1.2.1 Використання інструменту Автофільтр

Інструмент Автофільтр використовується для того, щоб показати певні рядки робочого аркуша. Він надає ряд можливостей.

З меню Дані треба вибрати команди Фільтр | Автофільтр. Після цього в заголовках стовпців з'являться стрілки Автофільтр. Якщо клацнути по одній з таких стрілок, то розкривається меню, в якому представлені різні параметри Автофільтр. Це меню пропонує кілька можливих варіантів фільтрації даних:

• Усі записи

• Перші десять записів

• Фільтрація даних згідно певній умові.

1.2.2. Вибіркова фільтрація

Можна також визначити і свої власні критерії фільтрації даних. Для того щоб здійснити вибіркову фільтрацію, необхідно спочатку включити інструмент Автофільтр, вибравши команди Дані | Фільтр | Автофільтр. Потім клацнути на стрілці Автофільтр і з меню, що вибрати команду Умова. З'явиться діалогове вікно користувача Автофільтр. У списках в лівих полях діалогового вікна користувача автофільтр є ряд параметрів:

• Так само

• Не дорівнює

• Більше

• Більше або дорівнює

• Менше

• Менше або дорівнює

• Починається з

• Не починається з

• Закінчується на

• Не закінчується

• Містить

• Не містить

П рімененіе двох параметрів, об'єднаних функцією І / АБО дозволяє звузити область пошуку (Малюнок 3).

Малюнок 3. Вибіркова фільтрація з використанням двох параметрів.

Розширений фільтр представляє практично необмежені можливості для фільтрації даних. Він дозволяє виконувати фільтрацію даних по численних критеріям в одному або декількох полях.

1.2.3. Сортування даних

Для організації даних можна скористатися наявними в Excel інструментами сортування. Залежно від типу даних, Excel може поставити низку питань з тим, щоб визначити, за яким принципом необхідно сортувати ці дані. На відміну від фільтрації даних, операція сортування не приводить до прихованої даних. Можна бачити ті ж дані, але в іншому порядку.

Припустимо, що на робочому аркуші Excel список товарів. Можна скористатися інструментом Сортування для того, щоб розмістити всі ці товари в алфавітному порядку, починаючи з букви А. Для виконання сортування списку товарів в алфавітному порядку, починаючи з букви А, треба виділити колонку, яку потрібно відсортувати і клацнути на стандартній панелі інструментів кнопку Сортування за зростанням.

Для чисельних значень клацання на цій кнопці призведе до того, що дані розташуються за зростанням чисельних значень: починаючи з самого меншого і закінчуючи самим великим числом.

Якщо потрібно розташувати список товарів у зворотному алфавітному порядку, то слід скористатися кнопкою Сортування за спаданням. Використання цієї кнопки для чисельних значень призведе до того, що вгорі стовпця розташується найбільше чисельне значення, а внизу найменше.

Відсортувати дані можна також і в тому випадку, якщо вони розташовані в стовпці, а в рядку. Для цього необхідно просто виділити ці дані і клацнути по кнопці Сортування за зменшенням або Сортування за зростанням.

Під час сортування даних програма Excel використовує дійсне значення, а не ту величину, яка показана на екрані. Ці чисельні дані можуть містити до п'ятнадцяти знаків після коми, і саме ці значення бере програма Excel при створенні впорядкованого списку.