Глава 4. Організація діяльності нотаріату в Україні

Комплексна перевірка діяльності приватного нотаріуса має провадитись не рідше одного разу на два роки. Таку перевірку проводить начальник відділу або старший консультант відділу нотаріату регіонального управління юстиції. До перевірки мо­жуть бути залучені також представники відділень Української нотаріальної палати, кваліфіковані нотаріуси з інших нотаріаль­них округів. Комплексній перевірці підлягає діяльність приват­ного нотаріуса за весь період з часу попередньої перевірки.

Перед проведенням комплексної перевірки відповідальна особа управління юстиції вивчає матеріали, які стосуються роботи при­ватного нотаріуса — результати попередніх перевірок, вказівки уп­равління юстиції за їх результатами, доповідні записки щодо вико­нання цих вказівок, заяви та скарги на роботу нотаріуса тощо. Під час перевірки перевіряючий аналізує все, що стосується роботи но­таріуса: законність його діяльності, організацію прийому грома­дян, правильність ведення діловодства, здатність надати консуль­тацію з питань застосування чинного законодавства, сертифікацію робочого місця нотаріуса, забезпеченість засобами зв'язку та орг­технікою тощо. Особливу увагу звертають на дотримання но­таріусом принципів таємниці вчинення нотаріальних дій, неупе­редженості та запобігання судовим спорам, а також вимог ст. 9 та 36 Закону «Про нотаріат» щодо обмеження в праві вчинення но­таріальних дій. Обов'язковій перевірці підлягає стан зберігання, витрачання та облік спеціальних бланків нотаріальних документів.

При виявленні порушень чинного законодавства перевіряючі мають з'ясувати обставини, за яких вони були допущені, та вжи­ти всіх необхідних заходів щодо усунення їх причин.

За наслідками проведеної перевірки складається доповідна за­писка на ім'я начальника управління юстиції.

В залежності від наслідків перевірки керівництво управління юстиції приймає рішення. Це може бути заслуховування но­таріуса на засіданні колегії управління юстиції або на оперативній нараді в присутності начальника управління юстиції, обговорен­ня на семінарах нотаріусів області, обговорення на місці тощо.

Термін, який надається нотаріусу для усунення недоліків, визначається залежно від наслідків перевірки, але не повинен пе­ревищувати трьох місяців. На цей термін діяльність нотаріуса може припинятись.

Нотаріус повинен проінформувати про заходи, які були ним вжиті для усунення виявлених перевіркою порушень, у визначе-

75

Нотаріат в Україні

ний управлінням юстиції термін. Якщо нотаріус не вжив перед­бачених чинним законодавством заходів для усунення недоліків у своїй роботі, управління юстиції має право підготувати на розг­ляд Міністерства юстиції подання щодо анулювання виданого йо­му свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю.

§ 4. Організація діяльності державних нотаріальних архівів

Відповідно до статті 23 Закону України «Про нотаріат» дер­жавні нотаріальні архіви засновуються в обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання нотаріальних доку­ментів. Державні нотаріальні архіви мають на меті зберіган­ня, використання нотаріальних документів, передачі їх у відповідний державний архів, надання методичної та прак­тичної допомоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.

Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів сіль­ських, селищних, міських рад народних депутатів, які вчиняють нотаріальні дії, та посадові особи, які посвідчують заповіти і довіреності, прирівнювані до нотаріально посвідчених.

Питання організації діяльності та компетенція державного но­таріального архіву визначаються положенням про нього, що зат­верджується Міністерством юстиції України за погодженням з Го­ловним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Архіви створюються і ліквідуються Міністерством юстиції Ук­раїни. Мережа і штати архівів затверджуються Міністерством юстиції Республіки Крим, управліннями юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій в межах встановленої для них штатної чисельності та фонду за­робітної плати. Державний нотаріальний архів очолює завідую­чий, який призначається на посаду і звільняється з неї уп­равлінням юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації. Завідуючим архівом може бути особа, яка відповідає вимогам статті 3 Закону України «Про нотаріат».

Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Дер­жавного герба України та своїм найменуванням.

7«