доступ до функціональних розділів. В розділах здійснюється підготовка, облік і друк документів, які супроводжують збір маркетингової інформації, купівлю-продаж товарів і надання послуг, пошук клієнтів і їхнє обслуговування.
Головне вікно розділів містить дерево каталогів, основну таблицю, в якій реєструються записи про відповідні документи, і підлеглу таблицю "Специфікації".
Кожен запис основної таблиці може бути пов’язаним із записами таблиці "Специфікації", які деталізують його характеристики.
Реєстрація документів в основних таблицях розділів може здійснюватись:
вручну (функція "Додати");
копіюванням частини даних з аналогічного документа, зареєстрованого раніше (функція "Розмножити");
При реєстрації документів можна використовувати спеціально підготовлені зразки, які зберігаються у відповідних словниках, що дозволяє значно спростити і прискорити цей процес.
Ці словники не винесені у головне меню Системи і викликаються тільки з відповідних розділів через контекстне меню або клавішею F7. Словники можна доповнювати за допомогою функцій "Додати" або "Додавання/Додати на підставі поточного документа".
В будь-якому розділі меню "Документи" за функцією контекстного меню "Друк" Система викликає Microsoft Excel, і формує в ньому відповідний звітний документ. При необхідності документ можна виправити і роздрукувати. Виправлення, внесені в звітний документ в середовищі Microsoft Excel, Система не запам'ятовує.
Розділ "Документи/Договірні документи" дозволяє вести облік договорів підприємства з різними контрагентами.
На підставі зареєстрованих договорів у розділі "Договірні документи" можна підготувати рахунки, податкові накладні, вихідні податкові накладні.
Для підготовки рахунку потрібно:
Встановити курсор на рядок з договором і виконати функцію контекстного меню "Підготовка документів/Підготувати рахунок".
У наступному вікні вибрати розділ рахунків для нового документа і підтвердити свій вибір кнопкою "Вибрати".
При цьому, якщо встановити у вікні чек "Вик. за замовчуванням", то підготовлені рахунки будуть автоматично реєструватися у тому розділі, який зазначений у вікні вибору розділу рахунків. Якщо ж чек не встановити, то вікно вибору розділу 6уде з'являтись при кожній процедурі підготовки рахунку.
У наступному вікні вказати необхідні параметри реєстрації рахунку і натиснути кнопку "Записати".
У створений рахунок з договірного документа буде перенесена його специфікація і мнемокод контрагента-одержувача.
На підставі зареєстрованих договорів у розділі "Договірні документи" можна зареєструвати карту обслуговування в розділі "Журнал сервісного обслуговування". Для цього потрібно:
Встановити курсор на рядок з договором і виконати функцію контекстного меню "Створення Карти обслуговування".
В наступному вікні вибрати розділ для нових карт обслуговування і підтвердити свій вибір кнопкою "Вибрати".
У результаті в Журналі сервісного обслуговування буде створена карта обслуговування, у якій буде зазначена інформація про клієнта, договір і відповідального виконавця.
Системою передбачена також реєстрація розірваних договорів. Для цього слід встановити чек "Анульований", який буде доступний при відсутності платежів за даним документом.
Розділ "Документи/Вихідні рахунки на оплату" призначений для реєстрації вхідних рахунків на оплату, що виставляються зовнішніми постачальниками товарів, і вихідних рахунків на оплату реалізованого покупцям товару.
Рахунки на оплату можна реєструвати також з розділу "Договірні документи", за допомогою функції контекстного меню "Підготовка документів/Вихідний рахунок на оплату".
Кожен рахунок на оплату містить перелік найменувань (товарів, робіт або послуг), що відображені в нижній таблиці "Специфікації" головного вікна розділу "Рахунки на оплату". Рядок цієї таблиці містить дані про деякий вид товару, роботи або послуги. До специфікації кожного найменування входять кількість і ціна одиниці цього найменування, загальні суми по рядку специфікації з податком і без податку на додану вартість, сума власне податку, вид пакування (якщо найменування в рядку – товар) і тариф при реалізації цього найменування. Суми рядків специфікації, що включають ПДВ, складають загальну суму рахунку на оплату.
У розділі "Документи/Акти виконаних робіт" ведеться облік документів, що підтверджують виконання зобов'язань за договорами, контрактами, угодами.
У цьому розділі можна виконати підготовку і друк актів про прийняття робіт та списку актів виконаних робіт.
Якщо при реєстрації акта поле "Дата підписання документа" не заповнене, то акт є "відкритим" і всі поля форми доступні для редагування. Якщо ж дата зазначена, то акт є закритим і поля із сумою акта і назвою документа, на підставі якого складений акт, для редагування недоступні.
Розділ "Документи/Накладні на відпуск" призначений для виписки накладних на відпуск товару зі складів.
Кожна накладна на відпуск містить перелік найменувань (товарів), що відображені в нижній таблиці "Специфікації" головного вікна розділу "Накладні на відпуск". Рядок цієї таблиці містить дані про деякий вид товару. До специфікації кожного найменування входять кількість і ціна одиниці цього найменування, загальні суми по рядку специфікації з податком і без податку на додану вартість, сума власне податку, вид пакування (якщо найменування в рядку – товар) і тариф при реалізації цього найменування. Суми рядків специфікації, що включають ПДВ, складають загальну суму рахунка на оплату.
Розділ "Вихідні податкові накладні" призначений для виписки податкової накладної, що підтверджує реалізацію підприємством товарів і послуг стороннім споживачам. Податкова накладна є одночасно і розрахунковим і звітним податковим документом і реєструється в Системі в кожному випадку повної або часткової реалізації товарів (робіт, послуг).
У цьому розділі можна виконати підготовку і друк вихідних податкових накладних і книги обліку продажів.
Додатковими документами до вихідної податкової накладної є додаток і розрахунок.
Додаток до податкової накладної заповнюється у випадку, якщо товари (роботи, послуги) поставлені не в повному обсязі або не містять відокремленої вартості.
Розрахунок заповнюється продавцем у випадках повернення раніше проданих товарів або у випадку, коли виконується перерахунок податкового зобов'язання.
Реєстрація додатку і розрахунку здійснюється на основі наявної податкової накладної за допомогою функції контекстного меню "Додаток/Розрахунок НН".
Реєстрація додаткових документів виконується подібно до реєстрації самої податкової накладної. Система автоматично переносить усі дані заголовка і позицій специфікації в документ, що реєструється.
Книга обліку продажів є зведенням інформації з вихідних податкових накладних. Одній податковій накладній в книзі продажів відповідає один запис. За даними цих записів визначається сума податку на додану вартість (ПДВ).
У Системі передбачене автоматичне формування записів у книзі продажів на підставі даних, що містяться у вихідних податкових накладних. Сформований звіт містить детальні і підсумкові дані про суми продажів і частки в них ПДВ. Для виведення книги на друк використовується Microsoft Excel.
Для формування і виведення на друк книги обліку, продажів служить функція контекстного меню "Друк звіту" або комбінація клавіш Shift+F4.
У розділі "Документи/Журнал платежів" у хронологічному порядку ведеться облік платежів від різних контрагентів за усіма договорами підприємства.