Облік касових операцій

У типовій конфігурації 1С:Бухгалтерия передбачено роботу з прибут­ковими і видатковими касовими ордерами, на підставі яких формують касову книгу. Всі касові документи, за допомогою яких ведуть облік руху коштів у касі, відображені в журналі Касса/Каса (рис. 7.15).

Для проведення прибуткових касових операцій (надходження грошей у касу) призначений документ Приходный кассовый ордер/Прибутковий касовий ордер (рис. 7.16), який автоматично формує бухгалтерські про­ведення. Цей документ дає змогу вводити кілька різних за змістом бух­галтерських операцій, які, до того ж, по-різному відображені в обліку. Для вибору операції слугує реквізит Вид операции/Вид операції, який може набувати одне з таких значень:

Приход денег из подотчета/Надходження грошей з підзвіту внесення грошей до каси підзвітною особою. В кореспонденції з рахунком каси у цьому випадку є відповідні субрахунки рахунка 37.2 Расчеты с подотчетными лицами/Розрахунки з підзвітними особами;

Оплата заказа покупателем/Оплата замовлення покупцем внесення грошей до каси покупцем за відвантажений товар або як передоплата згідно з рахунком-фактурою. Кореспондентським ра­хунком буде рахунок 36 Расчеты с покупателями и заказчиками/ Розрахунки з покупцями і замовниками;

Поступление денег из банка/Надходження грошей з банку - отримання готівки в банку від одного з поточних рахунків фірми. Кореспондентський рахунок — З1;

Прочие операции/Інші операції - надходження грошей до каси з будь-якого іншого джерела, кореспондентський рахунок може бути будь-яким.

Усі реквізити у діалоговому вікні документа Приходный кассовый ордер/Прибутковий касовий ордер розділені на декілька груп, виокрем­лених рамками.

У групі Касса/Каса потрібно вибрати касу з довідника Счета нашей фирмы/Рахунки нашої фірми і черговий номер прибуткового ордера. Документи програма нумерує автоматично. Кнопка "?" дає змогу пере­глянути в інформаційному рядку поточний залишок грошей у касі. В групі Аналитика, первое событие/Аналітика, перша подія містяться реквізи­ти для вибору відповідного бухгалтерського рахунка, аналітики за ним і аналітики за ПДВ. Значення реквізиту Субконто/Субконто вибирають з довідника, однак залежно від типу операції, яку проводять, вибір відбу­вається або з довідника Сотрудники/Співробітники (у випадку внесення грошей підзвітною особою), або з довідника Счета нашей фирмы/Ра­хунки нашої фірми (у випадку одержання грошей з банку), або з довід­ника Контрагенты/Контрагенти (в інших випадках). У разі надходження грошей від покупця потрібно вибрати оплачуване замовлення. Для цього призначена кнопка "...", розташована у правій частині поля введення замовлення. Натискання на цю кнопку приводить до відкриття журналу Отбор заказов по контрагенту/Відбір замовлень контрагента. У цьому журналі відібрані тільки замовлення щодо вибраного в реквізиті Суб-конто/Субконто покупця, тому перед відкриванням журналу переконайте­ся, що покупця вибрано.

Суми попереднього відвантаження, потрібні для правильного форму­вання проведень, можна обчислити автоматично або безпосередно задати вручну у діалоговому вікні документа. Щоб увести суму і ПДВ поперед­нього відвантаження, треба увімкнути можливість Указать сумму отгруз­ки вручную/Задати суму відвантаження вручну. Сума буде у тій валюті, для якої вибрано касу з ПДВ, тобто для каси в гривнях - це сума в гривнях, для каси в іноземній валюті - сума в іноземній валюті. Для операцій за валютною касою не треба зазначати ПДВ, бо це суперечить чинному зако­нодавству, і можуть сформуватися неправильні бухгалтерські проведення.

Для реквізиту Издержка (доход)/Видаток (дохід) групи Валовые доходы/расходы/Валові прибутки/видатки можливі три варіанти зна­чень: "+" - зачислити операцію до валових доходів; "-" - зачислити операцію до валових видатків; "О" - не зачислювати ні до доходів, ні до видатків. Для реквізиту Субконто/Субконто значення вибирають з довід­ника і задають аналітику обліку валових доходів (видатків). У цій же групі з запропонованого списку вибирають значення реквізиту Вид прихода денег/ Вид надходження грошей.

Під час ведення бухгалтерського обліку за допомогою програми 1С:Бухгалтерия можуть виникати ситуації, коли Приходный ордер/При­бутковий ордер не повинен формувати проведень. Це трапляється, на­приклад, у разі одержання готівки у банку з поточного рахунка, коли відповідні проведення формує документ Банковская вьписка/Банківсь-ка виписка. Для того, щоб документ не формував проведень, треба увімк­нути прапорець Только зарегистрировать/Тільки зареєструвати.

У діалоговому вікні введення документа є ще декілька реквізитів, які використовують для готування друкованої форми прибуткового касового ордера - Основание/Підстава, Приложение/Додаток, По документу/За документом і Кассир/Касир. Друкування документа можливе одним з двох варіантів: На бланк -- дані друкуються на бланку прибуткового касового ордера (це бланк суворої звітності) або ж Ордер - заповнений бланк прибуткового касового ордера друкується повністю.

Видаткові операції з касою виконують за допомогою документа Рас­ходный кассовый ордер/Видатковий касовий ордер. Робота з цим доку­ментом аналогічна до роботи з документом Приходный кассовый ордер/ Прибутковий касовий ордер.

Спеціалізований звіт Кассовая книга/Касова книга (рис. 7.17) скла­дають на підставі введених у журнал Касса/Каса прибуткових і видатко­вих касових ордерів. Для формування цього звіту треба вибрати касу з довідника Счета нашей фирмы/Рахунки нашої фірми. Касову книгу можна отримати окремо для гривневої, доларової кас та ін. Якщо ж рекві­зит Касса/Каса діалогової форми налаштування параметрів звіту не запов­нювати, то звіт буде сформовано за всіма касами у гривневому еквіваленті.

У діалоговому вікні введення параметрів звіту можна також визначити вид останнього аркуша касової книги: це звичайний аркуш чи останній аркуш місяця або року. Крім того, якщо за період звітності вибрати один день, то додатково можна визначити суму, сплачену з каси організації на зарплатню.

Готовий звіт дає інформацію про залишки на початок періоду звітності на рахунку ЗО для вибраної каси (або для всіх кас фірми), інформацію про всі проведення на рахунку ЗО, а також підсумкові обіги і залишки на кі­нець періоду звітності.

Для звіту Кассовая книга/Касова книга також характерна деталізація інформації (див. Урок 6). Коли курсор мишки має вигляд збільшувального скла (на рядках звіту), то, натиснувши на клавішу Enter або подвійно клацнувши мишкою, можна отримати на екрані відповідну операцію для перегляду і редагування. Одночасно курсор автоматично розміститься на вибраному проведенні у вікні операції.

Інформацію про касу можна отримати не лише за допомогою спеціа­лізованого звіту Кассовая книга/Касова книга, а й з використанням стан­дартних звітів. Наприклад, Оборотно-сальдовая ведомость/Обігово-сальдова відомість дає змогу одержати оперативну інформацію про залишки готівки в касі (рис. 7.18).

Звіт Анализ счета/Аналіз рахунка (рис. 7.19) відображає зведені обіги рахунка ЗО з іншими рахунками за звітний період.

Звіт Анализ счета по датам/Аналіз рахунка за датами (рис. 7.20) дає змогу отримати цю ж інформацію в розрізі дат.

А звіт Карточка счета/Картка рахунка (рис. 7.21) забезпечує отри­мання детальної інформації про рух коштів у касі.