22. Современный деловой этикет.
Первоe правило — будьтe пунктуальным
Очень важно в бизнесе правильно организовать и рассчитать время. Планированиe и пунктуальноe выполнениe всеx запланированныx дел являетcя ключoм к успеху. Опозданиe являетcя некорректным относительнo человека, который ваc ожидал. И дажe самыe искренниe извинения и заверения o невозможности прийти своевременнo неспособны полностью загладить вину, посколькy дажe нa уровнe подсознания останетcя определенный неприятный осадок, чтo будeт означать несколькo негативноe обращениe пo отношению к вам.
Второe правило — нe говоритe лишнегo другим
У каждогo миллионерa есть определенныe секреты для достижения успеха, нo ни один нe расскажeт иx вам. Нe стоит говорить o делах в собственном бизнесе, посколькy иногдa дажe наименьший намeк можeт повлиять нa деятельность конкурента.
Третьe правило — нe будьтe эгоистoм
Нельзя успешнo вести дела, нe учитывaя мыслeй и интересoв партнеров, клиентов, покупателей. Частo именнo эгоизм препятствуeт достижению успеха. Очень важнo терпимo относитьcя к своемy оппонентy или партнеру, научитьcя выслушать и объяснить свoю точкy зрения.
Четвертоe правило — одевайтеcь так, кaк заведенo в обществe
Одеждa являетcя демонстрациeй вашегo вкусa и статусa в обществе. Нe стоит легкомысленнo относитьcя к этомy правилу. Внешний вид являетcя первым аспектом, нa который обращаeт вниманиe человeк и этo сразy настраиваeт егo нa соответствующий лад.
Пятоe правило — следитe зa чистотoй речи
Все, чтo вы говоритe и пишете, должнo быть изложеннo красивым языком, правильно. Умениe общаться, грамотнo вести дискуссию и убеждать оппонентa являетcя очень важным для ведения переговоров. Следитe зa своим произношением, дикциeй и интонацией. Никогдa нe употребляйтe нецензурнoй лексики и оскорбительныx выражений. Однакo нe забывайте, чтo умениe слушать собеседникa являетcя нe менеe важным аспектoм общения.
Деловой этикет регламентирует поведение людей, связанное с выполнением ими казенных прямых обязанностей. Экстерьер делового человека – 1 из основных моментов удачи, потому что для вероятного партнера непосредственно наружний вид (костюм, стрижка, атрибуты) работают кодом, свидетельствующим о степени надежности и удачи в делах. Непосредственно в следствии этого к экстерьеру делового человека предъявляется немало требований.
Мужчинам надлежит надевать тщательнейшим образом вычищенный костюм со светлой рубашкой и галстуком в тональность. Наилучшим образом, раз деловой костюм станет серого, светло-серого либо темно-синего оттенка.
Доминирующий цвет галстука должен твердить 1 из тонов костюма.
Манжеты рубашки обязаны быть заметны из рукавов пиджака, как скоро руки опущены вниз, приблизительно на 1 сантиметр.
Воротник пиджака обязан тесно облегать шею.
Воротничок рубашки обязан быть заметен сзади немного более одного сантиметра.
В официальной ситуации пиджак обязан быть застегнут. В застегнутом пиджаке входят в офис на совещание, сидят в президиуме либо выступают с отчетом. Нижнюю пуговицу пиджака не застегивают ни разу. Расстегнуть пуговицы пиджака возможно за столом либо сидя в кресле.
Женщина владеет правом на уникальность в одежде, впрочем присутствует ряд эталонов.
Для службы более приемлема одежда сдержанных цветов, яркие тона (зеленый, оранжевый, розовый) являются неуместными. В деловом платье неуместны ткани с изображением цветов и птиц, и еще яркие абстракции. Самое «авторитетное» платье – серое в небольшое полоску.
Специалисты по наряду деловой представительницы слабого пола считают, что корректным украшением считается обручальное кольцо. Деловая представительница слабого пола обязана иметь кожаный, предпочтительно темно-коричневый, атташе-кейс либо сумочку из неплохой кожи. Приличия настоятельно просят, дабы она использовала пишущей ручкой добродетельного класса.
В офисе мужчины и представительницы слабого пола равны. И мужчины, и представительницы слабого пола поднимаются со стула, дабы поприветствовать посетителя либо гостя, независимо от пола.
И мужчины, и представительницы слабого пола обмениваются рукопожатиями. На службе нет правил, предписывающих, кто первым обязан подавать другому руку.
Дверь открывает тот, кто ближе к ней стоит.
В лифт первым входит либо выходит из него человек, оказавшийся ближе к двери.
Прикурить другому выдает тот, у кого под рукой зажигалка. Если 1 работник пригласил иного на обед, платит приглашающий. Ведением «домашнего хозяйства» на работе представительницы слабого пола промышляют наравне с мужчинами.
23. Правила проведения деловых бесед, совещаний, собеседований, переговоров.
Назовем три условия успешной деловой беседы:
умение заинтересовать своего собеседника, убедить его в том, что эта деловая беседа полезна обоим;
создание в процессе встречи атмосферы взаимного доверия;
умелое использование методов внушения и убеждения при передаче информации.
Беседа вряд ли сложится удачно, если она не подготовлена. Сначала следует обдумать цели, задачи, тактику и психологию предстоящего делового контакта, затем подобрать необходимые вспомогательные материалы, которые, возможно, пригодятся в ходе беседы.
Прежде чем приступить к разговору, надо решить, какие вопросы и в какой последовательности ставить перед своим собеседником. Целесообразно подготовить их перечень в письмен ном виде и положить его перед собой во время беседы. Изложение вопросов на листе бумаги позволяет очертить область разговора и соответственно нужное время, усилить логичность и целеустремленность беседы; обеспечить собственную психологическую уверенность.
Специалисты по деловому общению советуют в процессе подготовки к беседе поразмышлять над тем, как себя вести, если собеседник: во всем согласится с вами или решительно возразит; перейдет на повышенный тон или не отреагирует на ваши доводы; проявит недоверие к вашим словам, мыслям или попытается скрыть свое недоверие.
Категорически нельзя:
вступать в разговор на деловую тему на ходу в коридоре;
начинать разговор фразами вроде «Послушайте, я хочу с вами поговорить», «Вы располагаете несколькими минутами? У меня к вам дело», «Хорошо, что мы встретились. Я давно собирался с вами побеседовать» и т.п.;
вести себя так, чтобы собеседник понял, что его не ждали;
совмещать беседу с другими формами работы (разговор по телефону, просмотр бумаг, подготовка к какому-либо другому делу и т.д.).
Говорят, что судьба деловой беседы решается именно в первые 10 минут. Специалисты советуют тщательно подготовить первый вопрос: он должен быть коротким, интересным, но не дискуссионным. Это определит положительный эмоциональный тон собеседников.
Совещание — это форма умножения интеллектуальных возможностей руководителей и выработки правильных путей управления персоналом.
Специалисты выделяют следующие типы совещаний:
Учебное (конференция), цель которого дать участникам необходимые знания и повысить их квалификацию.
Информационное, необходимое для обобщения сведений и изучения различных точек зрения на возникающие проблемы.
Разъяснительное, в ходе которого руководство стремится убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики и неизбежности предпринятых шагов.
Проблемное, которое собирается для того, чтобы выработать метод решения существующих проблем.
Подготовка совещаний:
1. Необходимо четко и однозначно определить тему и желаемый результат совещания.
2. Тщательнейшим образом разработайте повестку дня. Выбрать наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов. При этом исходите не из деловых критериев, а из психологических.
3. Ознакомьте участников совещания с фактами, которые будут обсуждаться в ходе дискуссии. Такое ознакомление можно организовать до начала совещания, предоставив его будущим участникам соответствующую документацию.
4. Пришлите как можно раньше приглашение лицам, которые должны принять участие в совещании. Из такого приглашения должно быть ясно видно, каковы тема и цель совещания.
5. выберите место проведения совещания исходя из его целей. Условия размещения участников имеют очень большое значение для создания соответствующей деловой обстановки. Помещение должно иметь нормальную температуру воздуха, хорошую вентиляцию и не слишком роскошную обстановку. Каждый из присутствующих должен иметь возможность без труда видеть и слышать выступающего.
Начинать совещание нужно точно вовремя. Во вступительном слове необходимо ясно и предельно конкретно обрисовать обсуждаемую проблему и еще раз обратить внимание всех присутствующих на конечную цель совещания.
Организовать дискуссию можно по-разному. Открытая и плодотворная дискуссия возможна лишь в атмосфере непринужденности. Советуем все время сохранять спокойный и дружеский тон, чрезмерная официальность способна задушить дискуссию. Попробуйте расположить выступления в таком порядке, чтобы дискуссия развивалась постепенно.
Заканчивая совещание, кратко суммируйте проведенное обсуждение и определите будущие мероприятия, которые планируется осуществить согласно принятому решению.
Совещание завершайте на позитивной ноте. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем шла речь на совещании, у них складывается убеждение, что в ходе дискуссии достигнут определенный прогресс.
Результаты совещания необходимо зафиксировать в протоколе и разослать всем лицам, которые должны быть о них информированы.
Правила проведения собеседования:
1. Для успешного проведения собеседования интервьюеру необходимо иметь в наличии: - контрольный список кандидатов с критериями и местом для заметок; - модель (профессиограмму) рабочего места или должности, или краткие требования к кандидату на должность; - должностные инструкции; - план собеседования; - подготовленные заранее для собеседования вопросы; - комплект бланков для записи ответов претендентов; - выделенное время из расчета не менее 30 минут на каждого кандидата; - подготовленное помещение (отдельная комната, стулья в коридоре для ожидающих и др.)
2. Постарайтесь сделать помещение максимально уютным и не проводите собеседований, сидя за письменным столом. Некоторые менеджеры по персоналу считают такую манеру вполне подходящей, однако исследования показали, что физический барьер неизбежно порождает и барьер психологический. Это особенно важно, если интервьюер проводит собеседование совместно с помощниками. Опытные интервьюеры просят соискателей садиться на стул (кресло, диван), стоящий сбоку от стола и нередко располагаются рядом с кандидатом. По мнению психологов, это демонстрирует претенденту дружелюбие и уважение со стороны собеседника. Такое расположение позволяет интервьюеру хорошо видеть глаза и жесты претендента и создает у последнего ощущение собственной значимости, свободы и естественности поведения, стимулирует открытость и искренность при ответах на вопросы.
3. Психологи установили, что как бы долго не длилась беседа, положительное или отрицательное мнение о кандидате у интервьюера обычно складывается в течение первых 3-4 минут разговора. После этого интервьюер задает вопросы в зависимости от сложившегося мнения: при положительном — позволяющие человеку раскрыться с лучшей стороны, при отрицательном — «на засыпку». То есть интервьюер сознательно или неосознанно создает условия, чтобы его первоначальное мнение было подкреплено последующими фактами. Зная об этой психологической ловушке, интервьюер должен всячески ее избегать. Первые минуты собеседования лучше использовать не для получения какой-либо информации от кандидата, а для создания спокойной и комфортной атмосферы (для обеих сторон), психологического раскрепощения кандидата, налаживания позитивных и конструктивных отношений взаимопонимания, при которых можно вести продуктивную работу. В первые минуты также целесообразно сделать ясное и сжатое вступление; цели собеседования должны быть четко доведены до сведения кандидата вместе с краткой информацией о форме собеседования, его продолжительности и т.д. Согласованная повестка дня может значительно способствовать установлению психологического контакта при собеседовании.
4. Интервьюеру следует избегать длинной вступительной лекции об организации или о самой работе, поскольку это может вызвать льстивые или определенным образом ориентированные ответы. Эту тему лучше отложить на конец собеседования, чтобы информировать претендента об особенностях работы лишь после того, как кандидат ответит на вопросы о своих способностях, прошлых достижениях и опыте. Конкретную информацию о фирме лучше всего давать в конце собеседования, отвечая на вопросы кандидата. Вообще, очень важно дать кандидату возможность задавать свои вопросы. Это дает ценную информацию о том, какие факторы приоритетны для конкретного человека.
5. График собеседований должен предусматривать, по крайней мере, 30-минутный перерыв перед началом беседы с очередным кандидатом. Это необходимо для нейтрализации психологических эффектов восприятия, когда впечатление от предыдущего кандидата проецируется на следующего. Так, на фоне откровенно слабого кандидата весьма посредственный специалист может показаться интервьюеру «вполне подходящим» и наоборот. Необходимо также предусмотреть время для записи и оценок ответов кандидата, а также перерыв для отдыха интервьюера. Эффективное собеседование, как правило, требует много сил, поэтому важно сохранять способность ясно мыслить. Количество собеседований, которые интервьюер может эффективно провести в течении рабочего дня — не более пяти.
Правила проведения переговоров:
1. Планирование переговоров. На этом этапе самое главное - сформулировать для себя свои цели. Без четкой цели обсуждение очень быстро уйдет в сторону, благодаря отвлекающим уловкам противоположной стороны, смещающей акцент с основной темы обсуждения на второстепенные. Поэтому переговорщик должен заранее определить свои цели, разбив их по трем группам: