Переваги списків:

Сортування й фільтрація списків. Списки можна сортувати по зростанню, по убуванню або в у заданому користувачем порядку. Можна також фільтрувати списки, щоб відображати тільки дані, що відповідають зазначеному критерію.

Забезпечення цілісності даних. Для списків, не з'єднаних зі списками SharePoint, можна використати убудовані в Excel засобу перевірки даних. Наприклад, у певному стовпці списку можна дозволити використати тільки числа або дати. До списків, з'єднаним зі списками SharePoint, автоматично застосовуються засоби перевірки списків служб Windows SharePoint Services. Наприклад, при публікації або з'єднанні списку із сервером, на якому запущені служби Windows SharePoint Services, або при редагуванні в програмі Excel існуючого списку SharePoint правила типів даних застосовуються для кожного стовпця списку, щоб перевірити, що кожний стовпець містить тільки один тип даних.

рисунок 1. Звичайний список в Excel

Форматування об'єктів списку. Комірки списку можна форматувати точно так само, як і комірки листа.

Внутрішньою базою даних в Excel 97 є списки. Списки практично нічим не відрізняються від того, з чим користувач зазвичай має справу, працюючи в Excel 97: тут інформація також зберігається в рядках і стовпцях.

Відповідно до термінології, прийнятої в базах даних, поняття полі еквівалентно прийнятому в Excel 97понятію стовпець. Мітки, що описують поля, називаються іменами полів. Поняття запис еквівалентно прийнятому в Excel 97 поняттю рядок. На малюнку 1 показаний приклад бази даних, що має чотири поля: Студенти, Тест1, Тест2 і Середній показник. У ній імется також сім записів, по одній на кожного студента.

При здійсненні фільтрації списку згідно встановленим критерієм або правилами частина його даних виявляються "захованими" (на екрані їх не видно). Припустимо, що у нас є список всіх клієнтів якоїсь фірми з Росії та країн СНД. Ми можемо відфільтрувати наш список так, що в ньому залишаться клієнти лише з Україною. Або ж цей список можна відфільтрувати так, що в ньому залишаться тільки ті клієнти, замовлення яких перевищують деяку заздалегідь визначену суму. Для кожного конкретного списку є багато можливих шляхів його фільтрації.

Фільтрація даних у списках Excel здійснюється за допомогою двох інструментів: Автофільтр і Розширений фільтр.

2. Фільтрація за певним значенням.

Параметри фільтрації визначаються типом даних, з яким ведеться робота. Якщо вибрати з меню Автофільтр деяке значення, то в списку залишаться тільки ті записи, в осередках яких записано саме це значення. Розглянемо конкретний приклад. Якщо клацнути на стрілці Автофільтр F3, яка містить ім'я поля Середній показник, і з меню, що вибрати 71%, то в представленому списку залишаться видно тільки студенти Лепін і Якушев, оскільки тільки у них середні показники рівні 71%.

Якщо вибрати ім'я одного зі студентів зі списку Автофільтр (Малюнок 2), то в списку залишиться тільки запис з результатами цього студента, а інші записи виявляться прихованими.

Меню Автофільтр містить всі наявні в кожному полі запису, так що завжди є можливість відфільтрувати список за допомогою одного з представлених у ньому значень.