Тема 1 Организационная структура промышленного предприятия и процесс бюджетирования.

1. Организационная структура промышленного предприятия и система управления предприятием.

2. Стандартные процедуры (регламент) разработки, согласования и принятия сводного бюджета аппаратом управления и руководством предприятия.

3. Взаимодействие аппарата управления (субъекта планирования) и подразделений предприятия (объекта планирования) при разработке и согласовании бюджетных заданий.

1. Организационная структура промышленного предприятия и система управления предприятием.

Ведение на постоянной основе процесса сквозного планиро­вания (бюджетирования) невозможно без наличия адекватной организационной структуры предприятия. Составление опера­ционного, инвестиционного, финансового и сводного бюдже­тов требует наличия подразделений с соответствующими функ­циями и полномочиями.

В небольших организациях обычно проект сводного бюджета составляется бухгалтерией и утверждается Президентом компа­нии. На средних и крупных предприятиях, как правило, свод­ный бюджет компании утверждается ее Правлением, в состав которого входят топ-менеджеры организации (Президент ком­пании, первый вице-президент по экономике, исполнительный директор (первый вице-президент по производству), коммер­ческий директор (вице-президент по сбыту), финансовый ди­ректор (вице-президент по финансам), вице-президент по ин­вестициям, начальники основных управленческих служб — глав­ный бухгалтер, начальник управления маркетинга и сбыта, на­чальник УКС (управления капитального строительства), началь­ник ПЭУ (планово-экономического управления), начальник ФЭУ (финансово-экономического управления), начальник ОТИЗ (отдела труда и зарплаты) и пр.).

Аналитическим аппаратом Правления, ответственным за раз­работку проекта сводного бюджета в целом, является планово-аналитический отдел (отдел экономического анализа), подчи­ненный первому вице-президенту по экономике.

В организационной структуре процесса бюджетирования сле­дует различать субъекты планирования (подразделения, участвующие в разработке сводного бюджета) и объекты планирования подразделения, которым составляется сводный бюджет и которые ответственны за выполнение сводного бюджета). Субъект планирования — это аппарат управления компании.

Следует заметить, что в чистом виде субъектов планирования не бывает, так как любое подразделение предприятия (в том числе и подразделения, входящие в аппарат управления) ответственны за выполнение того или иного бюджетного задания. Так, планово-экономическое управление, составляющее бюджетные сметы затрат функциональных служб, в свою очередь, также имеет бюджетную смету затрат, за выполнение которой оно ответственно и т.д. Тем не менее, в разрезе функционального соподчинения различных структурных подразделений объекты планирования — это те «полевые» подразделения, которые «снизу вверх» представляют в аппарат управления на рассмотрение проекты бюджетных заданий по тем показателям, за выполнение которых они отвечают (производственные цеха, служба сбыта, отдел снабжения, служба главного инженера (ответственна за исполнение инвестиционного бюджета), складские службы и др. субъекты планирования — это службы аппарата управления, которые рассматривают, корректируют и представляют на утверждение первому вице-президенту по экономике бюджетные показатели объектов планирования. Это, как правило, планово-экономическое управление, финансово-экономическое управление, отдел труда и зарплаты, управление маркетинга и сбыта, управление капитального строительства, планово-аналитический отдел и др.

Особое место в организационной структуре средних и крупных промышленных компаний занимает бухгалтерия. Если на небольших предприятиях бухгалтерия — это главный плановый орган, то по мере роста масштабов деятельности бухгалтерия становится основным информационным центром компании по плановым и фактическим показателям сводного бюджета. Это означает, что бухгалтерия непосредственно не занимается аналитической работой по составлению сводного бюджета, однако ведет учетную деятельность по сводным (агрегированным) показателям бюджетного плана и его исполнения. В этой связи, все планоные службы аппарата управления при разработке бюджетных показателей опираются на учетную информацию, пре­доставляемую бухгалтерией.

В разных вариантах организационной структуры предприятия одни и те же подразделения могут быть как субъектами, так и объектами планирования, в зависимости от их подчиненности. Так, иногда ряд управленческих служб находится в прямом (ли­нейном) подчинении вице-президентов, курирующих «полевые» подразделения — объекты планирования.

В частности, планово-экономическое управление может под­чиняться вице-президенту по производству, управление марке­тинга и сбыта — коммерческому директору (вице-президенту по сбыту), управление капитального строительства — вице-пре­зиденту по инвестициям. Строго говоря, в этом случае данные службы уже не являются частью аппарата управления и теряют статус субъекта планирования, ибо субъекты планирования в любом случае являются независимыми организационно от ру­ководителей тех подразделений, чью деятельность они плани­руют и контролируют.

Например, при таком варианте планово-экономическое уп­равление под руководством первого вице-президента по производ­ству составляет проект операционного бюджета для службы первого вице-президента по производству и направляет его «сни­зу вверх» на рассмотрение непосредственно в планово-анали­тический отдел при первом вице-президенте по экономике. Та­кой подход имеет как свои преимущества, так и недостатки.

Преимуществом является то, что соответствующие службы задействуются не только в работе по составлению предварительных бюджетных заданий, но и в текущей работе структурных подраз­делений. Так, планово-экономическое управление в течение бюд­жетного периода рассчитывает для производственных подразде­лений (цехов) текущую рентабельность выпуска, структуру из­держек и пр. — то есть занимается оперативным планированием.

Основным недостатком данного варианта составления свод­ного бюджета является большая степень субъективизма управ­ленческого планирования. Аппарат управления сужается до раз­меров планово-аналитического отдела при вице-президенте по экономике плюс финансово-экономического управления. В этих условиях объекты планирования (службы производства и сбыта) могут обладать большей информацией о своих реальных возмож­ностях и манипулировать этим обстоятельством — составлять заведомо заниженные проекты бюджетных заданий, которые планово-аналитический отдел в силу ограниченности собственных организационных и трудовых ресурсов не сможет верифицировать. При другом (классическом) варианте организационной структуры функциональные службы, задействованные в процессе составления сводного бюджета, подчинены первому вице-президенту по экономике, то есть входят в аппарат управления. При этом структурные подразделения — объекты планирования, находятся в двойном подчинении:

• в линейном (прямом) подчинении соответствующих вице-президентов, отвечающих за исполнение бюджетных заданий ) различным сегментам ведения бизнеса (первый вице-президент по производству, коммерческий директор, вице-президент по инвестициям);

• в функциональном подчинении отдельных управленческиx служб. Функциональное подчинение означает, что соответствующие структурные подразделения несут ответственность перед управленческими службами не по всему спектру своей деятельности, а в строгих рамках планирования, мониторинга контроля) и анализа исполнения очередного бюджета. Так, функционально, коммерческий директор может быть подчинен начальнику управления маркетинга и сбыта, хотя статус первого на предприятии, как правило, несоизмеримо выше, нежели второго.

Окончательный вариант сводного бюджета, представляемый на утверждение сначала первому вице-президенту по экономике, а затем Президенту компании и Правлению, должен составлять планово-аналитический отдел при первом вице-президенте по экономике. Обычно в большинстве крупных и средних российских промышленных компаний функция свода бюджетныах показателей в единый проект сводного бюджета возлагается на одну из функциональных служб (как правило, планово-экономическое или финансово-экономическое управления). При этом существенно возрастает субъективизм в бюджетном планировании, так как одновременно отдельные управленческие службы ответственны за конкретный участок планово-экономической работы и, вольно или невольно, будут «тащить одеяло на себя».

Например, если проект сводного бюджета составляет ФЭУ, он как правило, будет более жестким, или даже излишне четким, нежели если эта функция будет возложена на ПЭУ, так как непосредственными функциями финансово-экономи­ческого управления являются соблюдение финансовых норма­тивов и недопущение чрезмерного уровня финансового дефи­цита. Планово-аналитический отдел при первом вице-президенте по экономике занимается сугубо вопросами сведения бюджет­ных показателей, предоставляемых управленческими службами, в единый сводный бюджет, и поэтому может быть более объек­тивным.

Следует отметить еще одно немаловажное обстоятельство. В процессе корректировки сводного бюджета на величину пер­вичного финансового дефицита три ключе­вые функциональные службы (планово-экономическое управ­ление, финансово-экономическое управление и управление ка­питального строительства) могут не прийти к согласованному решению. В этих условиях «арбитром» выступает первый вице-президент компании по экономике, а все аналитические «вык­ладки» для него осуществляет планово-аналитический отдел.

Последний существенный момент. В зависимости от Уста­ва и внутренних нормативных актов Компании окончатель­ное решение об утверждении сводного бюджета могут при­нимать:

• Правление компании;

• Президент компании (в этом случае Правление пред­ставляет из себя консультативный орган при Прези­денте);

• Совет директоров компании (Президент компании подает проект сводного бюджета на утверждение Совету дирек­торов);

• Общее собрание акционеров компании (Совет директо­ров подает проект сводного бюджета на утверждение Об­щему собранию акционеров; в основном, это относится к долгосрочному «бюджету развития»).

Для технологической процедуры составления сводного бюд­жета данное обстоятельство не играет особой роли.