V.Ввод числовых данных.

Если ширина столбца недостаточна для показа всего введенного числа, в ней появляется символы ##### или экспоненциальный вид числа (например, .5Е-8). Последовательность ##### появляется только для числовых значений и исчезает при изменении ширины столбца.

Ширину столбца также можно изменять методом автоподбора ширины. Для этого установите курсор на правую границу заголовка столбца (указатель примет вид двунаправленной стрелки) и сделайте двойной щелчок – компьютер сам подберет оптимальную ширину столбца.

В Excel очень удобно осуществлять ввод последовательности чисел, дат или текстовых записей, поскольку именно здесь можно применять многие приемы автозаполнения. Последовательность данных удобно создавать с помощью маркера автозаполнения – маленького черного квадратика в нижнем правом углу активной ячейки. Курсор мыши при установке его на маркер меняет свою форму на маленький черный крест. Если возникла необходимость скопировать данные в ячейке, расположенные рядом с исходной, лучше всего воспользоваться автозаполнением. Для этого выделяем ячейку с данными для копирования, помещаем указатель мыши на маркер автозаполнителя в правом нижнем углу ячейки, нажимаем кнопку мыши и, не отпуская ее, протягиваем маркер автозаполнителя по соседним ячейкам, в которые копируются данные, а затем отпускаем кнопку мыши. Копирование можно производить в любую из сторон.

Если надо производить копирование в какое-либо другое место, применим прием Drag and Drop («перетащить и отпустить»): после выделения ячеек следует поместить курсор мыши на одну из границ выделения, нажать клавишу [Ctrl], затем левую кнопку мыши и, удерживая их, переместить курсор на новое место. Отпустите кнопку мыши, затем клавишу [Ctrl] – копируемые данные займут новое место.

Внимание! Если не пользоваться клавишей [Ctrl], то вместо копирования произойдет перемещение данных.

Очень полезно применять копирование форматов. Под форматом подразумевается шрифт, цвет фона, примененный тип выравнивания и оформление рамки. Можно копировать форматы ячеек из одного интервала в другой. Эта операция удобна, если нужно отформатировать интервал ячеек, пользуясь ранее отформатированной ячейкой как эталонной. Как произвести копирование формата? Прежде всего выделим интервал, имеющий нужный формат, затем щелкнем по кнопке Копировать формат (справа от курсора появится значок метелки). Далее надо выделить интервал ячеек, к которому нужно применить формат, и после отпускания мыши Excel отформатирует выбранный интервал.

Для того чтобы выделить столбцы, не находящиеся рядом, выделяем первый столбец, затем придерживаем [Ctrl] и выделяем второй столбец и т.д.

6. Формулы в Excel.

Исходные данные в таблицах Excel мы представляем числами и текстами, а для выполнения операций над содержимым тех или иных ячеек используем формулы. С помощью формул можно, например, складывать, умножать и сравнивать данные таблиц, т.е. формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку листа вычисляемое значение. Ввод формулы начинается с символа «=» (знак равенства). Именно этим знаком отличается ввод формул от ввода текста или простого числового значения.

После знака равно набираем арифметическое выражение, которое состоит из операндов (элементов), соединенных между собой знаками арифметических операций. Например, если в ячейке G7 записана формула =A7-5*В5, это означает, что значение G7 равно значению ячейки A7 без произведения значения ячейки В5 на 5. В качестве операндов в формуле могут использоваться адреса ячеек, числа в явном виде (иначе – литералы, число 5 в нашем примере – литерал) и функции. Знаками арифметических операции в Excel служат:

+ (сложение);

– (вычитание);

* (умножение);

/ (деление);

^ (возведение в степень).

При вводе формул можно применять обычные числовые и текстовые значения – константы. Используемые в формулах текстовые выражения должны заключаться в кавычки, например, "константа". Кроме того, в формулах можно использовать ссылки на ячейки (в том числе в виде имен) и многочисленные функции, которые соединяются между собой операторами.

Ссылки представляют собой включаемые в формулу адреса ячеек или диапазоны ячеек, например, А1, В1 или для того чтобы получить в ячейке А3 сумму ячеек А1 и А2, в нее достаточно ввести формулу =А1+А2.

Диапазон ячеек представляет собой некоторую прямоугольную область рабочего листа, однозначно определяется адресами ячеек, расположенными в диаметрально противоположных углах диапазона. Разделенные символом «:», эти две координаты составляют адрес диапазона. Например, чтобы получить сумму значений ячеек диапазона С3:D7, используем формулу = СУММ (С3:D7).

В частном случае, когда диапазон состоит целиком из нескольких столбцов, например от В до D, его адрес записывается в виде B:D. Если диапазон целиком состоит из строк с 6-й по 15 – ю, то он имеет адрес 6:15. Кроме того, при записи формул можно использовать объединение нескольких диапазонов или ячеек, разделяя их символом «;», например, C3:D7; E5; F3:G7.

Это интересно.

При вводе формул адреса ячеек можно набирать с клавиатуры, но лучше их вводить щелчком мыши по ячейке с нужным адресом – вероятность ошибки в адресе ячейки резко уменьшается.

В таблице часто требуется вычислять итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы, выполняемой нажатием кнопки Автосуммирование на панели инструментов.

При заполнении таблицы подобными формулами целесообразно задавать расчетные формулы только для первой строки или первого столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режима Автокопирования формул с помощью Автозаполнения.

В формуле может присутствовать два вида адресации: относительная и абсолютная. Возможные виды адресации показаны в табл. 1.

Таблица №1

Вид адресации	Адрес ячейки (пример)	Действие при копировании
Относительный столбец, относительная строка	С5	Меняются имя столбца и номер строки
Абсолютный столбец, относительная строка	$C5	Не меняется имя столбца, меняется номер строки
Относительный столбец, абсолютная строка	C$5	Меняется имя столбца, не меняется номер строки
Абсолютный столбец, абсолютная строка	$C$5	Не меняется имя столбца и номер строки