2. Підсистема управління матеріальними цінностями
Найважливішою складовою ведення бізнесу на підприємствах, в установах, діяльність яких пов'язана з матеріальним виробництвом, є ефективна організація системи матеріально-технічного забезпечення. А.Г. Кальченко зазначає, що у країнах Західної Європи майже 98 % часу виробництва товару припадає на проходження його каналами матеріально- технічного забезпечення (доставка сировини та транспортування готової продукції та головним чином зберігання). Очевидно, що резерви потрібно шукати саме серед цих 98 %. Таким чином, важливе значення мають усі процеси, пов'язані з товарно-матеріальними цінностями (ТМЦ): закупівля сировини, комплектуючих і матеріалів, транспортування, зберігання, реклама, продаж тощо. Сукупність таких процесів складає те, що прийнято називати логістикою.
Термін «логістика» широко використовується в діловому світі та означає теорію і практику руху сировини, матеріалів, виробничих, трудових, фінансових ресурсів та готової продукції від їх джерела до споживача.
Для реалізації цих процесів обов'язки менеджерів охоплюють такі основні функції:
вибір постачальника;
закупівля ТМЦ;
планування складської діяльності, у тому числі приймання, розміщення, збереження, відпускання ТМЦ;
організація трудової діяльності на складі, у тому числі визначення потреби у персоналі, функціональних обов'язків персоналу складу, організації їхніх робочих місць, тощо;
контроль за залишками ТМЦ;
організація документообігу на складі;
проведення інвентаризації на складі;
відвантаження продукції.
Цей перелік можна продовжувати, а сучасні умови господарювання дедалі більше його розширюють.
Нині практично неможливо уявити роботу менеджерів без застосування спеціалізованих інформаційних систем, серед яких найпоширенішими є системи, призначені для ведення складського обліку ТМЦ. Водночас на програмному ринку з'являється дедалі більше інформаційних систем, які застосовують для комплексного вирішення функцій логістики, використовують методи прогнозування, сучасні інформаційні технології, наприклад Інтернет.
Сучасна система управління - це набір інтегрованих додатків, які комплексно, в єдиному інформаційному просторі підтримують всі основні аспекти управлінської діяльності підприємств - планування ресурсів (фінансових, людських, матеріальних) для виробництва товарів (послуг), оперативне управління виконанням планів (включаючи постачання, збут, облік договорів) і види обліку, аналіз результатів господарської діяльності.
АРМ дозволяє об’єднати всі інформаційні ресурси підприємства, забезпечуючи керівника оперативною інформацією. Розглянемо для прикладу структуру інформаційної системи управління «Галактика», яка є сукупністю АРМів різних рівнів управління.
Система «Галактика» орієнтована на автоматизоване розв’язання задач, що виникають на всіх стадіях управлінського циклу: прогнозування, планування, облік і контроль реалізації планів, аналіз результатів діяльності, коригування прогнозів і планів. Система має модульну структуру, модулі, у свою чергу, об’єднані у функціональні контури (рис. 5.1).
Рис. 5.1. Склад системи «Галактика»
Контури логістики, фінансовий та управління персоналом об’єднують модулі за видами ресурсів, над якими здійснюється управлінська діяльність.
У контури управління підприємством, виробничий, адміністративний та управління взаємовідносинами з клієнтами модулі включені відповідно до виду діяльності, що автоматизується.
Модулі специфічних галузевих рішень та системного адміністратора об’єднані відповідно в контури галузевих рішень і системного адміністрування.
Функціональний склад системи «Галактика» дає можливість, по-перше, ізольовано використовувати як окремі модулі, так і їх довільні комбінації залежно від виробничо-економічної необхідності, а по-друге - для будь- якого підприємства визначити набір компонентів, що забезпечує вирішення завдань управління господарською діяльністю в трьох глобальних аспектах - за видами ресурсів, за рівнями управління (масштабами вирішуваних завдань), за видами управлінської діяльності (планування, облік і т. ін.).
Контур логістики призначений для забезпечення безперервності логістичного ланцюга управління починаючи із закупівлі матеріальних цінностей і завершуючи випуском і реалізацією продукції та відходів виробництва. Він забезпечує деталізацію і виконання планів постачання, збуту, управління матеріальними потоками всередині підприємства і під час взаємодії з постачальниками й отримувачами продукції, товарів і послуг, контроль взаєморозрахунків з постачальниками й отримувачами.
Схему інформаційних потоків контура наведено на рис. 5.2.
Модуль управління договорами. У цьому модулі реалізується автоматизація бізнес-процедур, пов’язаних з укладанням, виконанням і обліком договорів і контрактів. Договори й контракти є важливими юридичними документами, що регулюють взаємовідносини між суб’єктами господарювання і впливають на їхню діяльність. Модуль управління договорами допомагає менеджерам усіх служб підприємства скоординувати свої дії та отримати доступ до оперативної інформації про стан будь-якого договору. Він може використовуватися для автоматизації договірної
Рис. 5.2. Схема інформаційних потоків контура логістики діяльності в багатьох галузях промисловості, транспорту, торгівлі і т. ін. і реалізує такі основні задачі:
укладення договорів, пов’язаних передусім з постачанням і збутом; облік розрахунків за договорами, зокрема векселями й цінними паперами;
формування календарних планів руху товарів, послуг і платежів; розрахунок штрафних платежів за порушення умов і строків відвантаження товарів і оплати;
формування наряд-замовлень на відвантаження товарів на внутрішній і зовнішній ринки;
організація транспортування і формування платіжних документів. При цьому виконується розрахунок потреби в одиницях транспортних засобів, формуються рахунки на попередню оплату за товари (послуги) із транспортування. Можливе відвантаження товарів залізничним і автомобільним транспортом з формуванням супроводжувальних документів. При цьому визначаються пріоритети відвантажень, формуються розпорядження на відвантаження, рознарядки, накладні на відпуск;
формування звітності та проведення кінцевих розрахунків. На цьому етапі на підставі товаросупроводжувальних документів здійснюється облік виконання наряд-замовлень, формуються платіжні документи для оплати послуг за транспортування, контролюється дебіторська та кредиторська заборгованість, аналізується стан взаєморозрахунків. Для цього використовуються акти звіряння взаєморозрахунків, в яких фіксуються обсяги відвантажених товарів і витрати на транспортування у вартісному виразі, суми платежів, суми наданих послуг, наявність заборгованості.
На рис. 5.3 унаочнено зв’язок документів, які циркулюють у модулі управління договорами в разі автоматизації бізнес-процесів.
Рис. 5.3. Зв’язок документів у модулі управління договорами
Договір укладається на значний термін, в якому окрім реквізитів сторін і загальних умов (у загальних рисах) визначаються умови відвантаження й оплати, а також узагальнена специфікація.
Рис. 5.5. Вікно для редагування договорів у системі «Галактика»
На підставі визначених у договорі умов можуть формуватися угоди на конкретний період, що уточнюють взаємовідносини сторін, а також календарний план поставок. На базі календарного плану поставок або
Рис. 5.4. Список сформованих договорів у системі «Галактика»
Приклади відображення списку договорів і засобу для їх редагування в системі «Галактика» наведено відповідно на рис. 5.4 і 5.5. безпосередньо договору (угоди) формуються наряди-замовлення філіалам чи вантажовідправникам.
Наряди-замовлення по кожному філіалу (вантажовідправнику) об’єднуються в розпорядження на відвантаження, і формуються відповідні накладні. На підставі накладних формуються складські ордери й рахунки на оплату, за якими здійснюються оплата й рознесення платежів.
Унаслідок оброблення названих документів у модулі формуються такі звітні документи:
підсумковий і товарно-фінансовий звіти про виконання договорів, які містять інформацію по обсяги взаємних поставок (відвантажень) і розміри платежів за визначений період і дають змогу порівнювати заплановані обсяги з фактичними;
звіти про виконання договорів, наряд-замовлень і розпоряджень на відвантаження (постачання) матеріальних цінностей у специфікованій номенклатурі, що дозволяє отримати інформацію про обсяги надходжень чи відвантажень матеріалів за певний період;
звіти в хронологічному порядку на відвантажені й оплачені товари, які містять інформацію про проведені (зареєстровані) накладні та платіжні документи за договором;
реєстри договорів, наряд-замовлень і розпоряджень на відвантаження.
Звіти складаються в інтерактивному режимі. Гнучка система настроювань дає змогу отримати вичерпні звіти в різних аспектах, за будь- який період і з неоднаковими рівнями деталізації. Кожен користувач системи може створити свій набір настроювань звітів, які зберігаються в базі даних і доступні в будь-який момент часу.
Модуль управління постачанням. У цьому модулі здійснюються ведення картотеки пропозицій потенційних постачальників, відстежування тих заявок на придбання МЦ, які надходять від інших підрозділів, складання плану закупівлі відповідно до укладення договорів і довгострокових контрактів, вибір конкретного постачальника й оформлення замовлення на поставку, реєстрація документів, на підставі яких здійснюється закупівля (рахунки, договори, контракти, гарантійні листи), оформлення доручень на отримання МЦ і розподіл їх по складах, отримання різних звітів за контрольованими показниками (партіями, групами і т. ін.).
Схему інформаційних потоків у модулі управління постачанням наведено на рис. 5.6.
Рис. 5.6. Загальна схема інформаційних потоків у модулі управління
постачанням
З неї видно, що вся інформація з постачання акумулюється в БД цього модуля, де внаслідок її аналізу формуються замовлення, на підставі яких можна вводити в ЕОМ документи-основи (ДО) на закупівлю.
План закупівель можна ввести безпосередньо в модулі управління постачанням і контролювати його виконання порівнянням з фактичними поставками.
Документи-основи на закупівлю можна формувати автоматично на підставі прогнозу дефіцитів. Крім того заявки що надходять на закупівлю, можна вводити як ДО, що перебувають у стані «оформлюваний», і в міру необхідності переводити їх у стан «виконуваний».
Безпосередньо в модулі управління постачанням реалізовані операції для роботи з конкретними документами на придбання МЦ і документами- основами, накладними, дорученнями і т. ін.
Основні позитивні особливості розв’язання задач з управління постачанням у цьому модулі такі:
використання в документах на закупівлю як товарних, так і нематеріальних позицій (послуг);
облік партій купівельних товарів, відстежування строків зберігання, строків дії ліцензій і сертифікатів;
підтримка різних грошових одиниць і міжнародних закупівель;
облік митних зборів, транспортних та інших витрат під час визначення облікової ціни матеріалів, що постачаються;
облік повернення МЦ за рекламацією;
автоматизований розподіл МЦ по складах;
автоматичне формування прибуткових складських ордерів за групою накладних;
автоматизоване формування платіжних документів, доручень на отримання МЦ і документів-основ за супроводжувальними документами;
відображення в модулі бухгалтерського обліку всіх операцій із закупівлі матеріальних цінностей і послуг за допомогою механізму типових господарських операцій. Завершальним етапом роботи модуля управління постанням є складання звітів, які відображені на рис. 5.6.
Модуль управління збутом. Більшість функцій з формування первинних документів і вирішення економічних завдань цього модуля реалізовані аналогічно модулю управління постачанням (рис. 8.8). Новими елементами порівняно з управлінням постачанням такі: формування відпускних цін та резервування товарів, що відпускаються за документами-основами. Ці відмінності стосуються формування первинних документів на відпуск товарно-матеріальних цінностей. Фрагмент схеми інформаційних потоків у модулі управління збутом показано на рис. 5.7.
Рис. 5.7. Фрагмент схеми інформаційних потоків у модулі Управління збутом
Модуль управління договорами надає можливість формувати документи і проводити розрахунки для оперативного контролю і управління відвантаженням товарів на всіх етапах виконання робіт.
Відпускні ціни формуються за допомогою прайс-листів. Система «Галактика» дозволяє створювати й підтримувати довільну кількість різних прайс-листів. Наприклад, можна мати окремі прайс-листи для великогуртової та дрібнооптової торгівлі, для окремих груп товарів і послуг тощо.
Надається можливість формувати прайс-листи як ручним способом, так і автоматично, розраховуючи ту ціну реалізації, що передбачається, додаванням до облікової або заводської ціни описаних користувачем торгових націнок (знижок) і податків. У разі надання послуг, вартість яких не є фіксованою, а залежить від відповідного набору параметрів і розраховується за заданими тарифами, використовується механізм розрахункових послуг.
Модуль управління збутом надає користувачу такі можливості:
ведення обліку типу оподаткування під час оформлення документа;
формування документів у національній або в будь-якій із зареєстрованих у системі валют із наданням можливості коригування курсу валют безпосередньо в процесі формування документа;
автоматичне або ручне резервування МЦ по підприємству, складу, групі зберігання в процесі виписування документа і гнучке управління резервом;
гнучка зміна цін оперативним коригуванням прайс-листів;
динамічний контроль наявності товарів на складі під час виписування рахунка, а також можливість оформлення рахунків для товарів, яких немає в наявності (варіант попередньої оплати);
автоматичне формування накладних на підставі виписаного документа-основи, управління вибором складу, з якого мають відвантажуватися товари, контроль повторних спроб оформити накладну на відпуск за вже виконаним документом-основою;
ведення рахунків-фактур для обліку ПДВ;
зв’язок з електронними вагами й автоматичне перенесення результатів зважування в накладні на відвантаження;
облік повернення МЦ за рекламацією;
можливість виконувати автоматичне списання товару на складі під час оформлення накладної на його відпуск;
автоматичне формування видаткових складських ордерів за групою накладних;
відображення в модулі бухгалтерського обліку всіх операцій з реалізації матеріальних цінностей і послуг за допомогою механізму типових господарських операцій і т. ін.
На основі інформації, зафіксованої в БД модуля управління збутом, складаються стандартні звіти для функції збуту. Це звіти про нереалізовані товари й послуги за номенклатурою, групами, партіями, зовнішньою класифікацією тощо; аналітичні звіти з реалізації; звіти про оплату відвантаженої продукції, про виконання груп ДО; звіти про заборгованість контрагентів з тари, що повертається, реєстри документів-основ і супроводжувальних документів; звіти про невідповідності в документах на продаж.
З огляду на те, що операції з консигнаційними товарами мають свої особливості, функції обліку прийняття і передачі товарів на реалізацію з регламентним відстроченням платежу винесено в окремий модуль – консигнація.
Модуль складського обліку. Функції, що реалізуються в модулі складського обліку, подано на рис. 5.8. Цей модуль тісно пов’язаний із задачами управління постачанням і збутом, а також з обліком МЦ у виробництві. Ордери на надходження і видачу МЦ формуються на підставі супроводжувальних документів (наприклад, товарно-транспортні накладні і т. ін.) на прийняття та видачу МЦ в усіх модулях, де створюються такі документи.
Рис. 5.8. Схема реалізації модуля складського обліку Основні функціональні можливості модуля складського обліку такі:
ведення прибуткових і видаткових складських ордерів, розподіл МЦ по матеріально відповідальних особах, партіях, комірках зберігання;
облік МЦ у кількох валютах;
облік операцій внутрішнього переміщення МЦ — між складами, складами і структурними підрозділами; передача МЦ зі складу в основні засоби, нематеріальні активи, підрозділи роздрібної торгівлі; передача МЦ зі
складу основних матеріалів у малоцінні та швидкозношувані предмети і навпаки; формування накладних на внутрішнє переміщення;
динамічний перерахунок складських залишків;
ведення складських операцій: переоцінки, пересортування, створення і розформування комплектів МЦ;
облік партій МЦ, контроль строків зберігання матеріалів, строків дії ліцензій і сертифікатів;
ведення облікових цін, підтримка методик списання за середньовиваженими цінами;
формування інвентаризаційних відомостей фактичної наявності МЦ, порівняльної відомості за підсумками інвентаризації, відомості за позиціями, що мають розбіжності, активу нестач і надлишків;
формування відомостей наявності та руху МЦ на будь-яку дату за складом, контрагентом, матеріально відповідальною особою, партією МЦ, інфраструктурою складу;
формування оборотних відомостей за складами, МЦ, партіями, а також накопичувальних відомостей з надходження і вибування МЦ;
контроль неліквідів наднормативних залишків та дефіцитних позицій, контроль відповідності накладних і складських ордерів і т. ін.
Приклади виконуваних операцій з матеріальними цінностями наведено на рисунку 5.9.
Рис. 5.9. Операції з матеріальними цінностями в системі «Галактика»
Модуль розрахунків із постачальниками й покупцями. Призначення цього модуля полягає в здійсненні контролю за порядком розрахунків з постачальниками й покупцями за виконуваними документами-основами (ДО).
До основних функцій модуля належать:
контроль взаєморозрахунків за допомогою встановлення і перегляду зв’язків між ДО і платіжними документами, пакетний розподіл платежів, створення актів взаємозаліків і договорів на поступки щодо боргу;
розрахунок штрафних санкцій;
облік ПДВ на базі рахунків-фактур;
уведення в базу даних планів закупівлі та реалізації товарів;
облік заборгованості, контроль взаєморозрахунків за допомогою звітів.
Основною звітністю модуля є:
реєстр виконуваних документів-основ з урахування сформованих на їх базі товарних і фінансових супроводжувальних документів;
оборотні відомості та відомості заборгованості за виконуваними ДО з розподілом заборгованостей за певними періодами;
прогнози податкових платежів;
відомості контролю взаєморозрахунків з контрагентами, розрахунок сальдо і складання платіжного балансу за контрагентом;
відомості дебіторської та кредиторської заборгованості за МЦ і послуги.
Список використаних та рекомендованих джерел
Основні
Гужва В. М. Інформаційні системи і технології на підприємствах : навч. посіб. / В. М. Гужва. - К. : КНЕУ, 3001. - 400 с.
Татарчук М. І. Корпоративні інформаційні системи : навч. посіб. / М. І. Татарчук. - К. : КНЕУ, 2005. - 291 с.
Додаткові
Гордієнко І. В. Інформаційні системи і технології в менеджменті : навч.-метод. посіб. для самост. вивч. дисц. / І. В. Гордієнко - [2-ге вид., перероб. і доп.]. - К. : КНЕУ, 2003. - 259 с.
Писаревська Т.А. Інформаційні системи обліку та аудиту : навч. посіб. / Т. А. Писаревська. - К. : КНЕУ, 2004. - 369 с.
Тема: Використання пакетів прикладних програм універсального призначення для автоматизації робочого місця менеджера
План
Інтегрований пакет прикладних програм Microsoft Office.
Планування особистої роботи менеджера з використанням комп'ютерної техніки.
Інтернет - як потужний інформаційний ресурс.
WEB-сторінка як презентація підприємства в електронному середовищі.