Урок 5. Документи і журнали документів

У попередніх розділах розглянуто журнали проведень і журнали опера­цій, уведення операції вручну і створення найпростіших типових операцій. Цього вже було б достатньо для організації обліку (хоча потрібні ще звіти, які описано в Уроці 6), однак такий спосіб на практиці виявився б досить незручним і заплутаним. Типова конфігурація, яку постачає фірма 1C (для законодавства Росії), побудована загалом на використанні проведень. Конфігурація для українського законодавства, розроблена фірмою ABBYY, побудована на підставі прогресивнішої технології - з викорис­танням документів.

Застосування документів і журналів документів відкриває цілком нові можливості порівняно з використанням типових операцій. Здавалося, що в типових операціях, використовуючи формули, можна створити досить складні конструкції, однак є можливості, цілком недосяжні для операцій. Документи, наприклад, надають змогу роздрукувати бухгалтерський доку­мент: накладну, платіжне доручення, прибутковий ордер, авансовий звіт тощо. Виписуючи накладну, програма не тільки перевірить наявність това­ру на складі, а навіть визначить, чи не зарезервований цей товар для іншо­го клієнта. Під час уведення документа можна виконувати практично всі дії, оскільки вони проектуються з використанням сучасної об'єктно-орієн­тованої мови програмування. У цьому випадку бухгалтер самостійно не зможе внести зміни в документ, однак кваліфікований програміст задо­вольнить практично будь-яку примху бухгалтера.

Документ у програмі 1C - це своєрідний електронний аналог звичай­ного бухгалтерського документа. Будь-який бухгалтер знає, що таке на­кладна, рахунок-фактура, авансовий звіт тощо. За бухгалтерським сенсом документи в 1C відповідають однойменним паперовим бухгалтерським документам, однак мають значно більші можливості. Наприклад, випису­вання паперової накладної потребує від бухгалтера не тільки оформлення відповідного бланка, а й рознесення даних у відповідні журнали, що забез­печують ведення аналітичного обліку, а після цього й виконання арифме­тичних обчислень і рознесення даних в інші журнали, які використають наприкінці місяця або кварталу для зведення балансу. І на кожному з цих етапів можлива елементарна арифметична помилка, що призведе до бага­тьох годин перерахунків і звірянь. Водночас робота з електронною випис­кою зводиться до досить простої процедури введення даних у діалоговому

в ікні, причому вибір контрагента Г підбір товарів роблять з довідників. Завершивши введення реквізитів натисканням на одну кнопку, можна на­друкувати накладну на папері, а турбуватися про проведення, які формує документ автоматично, зовсім не потрібно, не кажучи вже про перенесен­ня даних з журналу у журнал.

З огляду на усі ці й інші переваги документів не дивно, що їм і журналам, у яких вони відображені, відведено майже два пункти головно­го меню, а також чимало кнопок на панелі інструментів, тоді як для жур­налу проведень і журналу операцій - тільки по одній команді головного меню. Нашою головною метою буде розгляд головних принципів роботи з документами і журналами, а методику їхнього застосування в бухгалтерсь­кому обліку проаналізуємо в наступних уроках.