§ 6. Витребування відомостей і документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій

Нотаріуси витребовують від фізичних та юридичних осіб відо­мості та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії. Витребування документів здійснюється у випадку реальної не­обхідності для дотримання вимог законності та обґрунтованості вчинення нотаріальних дій нотаріусом. При цьому такі відомості та (або) документи повинні бути подані в строк, вказаний но­таріусом. Проте цей строк не може перевищувати одного місяця. Неподання відомостей та документів на вимогу нотаріуса є підставою для відкладання, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.

110

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Отримана на запит відповідь становить нотаріальну таємницю і зберігається в архіві нотаріуса, який здійснював запит.

У разі неможливості отримання необхідних відомостей та (або) документів нотаріус відмовляє у вчиненні нотаріальної дії.

§ 7. Вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальних дій

За загальним правилом, усі необхідні для вчинення нотаріальної дії документи подаються нотаріусу громадянином, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії. До цих документів пред'являється низка вимог з тим, щоб їх справжність не викликала сумніву.

Документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, по­винні бути скріплені у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, з печаткою нотаріуса і зазначенням кількості скріплених аркушів.

Тексти нотаріально оформлюваних правочинів, копій доку­ментів і виписок з них, тексти перекладів тощо повинні бути на­писані ясно і чітко, числа і строки, що стосуються змісту посвідчувальних правочинів, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб — без скорочень і з зазна­ченням їх адрес. Прізвища, імена та по батькові фізичних осіб, у тому числі представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, із зазначенням дати їх народження та місця проживан­ня. За участю іноземних громадян зазначається також і їхнє гро­мадянство. У необхідних випадках зазначаються номери ра­хунків юридичних осіб у банках (інших кредитних установах).

Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій доку­менти, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також написані олівцем. Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в докумен­тах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути підтверджені підписом уповноваженої на те особи і печаткою відповідної установи, підприємства чи організації, або особи, що видала документ. Крім цього, виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб і їх, і попередній варіант можна було розібрати.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, в яких неможливо прочитати все в первісному написанні — нап­риклад, залиті чорнилом, потерті тощо.

111

Нотаріат в Україні

Не приймаються порвані документи, а також ті, які викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошнурова­ні, не пронумеровані і кількість не завірена підписом уповнова­женої на те посадової особи та печаткою.

Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), зас­терігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису до підпису нотаріуса і проставлення печатки.

Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно, складений з порушен­ням вимог чинного законодавства, нотаріус пропонує особі, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, виправити його або скласти новий. За бажанням заінтересованої особи документ мо­же бути складений нотаріусом.