6.3. Планування чисельності робітників

Логічно послідовним після визначення норм виробітки є проведення розрахунків чисельності. Однак, до проведення розрахунків необхідно проаналізувати цей показник. У процесі аналізу фактичні дані звітного періоду порівнюють зі штатним розкладом, даними минулих періодів, виявляють динаміку загальної чисельності працівників, динаміку чисельності по окремих групах працівників, визначають причини відхилень фактичної чисельності працівників від штатного розкладу та вплив цих відхилень на економічні показники господарської діяльності підприємства.

Складаючи план потреби у робочій силі, виявляють обліковий та явочний склад робітників.

Облікова чисельність включає всіх працюючих на підприємстві, визначається з урахуванням тих, що з'явилися та не з'явилися.

Середньооблікова чисельність працівників – це чисельність персоналу підприємства в середньому за даний звітний період – місяць, квартал, з початку року. Середньооблікова чисельність працівників за звітний місяць визначається шляхом підсумовування числа працівників, згідно зі списком, за всі календарні дні місяця, включаючи святкові й вихідні (число працівників за цей день приймається рівним їх числу за попередній день) і діленню на кількість календарних днів у місяці.

R_ср =

За квартал - діленням суми середньооблікової чисельності за квартал на три місяці й т.д.

Явочна чисельність – це чисельність тих, хто фактично з'явився на роботу, включаючи відряджених. Не включаються працівники, що не з'явилися на роботу із причин хвороби, у зв'язку з відпусткою, виконанням суспільних і державних обов'язків, прогулом.

Порівняння явочної чисельності з середньообліковою визначає ступінь використання облікового складу працівників підприємства.

R_вик =

Одним із важливих аналітичних показників, що характеризують рухливість штатів, є оборот робочої сили. Оборот робочої сили - це зміна чисельності працівників у результаті їхнього прийому або звільнення.

Чим вище цей показник, тим більше інтенсивність руху робочої сили. Незначні зміни або постійна величина позитивно характеризують роботу з кадрами. Дуже важливо в процесі аналізу встановити ступінь плинності кадрів. Визначається вона відношенням числа звільнених до середньооблікової чисельності. При цьому враховуються працівники, звільнені за власним бажанням та у зв'язку із порушенням трудової дисципліни.

Дані аналізу чисельності й складу працівників, їх кваліфікації, обороту робочої сили і плинності кадрів використовуються для обґрунтування чисельності працівників у цілому по підприємству та по окремих групах на планований період.

Розрахунок потреби в робочій силі складається з визначення явочного складу працівників, необхідних для виконання встановленого обсягу виробничо-торговельної діяльності й наступного розрахунку середньооблікової чисельності. Цей розрахунок проводиться з урахуванням ефективного фонду робочого часу працівника.

Розрізняють поняття: календарний, номінальний і ефективний фонд робочого часу.

Календарний фонд робочого часу (Фк) дорівнює числу календарних днів у плановому періоді.

Номінальний фонд робочого часу (Фн) дорівнює календарному часу за мінусом вихідних і святкових днів.

Ефективний фонд робочого часу (Фе) характеризує потенційну кількість робочих днів, які корисно використовуються працівником протягом планового періоду. Він обчислюється по формулі:

Фе = Фк - Дв - Дс - Двід – Дн

Дв, Дс, Двід - вихідні, свята, чергові відпустки;

Дн - плановані невиходи з поважних причин (хвороби, виконання державних і суспільних обов'язків).

Розрахунок планової чисельності кожної категорії працівників проводиться окремо. Розрахунок проводиться трьома основними методами:

1. на основі норм виробітки;

2. за робочими місцями;

3. по типових штатах і нормативам чисельності.

За нормами виробітки розрахунок чисельності проводиться по формулі

Чс – планова облікова чисельність;

Q – встановлений обсяг виробничо-торговельної діяльності;

Н – норма виробітки на 1 люд./день;

Фэ – ефективний фонд робочого часу.

Якщо норма виробітки встановлена в стравах з урахуванням трудомісткості, то попередньо визначається встановлений обсяг виробничо-торговельної діяльності в умовних стравах. У напівфабрикатних, заготівельних, кондитерських цехах - в натуральних одиницях.

За робочими місцями визначається чисельність категорій працівників, безпосередньо пов'язаних із постійним робочим місцем, таких, як буфетники, касири, контролери-касири, продавці. При цьому враховується число робочих місць, загальний фонд часу роботи підприємства, ефективний фонд часу працівника і коефіцієнт змінності роботи з урахуванням часу, необхідного на підготовчо-заключні операції. Розрахунок проводимо по формулі:

Р – число робочих місць;

Кз – коефіцієнт змінності;

Д – кількість днів роботи підприємства в плановому періоді.

Приклад: у торговельних залах 3 касових апарати, К_з – 1,5

робітників

При визначенні чисельності керівників, інженерно-технічних працівників і фахівців виходять із господарської доцільності введення тої або іншої посади в штатний розклад. Як орієнтир можуть бути використані також рекомендації й нормативи з цих питань. При розробці штатного розкладу варто керуватися Класифікатором професій і, крім традиційних, виявити потреби підприємства в таких фахівцях, як менеджер з персоналу, фахівець із готельної справи, фахівець із ресторанної справи, фахівець із санаторно-курортної справи, сомельє і т.і.

Типової форми штатного розкладу не існує. Єдиним документом, яким затверджена форма штатного розкладу, є Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження документів, застосовуваних у процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 р. №58. Штатний розклад такої форми складають бюджетні організації. Підприємства та організації інших форм власності можуть складати штатний розклад у вільній формі, взявши за основу форму, затверджену для бюджетників.

При розробці та затвердженні штатного розкладу власник або уповноважений їм орган повинен привласнювати штатним одиницям тільки такі найменування посад і професій, які відповідають Державному класифікатору України ГК 003-95 «Класифікатор професій».

При розробці штатного розкладу рекомендується складати його таким чином, щоб посади відповідали структурі підприємства у порядку підпорядкованості підрозділів і при цьому враховувалася б підпорядкованість усередині структурного підрозділу.

Штатний розклад затверджується на початку року директором (керівником) підприємства і діє протягом календарного року.

Штатний розклад для працівників з погодинною оплатою праці можна складати двома способами:

перший — у штатному розкладі в окремому рядку вказуються професія, кваліфікація (розряд, клас, категорія, група), тарифна ставка (оклад) на кожну одиницю. При цьому варіанті в штатному розкладі можуть бути затверджені однакові найменування посад, але з різними посадовими окладами;

другий — в одному рядку встановлюються кількість одиниць працівників певної професії та кваліфікації (розряду, класу, категорії, групи) і тарифна ставка (оклад).

У штатному розкладі можуть встановлюватися надбавки до посадових окладів деяким категоріям працівників.

При необхідності в штатний розклад можна вносити зміни. Це роблять у випадках:

• введення нових штатних одиниць;

• виводу штатних одиниць;

• зміни розміру оплати праці (окладу) або існуючих умов праці (систем і розмірів оплати праці, розрядів й найменувань посад і т.п.).

При цьому, змінюючи умови оплати праці, власник або уповноважений їм орган зобов'язаний повідомити працівника не пізніше, ніж за два місяці до таких змін.

Кількість і періодичність змін штатного розкладу протягом року не обмежені. І все-таки, при розробці штатного розкладу, корисно враховувати перспективи розвитку підприємства, щоб не довелося вносити до нього зміни щомісяця.

Якщо зміни незначні, то видається наказ про внесення змін у штатний розклад, що повинен відображати обґрунтованість внесення змін і містити формулювання цих змін. При цьому штатний розклад, затверджений на початку року, можна залишити колишнім.

Якщо ж на протязі календарного року структура підприємства трансформується істотно, а також змінюються посадові оклади, вводяться нові посади, доцільно видати наказ про затвердження штатного розкладу в новій редакції. У такому випадку штатний розклад складається з урахуванням усіх змін.

При цьому відзначимо, що обов'язковість наявності штатного розкладу законодавчо не встановлена, вважаємо його на підприємстві бажаним доповненням до колективного договору і корисним внутрішнім документом.

Прогнозні розрахунки чисельності робітників повинні бути пов'язані із плануванням витрат на оплату праці. Кожне підприємство передбачає чисельність у межах наявних коштів на оплату праці, розмір яких залежить, в остаточному підсумку, від прибутку і рентабельності.

Приведемо приклади складання штатного розкладу підприємства, а також наказів про його затвердження і внесень змін у штатний розклад.

ТОВ Каскад Погоджено: Головний бухгалтер: И.А. Руденко

Затверджую штат у кількості 8,5 одиниць з місячним фондом заробітної плати 5055 грн. Директор: О.О. Строгий 01.10.2010 р.

Штатний розклад на 2011 рік

	Назва структурно підрозділу	Посада	Код по класифікатору професій ДК 003-95	Кількість штатних одиниць	Посадовий оклад, грн.	Надбавки, грн.	Місячний фонд заробітної плати, грн.
11	Адміністрація	Директор	1312	1	2500	200	2700
		Головний адміністратор	1227	1	2000	0	2000
22	Бухгалтерія	Головний бухгалтер	1231	1	1700	100	1800
		Бухгалтер	3433	1,5	1500	50	2325
3	Відділ кадрів	Начальник відділу	1232	1	1400	0	1400
44	Відділ збуту	Начальник відділу	1229,7	1	1500	30	1530
		Експедитор	3422	1	1350	0	1350
		Експедитор	3422	0,5	1400	0	700
	Усього:			8,5		380	5055