Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

§11. Нотаріальне діловодство

■' ■

У системі органів нотаріату нотаріальне діловодство займає особливе місце, що зумовлено його завданням. Чітка і правильна організація діловодства в нотаріальних конторах має важливе значення для організації якісного й оперативного обслуговуван­ня населення, додержання вимог законодавства щодо законності, обґрунтованості та оперативності роботи нотаріуса, сприяння громадянам та юридичним особам у здійсненні їхніх прав і закон­них інтересів, дотримання таємниці вчинення нотаріальних дій.

Нотаріальне діловодство є об'ємним поняттям, що охоплює коло питань, пов'язаних з веденням документування управлін­ської діяльності установ державного нотаріату, прийманням, розглядом і реєстрацією кореспонденції, складанням і оформлен­ням службових документів, контролем за виконанням доку­ментів, складанням номенклатури та формуванням справ, а та­кож постачанням, зберіганням та обліком спеціальних бланків нотаріальних документів тощо.

Нотаріальне діловодство регулюється Правилами ведення но­таріального діловодства, затвердженими Наказом Міністерства юстиції України від 3 лютого 1994 р. № 6/5. Ці Правила встанов­люють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ве­дення нотаріального діловодства, складання та оформлення службових документів. Порядок складання нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а також інших книг, пов'язаних із вчиненням нотаріальних дій, регулюється Інструкцією про поря­док вчинення нотаріальних дій нотаріусами України і вказівка­ми по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах.

Відповідальність за правильну організацію і ведення но­таріального діловодства несе приватний нотаріус, а в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах — завідуючі, які їх очолюють. У державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві, де є кілька працівників, ве­дення діловодства й архіву наказом завідуючого може покладати­ся на одного з цих працівників, що відображається в його поса­довій інструкції.

Ведення діловодства й архіву приватного нотаріуса може бути покладено ним на особу, яка працює в нього за трудовим договором.

117

Нотаріат в Україні

При звільненні або переведенні на іншу роботу нотаріуса чи осо­би, на яку покладено ведення діловодства, архівні справи, а також справи і документи, що знаходяться в діловодстві, передаються особі, яка призначається, про що складається відповідний акт.

Мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 За­кону Української РСР «Про мови в Українській РСР».

Діловодство по заявах та скаргах громадян у державних но­таріальних конторах і державних нотаріальних архівах ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на призначе­них для цього осіб.

Складання та оформлення службових документів.

Для складання службових документів використовується тіль­ки папір форматів А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210).

Службові документи оформляються на бланках установ і при­ватних нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.

Згідно з Наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 р. та Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів, запро­ваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зраз­ка, які є необхідною складовою діловодства в нотаріальних орга­нах. Ці бланки використовуються лише нотаріусами і призна­чені, з одного боку, для оперативності роботи нотаріусів, а з іншо­го, — для запобігання підробці документів.

На спеціальних бланках виконуються всі примірники доку­ментів, за винятком примірника, який залишається у справах нотаріуса або державного нотаріального архіву. На цьому примірнику нотаріус указує серію та номери використаних на но­таріальну дію спеціальних бланків. Серія та номер використано­го бланка зазначаються також у реєстрі для реєстрації нотаріаль­них дій у графі «Зміст нотаріальної дії».

На спеціальних бланках викладаються примірники:

• правочинів, для яких чинним законодавством установлено обов'язкову нотаріальну форму (крім засновницьких договорів та установчих актів);

• правочинів, для яких чинним законодавством не передбаче­но обов'язкової нотаріальної форми, але які посвідчуються за ба­жанням сторін;

• договорів про розірвання всіх вищезгаданих правочинів, а також про внесення змін та доповнень до нотаріально посвідче­них правочинів;

118