§ 5. Візитна картка як атрибут усного ділового мовлення

На сьогодні візитні картки широко використовуються н стали невід'ємним атрибутом ділового життя. Візитна карт­ка -— це картка дня вручення під час знайомства чи візиту. Здебільшого вона мас такі реквізити:

— назву підприємства, установи, організації, фірми; прізвище, ім'я, по батькові власника картки;

— посаду:

— адресу установи, організації, підприємства, фірми; номери телефонів, факсу.

Візитні картки бувають різних видів:

1. Стандартна картка. Використовується під час знайомства.

Назва фірми, прізвище, ім'я, по батькові друкуються ве­ликими літерами; посада, адреса, телефон — малими.

Зразок;

Фірмовий знак

ЬОРЩАГІВСЬКИЙ ХІМІКО-ФАРМАЦЕВТИЧНИЙ ЗАВОД

ВАСИЛЬЧЕНКО

Олена Олексіївна

заступник директора з виробництво

вул. Миру, 17, Київ,

Україна,

03134

Тел.: (044) 471-11-22 472-22-1 1 Факс: (044) 483-70-30

205

2. Картка, що використовується із представницькою метою.

Таку візитну картку вручають, якщо її власник не бажає продовжувати контакт. У ній зазначаються назва фірми, ад­реса й телефон.

Зразок:

ТОВ "МАК - ПРО"	Фірмовий знак
пр. Перемоги, 22, Київ,	Тел./факс: (044) 274-35-24
Україна,
01055.

Іноді адреса може не зазначатися.

Зразок:

Асоціація патентних повірених України

МАСЛОВА Олександра Юріївна

повірник патентів (товарні зиаки, винаходи, юридичні послуги)

тел.: 245-11-13

3. Картка фірми. Використовується для привітання від імені фірми.

Зразок:

ЕСТЕТ
Фірмовий знак
товариство з	обмеженою відповідальністю

206

4. Об'єднана візитна картка. Зазначається прізвище (або прізвища), імена та по батькові чоловіка і дружини; надси­лаються або розвозяться переважно жінками.

Зразок:

СПІВАК

Юрій Семенович Ольга Олександрівна

вул. Костимтинівська, 63/12, кв. 5, тел.: 417-79-35

Київ,

0-4080

Колір візитних карток може бути будь-яким, але згідно з протокольними вимогами вони повинні бути білого кольо­ру, а кольоровим має бути лише фірмовий знак.

Розмір візитної картки регламентується правилами етике­ту. Найчастіше вони бувають формату 5x9 см, хоч незначні відхилення від стандарту допустимі. Краї візитної картки мо­жуть бути округлими.

Необхідно знати, як поводитися з візитними картками. Обмін ними відбувається зразу після того, як співрозмовники були представлені один одному. Вручається візитна картка так, щоб новий знайомий міг прочитати текст. Візитну карт­ку беруть вказівним та великим пальцями лівої або правої руки, ознайомлюються з текстом і ховають, але в жодному разі не можна м'яти, згинати чужі візитні картки, крутити в руках перед власником, робити помітки. Це сприймається як неповага.

Візитними картками не лише обмінюються, але й надси­лають їх після ділового візиту або як супровід до подарунків, книг, журналів, квітів тощо. Іноді їх можна надсилати замість листа, зазначивши у лівому нижньому кутку стандар­тну міжнародну символіку (літери французьких слів): р.г. — висловлення подяки; р.Г — привітання; р.Г.п.а. — вітання з Новим роком; р.Г.с. — висловлення задоволення від знайомства;; р.р. — заочне представлення, знайомство, рекомендування: р.р.с. — прощання через від'їзд із країни; р.с. — висловлення співчуття*.

* Рііфеемков В.В. Как вести соб я в любо і» компанії». — С. 335.

207

За неофіційних обставин можна зробити інші позначки, написи, але обов'язково у 3-й особі: "Вітає зі святом", "Дякує за вітання".

Візитні картки вручають особисто, можна залишати вдома, якщо адресат відсутній, надсилають з кур'єром і дуже рідко пересилають поштою. Якщо візитну картку за­возять особисто, то загинають правий верхній кут, що є зна­ком найглибшої пошани. Порушенням етикету вважається, якщо загнуту візитну картку завозить кур'єр або водій. На отримані картки треба відповісти своїми візитними картка­ми упродовж 24 годин. Ділові люди повинні мати при собі не менше десяти візитних карток.

§ 6. Бесіда

Знання правил етикету є підґрунтям для формування іміджу керівника, працівника та фірми в цілому. Важливим є початок спілкування. З першої фрази, погляду, настрою керівника залежатиме хід зустрічі, бесіди, наради. Тому варто починати її стримано, але доброзичливо.

Потрібно зазначити, що хоч бесіда і нарада — форми ус­ного спілкування людей і будуються на трьох основних типах стосунків:

— начальник •— підлеглий

— підлеглий — начальник

— партнер — партнер,

проте вони різняться за кількістю учасників. Якщо в нараді беруть участь більше двох учасників, то в бесіді якраз дві особи становлять сферу спілкування.

Відмінність ділової бесіди від повсякденної (побутової) полягає в тому, що вона є цілеспрямованою із заздалегідь спланованим результатом і направлена на вирішення певних завдань, виробничих проблем і питань, пов'язана з необхі­дністю робити висновки на основі аналізу отриманої інфор­мації. Також така бесіда дозволяє виробити певні рішення і реалізувати їх.

Ділові бесіди, завдяки ефекту зворотного зв'язку, дозво­ляють керівникові реагувати на висловлювання співбесід­ника відповідно до конкретної мети бесіди, її предмету та особистості співбесідника.

Ділова бесіда як форма взаємного спілкування мас такі переваги:

208

1. Можливість диференційованого підходу до предмета обговорення.

2. Швидкість реагування на висловлювання співбесідника за допомогою пояснень, поправок тощо.

3. Розширення компетентності керівника за рахунок кри­тичних опінок. пропозицій і думок партнера.

4. Можливість диференційованого підходу до обліку та оцінки об'єктивних і суб'єктивних факторів під час вирі­шення проблеми.

5. Відчуття особистої значущості у вирішенні обговорю­ваних проблем і причетності до результатів, отриманих у кінці бесіди.

Необхідно також пам'ятати, що бесіда — це не монолог, її можна буде правильно побудувати тільки тоді, коли є взаєморозуміння між співрозмовниками, що допомагає спільному вирішенню певної проблеми.

Успіх бесіди значною мірою залежить від того, наскільки зрозуміло, переконливо і точно партнери висловлюють свої думки, ідеї. Точність і зрозумілість інформації виявляється в простоті й чіткості викладу, адже розуміння інформації є обов'язковим.

Для досягнення оптимального ефекту в процесі ділового спілкування керівник повинен чітко знати проблему і вміти вирішити її, демонструвати зацікавленість у реалізації вибра­ної теми із співрозмовником. Керівник повинен враховувати професійний рівень партнера та зміст виконуваних ним зав­дань, його повноваження і сферу відповідальності відповідно до обов'язків, життєвого і трудового досвіду, інтересів, по­бажань, способу мислення.

Є два види ділових бесід: кадрові та проблемні, або дис­циплінарні. До кадрових належать співбесіди під час при­йому на роботу чи звільнення. Ефективність кадрових бесід залежить від вміння керівника створити відверту конструк­тивно-критичну атмосферу спілкування, навпаки, зменшує­ться, якщо він поводиться безтактно, перебиває співрозмовника, висміює його аргументи або грубо реагує на протилежну точку зору. Особливу увагу слід звернути на об'єктивність фактів.

Керівник повинен мати план бесіди, дотримуючись якого він зможе відповісти на запитання:

яка причина бесіди й організаційні конкретні завдан­ня. пов'язані з її темою.¹ метою;

209

— які контраргументи може висунути співбесідник і що потрібно зробити, щоб досягти поставленої мети;

які варіанти вирішення проблеми можна запропонува­ти. якщо партнер погодиться, відмовиться або заперечуватиме;

- на кого з партнерів чи підлеглих можна покластися у вирішенні проблеми і які переваги це матиме чи які нега­тивні моменти може викликати.

Проблемні, або дисциплінарні, бесіди відрізняються від кадрових тим, що вони зумовлені фактами порушення дис­ципліни на виробництві або відхиленнями від встановлених норм і правил у діяльності організацій, підприємств.

Проблемна бесіда керівника з підлеглим направлена перш за все на створення творчої атмосфери на підприєм­стві, на підвищення ефективності колективної співпраці. Проблемну бесіду можна розглядати і як різновид виробни­чої наради і конкретних питань трудової діяльності, коли вона є складовою частиною в нараді.

Отже, слід пам'ятати, що:

1. Головне завдання проблемної бесіди — майбутня ро­бота працівника, який чимось завинив.

2. Не потрібно проводити бесіду без належної підготовки.

3. Бесіда про дисципліну — не вистава, а довірча розмова.

4. Не можна приймати рішення наперед.

5. Якщо необхідно зробити індивідуальні винятки з пра­вил, то про це потрібно повідомити інших.

6. Працівник повинен зрозуміти "оргвисновки".

7. Важливо погодити із працівником програму його по­дальших дій і термін її реалізації.