Міністра юстиції україни наказ

№8/5 від 07.02.94

м.Київ

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 лютого 1994 р. за№ 30/239

Про затвердження Положення про державний нотаріальний архів

Відповідно до Закону України «Про нотаріат» НАКАЗУ Ю:

1. Затвердити Положення про державний нотаріальний архів, що додається.

2. Управлінню організації юридичної допомоги населенню (Павлова Л.М.) довести зміст Положення про державний но­ таріальний архів до Міністерства юстиції Республіки Крим, уп­ равлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

3. Міністру юстиції Республіки Крим, начальникам управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських дер­жавних адміністрацій вжити заходів по організації і належному функціонуванню державних нотаріальних архівів.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на управлін­ня організації юридичної допомоги населенню (Павлова Л.М.).

Міністр В.В. Онопенко

673

Нотаріат в Україні

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом Міністерства

юстиції України

від 07.02.94 №8/5

ПОЛОЖЕННЯ про державний нотаріальний архів

1. Загальні положення

1. Відповідно до статті 23 Закону України «Про нотаріат» державні нотаріальні архіви (далі — архіви) засновуються в об­ласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання та викорис­тання нотаріальних документів, передачі їх у відповідний дер­жавний архів, надання методичної та практичної допомоги фон-доутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.

2. Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні кон­тори, приватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів, які вчи­няють натаріальні дії, та посадові особи, котрі посвідчують за­повіти і доручення, прирівнювані до нотаріально посвідчених.

3. Архіви у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядження­ми Президента України, декретами, постановами і розпоряджен­нями Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юс­тиції України, інструкціями, правилами і вказівками Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України та цим По­ложенням.

4. Архіви створюються і ліквідуються Міністерством юс­тиції України.

5. Штати архівів затверджуються Міністерством юстиції Рес­публіки Крим, управліннями юстиції обласних, Київської та Се­вастопольської міських державних адміністрацій в межах вста­новленої для них штатної чисельності і фонду заробітної плати.

6. Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.

674

Додатки

2. Основні завдання та функції архіву

2.1. Основними завданнями архіву є:

комплектування документами, склад яких передбачено цим Положенням;

забезпечення збереження та використання документів, що знаходяться на зберіганні;

створення і вдосконалення науково-довідкового апарату до до­кументів;

підготовка та своєчасна передача документів на зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України;

підготовка та здійснення заходів щодо підвищення кваліфікації нотаріусів з питань, які входять до компетенції архіву.

2.2. Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:

складає графіки приймання документів від фондоутворю-вачів;

на підставі графіків здійснює приймання документів, передба­чених цим Положенням, не пізніше 2-х років після закінчення 10-річного строку їх зберігання у фондоутворювачів;

забезпечує збереження документів, регулярно проводить пе­ревірки наявності і фізичного стану справ;

складає науково-довідковий апарат до документів, що зберіга­ються в архіві;

проводить експертизу цінності документів, що знаходяться в архіві, що надає методичну допомогу експертним комісіям Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції облас­них, Київської та Севастопольської міських державних адміні­страцій у проведенні експертизи цінності документів;

здійснює контроль за зберіганням документів у фондоутворю­вачів, надає їм методичну і практичну допомогу по впорядкуван­ню документів та підготовці їх до здачі в архів;

передає у встановленому порядку на державне зберігання до­кументи та науково-довідковий апарат до них;

веде статистичну звітність за встановленими формами;

видає дублікати і засвідчує вірність копій і виписок з доку­ментів, які зберігаються в справах архіву, з додержанням вимог статті 8 Закону України «Про нотаріат»;

веде облік документів, переданих на запити органів, передба­чених згаданим Законом;

675

Нотаріат в Україні

веде прийом громадян з питань, що входять до компетенції архіву;

здійснює реєстрацію заповітів, прирівнюваних до нотаріально посвідчених, веде алфавітні книги їх обліку.

■ 3. Склад документів архіву

3.1. Державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси пе­ редають до архіву:

примірник номенклатури справ (нарядів);

всі документи, сформовані у наряді і закінчені діловодством, реєстри, спадкові справи, книги обліку тощо, ведення яких пе­редбачено номенклатурою справ;

примірник опису справ постійного зберігання;

примірник акта про виділення до знищення документів і справ.

3.2. Посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищ­ них, міських рад народних депутатів передають до архіву:

реєстри для реєстрації нотаріальних діїї та реєстри для реєстрації заборони відчуження майна, а також арештів, накладених на житлові будинки, квартири, дачі, садові будинки, гаражі, земельні ділянки та інше нерухоме майно судовими та слідчими органами;

сформовані у наряди примірники нотаріальних документів;

книги обліку.

3.3. До складу документів архіву також входять: номенклатура справ (нарядів) архіву;

журнали, книги, реєстри, наряди документів, ведення яких передбачене номенклатурою справ (нарядів);

науково-довідковий та обліковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні.