§ 14. Написання цифр та символів у ділових паперах

Багатозначні числа розбиваються на класи по три цифри справа наліво і відокремлюються одна від одної проміжком в один знак. Чотиризначні числа не поділяються на класи. Наприклад: 10 513; 1997.

Цифри, як арабські, так і римські, відокремлюються від слів проміжком. Винятком є букви, що входять до складу словесно-цифровнх позначень, які пишуться разом або через дефіс. Наприклад: будинок 76; до справи 34Б; стереопрогра­вач "Діана П406С". '

Порядкові числівники мають відмінкові закінчення, які пишуться через дефіс. Наприклад: 1-иш лінія; 3-тс видання.

Якщо записаний цілий ряд порядкових числівників, то відмінкове закінчення ставлять тільки після останньої цифри. Наприклад: 1, 2 і 3-й томи.

Порядкові числівники, що позначаються римськими цифрами, пишуться без відмінкових закінчень. Напри­клад: II Ґатунок; 1 курс.

Складні прикметники, першою частиною яких с числів­ник, що позначається цифрою, пишуть без відмінкових за­кінчень через дефіс. Наприклад: 2-ступсневий; 5-поверховий.

Числа до десяти рекомендується в текстах писати словами, а після десяти - цифрами: п'ять комп'ютерів; 156 студентів.

Десяткові дроби відокремлюються комою. Наприклад: 2,5; 3.2.

Прості дроби пишуться двома способами:

]. Через косу риску. Проміжка між чисельником і зна­менником не роблять. Наприклад: 4/5; 2/3; 1/4.

2. Чисельник від знаменника відділяється горизонталь­ною рискою. Наприклад:

І- і ч' /

6!

У змішаних дробах ціле число відділяють від дробової

частини інтервалом в один знак. Наприклад: 1 2/3: 5 ~ .

•і

Римські цифри від слів відокремлюють проміжком. На­приклад: XX століття.

Знаки "номер" (№); "параграф" (§) і "градус"(°) відокремлю­ють від цифри інтервалом: Л'° 25; § 17; 45 Проте знак "за Це.пьсісм" (С) пишеться разом із знаком "градус": 36.6 °С.

Символи "процент" (%), "хвилина" (')., "секунда" (") пи­шуться разом із цифрою: 110%; ЗО'; ЗО'20".

Знаки "номер", "параграф", "процент", "градус" у мно­жині не подвоюються.

Арифметичні знаки "плюс" (+), "мінус" (-—), "множення" (х), "ділення" (:), знак "дорівнює" (=) відокремлюють від цифри проміжком в один знак. Вони записуються тільки з цифрами, у тексті - словами.

Знак граничного відхилення (±) пишуть із цифрою разом: ±0.43.

Між від'ємними та додатними величинами, які означають крайні межі, знак "тире" не ставиться. У цьому разі пишуть прийменники "від" і "до". Наприклад, температура повітря піднялася від -5 до + 10 °С.

Показники степеня та індекси пишуть разом із цифрою: 10г; 25^і.

Географічні та математичні позначення пишуться скорочено. Міри довжини і вага позначають відповідно до метричної сис­теми мір: км (кілометр), м (метр), дм (дециметр), см (сантиметр), мм (міліметр), т (тонна), ц ( центнер), кг (кілограм), г (грам), мг (міліграм), млрд (мільярді, млн (мільйон), тис. (тисяча). Міри площі та об'єму скорочують так: км (квадратний кілометр), м² (квадратний метр), м³ (кубічний метр), см³ (кубічний сантиметр).

У хімічних формулах інтервал між цифрами і буквами не роблять. Наприклад: НіО. ІІ2$0-/.

§ 15. Вимоги до мови ділових паперів

Під час складання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно і у певній послідовності розміщувати рекві­зити документа.

62

2. Текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалили...

Інститут просить... Ректорат клопочеться...

Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з метою, потрібний для, в порядку.

5. Уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що... Нагадуємо Вам. іцо... Підтверджуємо з вдячністю..

У порядку надання матеріальної допомоги...

У порядку обміну досвідом...

У зв'язку з вказівкою...

Відповідно до попередньої домовленості...

Відповідно до Вашого прохання...

6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...

Беручи до уваги..

Розглянувши...

Вважаючи...

7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літера­турної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

Слід писати	Не можна писати
ужити заходів брати (взяти) участь погодити вплинути порядок денний пропозиції вирішити, розв 'язати боротися заходи такі члени групи: не можна визнати задо­вільним незабаром не з'являються на заняття	прийняти заходи прийняти участь здійснити погодження здійснити вплив повістка денна предложення забезпечити рішення проводити боротьбу міроприємства слідуючі члени групи: не може бути визнаним задо­вільним у самий найближчий час мають місце випадки неявки на заняття

63

Слід писати	Не можна писати
прошу надати мені відпустку треба направити присутні одностайно с.хвалили пропозицію неухильно виконувати згідно з наказом згідно з розпорядженням відповідно до постанови	прошу Вашого дозволу про надання мені відпустки повинен бути направлений одностайне схвалення дістала пропозиція про прийняття до неухильного виконання згідно наказу згідно розпорядження відповідно з постановою

8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки - після керуючого слова; вставні слова — на початку речення).

9. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад;

Ви не відповіли на лист-запит..

Вами ще не дана відповідь на лист-запит...

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад;

Університет не гарантує...

Комісія підтверджує...

Телевізійне агентство повідомляє...

10. Уживати інфінітивні конструкції:

Створити комісію...

Затвердити пропозицію...

Попередити правління...

11. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:

Наказую...

Пропоную...

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочннстві. за за­гальними правилами: р-н. обл., км. напр.. канд. філол. наук.

13. Надавати перевагу простим реченням. Використову­вати форми ввічливості за допомогою слів:

Шановний...

Високошановний...

Вельмишановний...

Високоповажний...

64

РОЗДІЛ II

Документи різних видів: вимоги до оформлення

Проблема створення, систематизації та уніфікації доку­ментів набула особливої актуальності в наш час у зв'язку з тим, що. по-перше, сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими документами, по-друге, традиційно вико­ристовувані документи оновлюють свої характеристики (зміст, функцію, адресата і тощо). Ці зміни, у свою чергу, зумовлені об'єктивними факторами:

1) активністю державотворчих процесів в Україні після здобуття нею незалежності в 1991 році;

2) розвитком ринкових відносин в економіці;

3) наданням українській мові статусу державної мови, необхідністю переходу ділового спілкування з російської мови на українську.