14. Ділова кореспонденція

Основним засобом обміну інформацією між державни­ми органами, установами, службовими та приватними осо­бами є ділова кореспонденція.

Ділова кореспонденція — листування між особами чи установами; сукупність по­штових відправлень (листи, телеграми і т. д.) або окреме поштове відправлення (лист, листівка тощо); замітка, допис, повідомлення, надіслані кореспондентом до редакції часопису.

Є два види ділової кореспонденції:

офіційне листу­вання (міждержавних установ чи іноземних представ­ництв у дипломатичній практиці),

ділове (комерційне) листування (має напівофіційний характер, використо­вується для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо). Це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією.

До ділової кореспонденції відносять службовий лист, телеграму, телефонограму, радіограму, факс.

Службовий лист — різновид інформаційних документів, який використовують для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організації та її структурних підрозділів.

Загальноприйнятий принцип формування змісту ли­ста: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання усіх цих компонентів зумовлюється типом окремого листа.

За функціональними ознаками листи поділяють на два типи:

1) які потребують відповіді: листи — запити, прохан­ня, пропозиції, звертання, вимоги;

2) які не потребують відповіді: листи — відповіді, попе­редження, розпорядження, відмови, нагадування, подя­ки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні, інформаційні.

За кількістю адресатів листи бувають звичайні, цирку­лярні та колективні.

Звичайні та колективні надси­лають на одну адресу, від імені одного чи кількох організа­цій чи осіб. Циркулярний лист завжди надсилає ке­рівна установа до своїх структурних підрозділів.

Реквізити листа:

• назва міністерства (для державних структур),

• назва і адреса адресанта (ліворуч або посереди­ні),

• номер і дата листа, посилання на дату і номер вхідного листа (у листах-відповідях),

• назва й адреса установи адре­сата, його посада,

• прізвище (праворуч),

• заголовок листа (про...),

• гриф обмеження доступу,

• текст,

• перелік додатків із зазначенням кількості сторінок,

• підпис (посада, звання, ранг, статус адресанта, підпис, прізвище, ініціали),

• печат­ка, резолюції, гриф погодження, візи, позначки про вико­навця, виконання,

• наявність документа в електронній формі, про надходження.

Якщо лист надсилається до іншої держави, готується двомовний бланк листа.

Телеграма — документ, який передається телеграфом, має гра­нично стислий текст, що зумовлено потребою негайного втручан­ня в певну справу, термінового інформування когось про щось.

Текст телеграм містить словесну та цифрову інформа­цію. Телеграму пишуть без абзаців, переносів, розрізнення великих і малих літер, розділових знаків (при потребі вони передаються словами), іноді без службових слів.

Залежно від призначення телеграми бувають внутріш­ні та зовнішні. Внутрішні функціонують у межах дер­жави, їх поділяють на вищі державні, державні, термінові, звичайні. Першочергово обслуговуються державні, потім термінові, тоді звичайні телеграми. Зовнішні теле­грами надсилають за кордон.

Розрізняють ініціативні телеграми та телегра­ми-відповіді. У телеграмах-відповідях зазначають номер і дату телеграми, на яку дають відповідь, а в кінці — вихід­ний номер.

Телеграми оформляють на бланку і заповнюють у два етапи:

1) відправник заповнює бланк, пише текст, вказує категорію бланка;

2) працівник відділення зв'язку фіксує дату і час при­йому, кількість слів, визначає вартість телеграми згідно з тарифом.

Реквізити телеграми:

герб, назва міністерства, виду до­кумента, номер, місце складання, адресат, текст, адресант.

У разі оформлення телеграми на чистому аркуші ті реквізити, які не передаються, виокремлюються суціль­ною лінією.

Телефонограма — термінове повідомлення, передане адресато­ві телефоном.

Використовують телефонограми для документального оформлення усних телефонних переговорів. Це один із ви­дів усної ділової кореспонденції. Повідомлення, що мі­стить розпорядження, інформацію вищих органів, фіксу­ють у спеціальній книзі (журналі). Особа, якій адресовано телефонограму, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис, у такий спосіб підтверджуючи свою відповідаль­ність за виконання переданих розпоряджень або доведен­ня інформації до відома. На відміну від телеграми, теле­фонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані, їх передають у межах міста, району, області.

Реквізити телефонограми: назва документа, номер і дата, назва відправника, телефон, передав (зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передав), назва одержу­вача, прийняв (вказують посаду, ініціали, прізвище того, що прийняв, номер телефону), текст (стислий, треба уника­ти слів, що важко вимовляються, і складних зворотів, слова пишуть без скорочень, кількість слів — не більше 50), під­пис службової особи — керівника установи.

На багатьох підприємствах використовують спеціальні бланки, на яких занотовують телефонограми. їх оформлю­ють на трафаретному бланкові чи аркуші А5.

Радіограма — повідомлення, передане по радіо.

Радіограма має ті ж реквізити, що і телефонограма, проте передається на далекі відстані.

Реквізити радіограми: назва документа, номер і дата, назва відправника, передав (зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передав), назва одержувача, прийняв (вказують посаду, ініціали, прізвище того, хто прийняв) текст (має бути стислим, треба уникати слів, що важко вимовляються, і складних зворотів, слова пишуть без ско­рочень, кількість слів — не більше 50), підпис службової особи — керівника установи.

Факс — узагальнена назва різноманітних документів, які надхо­дять до організації безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера.

Пишуть факси на бланку підприємства для зовнішніх документів. Його оформлення відповідає оформленню службового листа. Факс складають в одному примірнику, який після передачі зберігається у справі. Головні вимоги до тексту — лаконічність, простота.

Реквізити факсу: назва документа, дата, назва адреса­та — установи, яка передає факс, прізвище, посада особи, що підписала факс, назва організації, що одержує факс, текст (без скорочень). Додаткові відомості, які автоматич­но передає апарат, — зазначення відправника (його код), дата і час передавання, номер телефаксу, з якого передано, кількість сторінок.

Відправник повинен отримати підтвердження отри­мання. Важливі документи після надіслання копіюють на звичайному папері, щоб їх можна було використовувати впродовж тривалого часу.

Лекція №4

ДОКУМЕНТИ З ГОСПОДАРСЬКО-ДОГОВІРНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВІ ДОКУМЕНТИ

План

1. Договір. Типи договорів

2. Контракт

3. Трудова угода

4. Таблиця

5. Список. Перелік

6. Накладна

7. Акт

8. Доручення, довіреність

9. Розписка

До цієї групи документів належать різні типи договорів відповідно до цивільного кодексу, контракт, трудова угода.