Визначення документу. Особливості текстів документу
В ході курсової роботи, перш ніж зробити аналіз англомовних протоколів Європейського Союзу, потрібно зазначити, що протоколи відносяться до офіційних документів, тому слід дати визначення терміну документ та надати його класифікацію для того, щоб визначити, до яких саме видів документів вони відносяться.
Основним видом текстів офіційного стилю є офіційні папери, що мають статус документів. Слово документ (від лат. dokumentum— повчальний приклад, взірець, доказ) має на сьогодні наступні визначення.
Документ – це матеріальний об’єкт, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність, оформлений за визначеною структурою і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.
Документ – це інформація про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі.
Існують різні типи документів, наприклад: протокол, заява, звіт, реєстр, довіреність, акт, довідка, бланк, диплом, паспорт та багато інших, але вони класифікуються за різними ознаками.
За призначенням документи поділяються на директивні, що є орієнтиром для діяльності тим, кому адресуються, і нормативні, що містять правила діяльності і поведінки осіб чи колективу.
За рівнем стандартизації виділяють:
Документи з низьким рівнем стандартизації, в яких обов'язковим є тільки виклад найзагальніших відомостей, інші можуть мати конкретний і довільний виклад (доручення, авто біографія, розписка, звіт, протокол, рапорт, довідка, інформація, офіційний лист тощо).
Документи з високим рівнем стандартизації (паспорт, анкета, диплом, посвідчення, свідоцтво, типові заяви, бланки), в яких укладач чи заповнювач документа тільки вписує необхідні дані, вибирає варіант запису чи ставить прочерк. У таких документах думка уже стандартизована. До них належать і науково-ділові документи, що сформувалися на межі наукового і офіційного стилів: анотації, каталоги, інструкції, огляди, проекти, програми конференцій.
За видом інформації документи можна поділити на цифрові (статистичні бюлетені, кошториси, фінансові звіти, накладні) і текстові. Серед текстових можна назвати регламентуючі (конституція, статут, акт, угода, дипломатичний протокол), інформативні (повідомлення, оголошення, меморандум, звіт) і підсумовуючі (протокол засідання, витяг з протоколу, резолюція, резюме, декларація, заява партії).
Тексти документів спрямовані на формування практичних умінь і навичок оформлення матеріалу текстів, застосування синтаксичних засобів досягнення офіційності, точності, однозначності, на компонування його логічних частин, з якими працюватиме фахівець у певній сфері виробничої діяльності.
Тому важливо зазначити, що у офіційно-діловому стилі дуже широко використовуються усталені словосполучення, кліше, суспільно-політична та адміністративна термінологія, а емоційно-експресивна лексика цілком відсутня. Усі ці терміни є діловою лексикою, їх можна зустріти в інструкціях, заявах, актах, позовах, кодексах тощо. Крім того, в офіційно-діловому стилі використовуються терміни з різних галузей науки, виробництва, громадського життя, адже цей стиль регулює також ділові стосунки груп і окремих людей між собою.
Тексти офіційного стилю зазвичай носять безособовий характер, тобто висловлювання йде, наприклад, від держави. Навіть у документах, де є конкретна особа (заява, доручення тощо), відсутнє авторство, адже вони стандартизовані. Тексти офіційно-ділового не мають емоційного забарвлення, вони відзначаються відсутністю художніх засобів та стилістичних прийомів на відміну від художнього стилю, також тексти цього стилю носять імперативний характер, чим відрізняються від публіцистичного, в якому поєднується бажання автора поінформувати і переконати в чомусь читача [3; 119].
Судячи з вищезазначених визначень можемо зробити висновок, що документ – це об’єкт, який має офіційний статус та має бути представлений у вигляді тексту, у якому фіксується та передається інформація про події та явища, що відбуваються в суспільстві, державі та навколишнього середовища, який має певний рівень стандартизації, вид інформації та різне призначення, відповідно до якого оформлюється текст згідно з нормами та структурою і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства. Тексти документів є текстами офіційного стилю, отже, вони мають бути структуровано та об’єктивно викладені без зайвої експресії, в таких текстах має бути використана суспільна, політична та адміністративна термінологія, усталені словосполучення притаманні саме цьому стилю. За допомогою синтаксичних засобів в текстах документів досягається офіційність, точність, однозначність та конкретність змісту, що є вкрай необхідним, адже документи маються юридичну силу і використовуються в таких сферах, як політична, законодавча, та адміністративно-канцелярська. За видом інформації документи бувають цифрові та текстові, а текстові в свою чергу поділяються на регламентуючі, інформативні та підсумовуючі; за рівнем стандартизації – з високим та низьким рівнем стандартизації; за призначенням – на нормативні і директивні. Відповідно до цих класифікацій, можна визначити, що протокол відностиься до текстових регламентуючих документів з низьким рівнем стандартизації, а за призначенням це нормативний документ, тому що він містить певні норми та правила діяльності організації. На основі вищезазначеного можна стверджувати, що документ є основним «представником» офіційного стилю.